Echemos un vistazo a todos los espacios de trabajo y las vistas relacionadas con este tema.
El objetivo principal de este espacio de trabajo es permitir que los miembros del equipo informen sobre la cantidad de tiempo que han pasado en las tareas que les han sido asignadas (o en tareas que, en principio, no tenían asignadas).
En función de las opciones elegidas por el administrador en el espacio de trabajo Configuración del sistema, las características o la información presentada pueden ser distintas de un sistema a otro.
El espacio de trabajo Hojas de tiempos está compuesto por distintas secciones:
El panel Tarjetas de hojas de tiempos presenta todas las tarjetas de las hojas de tiempos del mes seleccionado (es decir, una tarjeta de hoja de tiempos por semana).
Las tarjetas de hoja de tiempos pueden tener uno de los siguientes estados:
Esta semana: Se han introducido o se deben introducir los reales, haciendo pasar la hoja de tiempos de la fase inactiva a la fase activa.
Enviado: Se ha utilizado el comando Enviar, que envía los reales al jefe de proyecto o el responsable de recursos para que los apruebe.
Revisado: Los reales enviados se han revisado. Este estado solo está disponible cuando el responsable de recursos ha revisado la hoja de tiempos.
Aprobado: Los reales enviados/revisados se han aprobado. Este estado solo está disponible cuando el jefe de proyecto ha aprobado la hoja de tiempos.
Reprocesar: El responsable de recursos o el jefe de proyecto no ha aceptado los reales enviados y los ha devuelto al miembro del equipo para que los reprocese.
Hacer clic en una de las tarjetas de hojas de tiempos del panel Tarjetas de hojas de tiempos hace aparecer la hoja de tiempos de la semana seleccionada en el Panel Navegación temporal.
En función de las opciones de intervalo y de zoom elegidas por el administrador en la Configuración del sistema, el panel Navegación temporal puede presentar dos modos de visualización:
El modo Semana
El modo Mes
En el modo de visualización Mes, cuando una semana abarca dos meses, podrá elegir cómo quiere verla haciendo clic en el botón Más (
).
El administrador puede habilitar este ajuste en el espacio de trabajo Configuración del sistema.
Cada día incluye uno de los siguientes estados:
En curso: Se han introducido o se deben introducir los reales, haciendo pasar la hoja de tiempos de la fase inactiva a la fase activa.
Aprobado: Los reales enviados/revisados se han aprobado. Este estado solo está disponible cuando el jefe de proyecto ha aprobado la hoja de tiempos.
Reprocesar: El responsable de recursos o el jefe de proyecto no ha aceptado los reales enviados y los ha devuelto al miembro del equipo para que los reprocese.
Enviado: Se ha utilizado el comando Enviar, que envía los reales al jefe de proyecto o el responsable de recursos para que los apruebe.
Revisado: Los reales enviados se han revisado. Este estado solo está disponible cuando el responsable de recursos ha revisado la hoja de tiempos.
Una vez que haya introducido todo el esfuerzo real, podrá enviar la hoja de tiempos haciendo clic en el botón Enviar.
La disponibilidad del botón Enviar en los modos Semana o Mes depende de los ajustes definidos por el administrador en el espacio de trabajo Configuración del sistema.
El comando Recuperar puede estar disponible en función de las opciones que haya definido el administrador en el espacio de trabajo Configuración del sistema. Este permite que los miembros del equipo recuperen sus hojas de tiempos para realizar cambios en ellas.
Enviar una hoja de tiempos bloquea la posibilidad de realizar cambios en ella, a menos que el responsable de recursos o el jefe de proyecto soliciten su revisión o que el miembro del equipo haga clic en el botón Recuperar.
Los administradores pueden asignar reglas de entrada de tiempos a los recursos. Estas determinan las reglas que deben seguir los recursos para introducir los reales en sus hojas de tiempos.
Las reglas se impondrán. Esto significa que, cuando se transgrede la regla, aparecerá un mensaje de advertencia y no se podrá enviar la hoja de tiempos a menos que corrijan los problemas.
Las reglas de entrada de tiempos se definen en el modo Seguimiento del Diseñador.
Reglas obligatorias
En el Panel de tarea, podrá introducir su esfuerzo real, actualizar su esfuerzo restante e importar registros de actividad.
Por defecto, muestra todas las tareas a las que está asignado durante el periodo seleccionado. Se agrupan por proyecto.
Cada tarea incluye uno de los siguientes estados:
En curso: Se han introducido o se deben introducir los reales, haciendo pasar la hoja de tiempos de la fase inactiva a la fase activa.
Aprobado: Los reales enviados/revisados se han aprobado. Este estado solo está disponible cuando el jefe de proyecto ha aprobado la hoja de tiempos.
Reprocesar: El responsable de recursos o el jefe de proyecto no ha aceptado los reales enviados y los ha devuelto al miembro del equipo para que los reprocese.
Enviado: Se ha utilizado el comando Enviar, que envía los reales al jefe de proyecto o el responsable de recursos para que los apruebe.
También están disponibles las siguientes herramientas:
 | Anclar | Permite anclar ciertas tareas, para que siempre aparezcan en el panel de tarea, incluso si no está asignado a ellas. |
 | Notas | Le permite introducir notas. El icono Notas está disponible cuando pasa el ratón por encima de la esquina superior derecha de la celda Esfuerzo real. |
El panel de tareas presenta todas las tareas a las que está asignado en el periodo seleccionado del Panel Navegación temporal.
Si ha trabajado en una tarea que no estaba prevista, puede autoasignarse a ella.
Sciforma permite autoasignar recursos a tareas no relacionadas con proyectos, para que los usuarios puedan enviar hojas de tiempos completas que incluyan el tiempo no trabajado por vacaciones, bajas, etc.
Para añadir nuevas tareas:
Haga clic en el botón + Tarea(s).
En la ventana emergente Añadir a hoja de tiempos, se le invita a elegir el tipo de tarea(s) que quiere añadir.
Haga clic en Proyectos para abrir la lista de proyectos. Hacer clic en el proyecto deseado hace aparecer la lista de tareas del proyecto correspondiente. A continuación, haga clic en el nombre de una tarea para añadirla directamente a la hoja de tiempos o elija varias tareas marcando las casillas de validación correspondientes y haga clic en el botón Añadir tarea(s) a la hoja de tiempos.
NotaSolo se pueden realizar asignaciones en tareas de proyectos publicados.
Haga clic en el botón Asignaciones fuera de proyecto para abrir la lista de tareas relacionadas fuera del proyecto (por ejemplo, Vacaciones, Baja, Servicio de jurado, etc.). Haga clic en el nombre de la tarea para añadirla directamente a la hoja de tiempos o elija varias tareas marcando las casillas de validación correspondientes y haga clic en el botón Añadir tarea(s) a la hoja de tiempos. Las tareas seleccionadas se añaden a la hoja de tiempos, en una sección denominada «Fuera de proyecto».
NotaEl administrador es quien crea las tareas disponibles dentro de un proyecto «Fuera de proyecto».
Las tareas cerradas por el jefe de proyecto se comportan de la siguiente manera:
Se ven las asignaciones de tareas cerradas con al menos un valor de Horas reales distinto de cero para el periodo seleccionado.
Las asignaciones de tareas cerradas con valores de Horas reales iguales a cero se eliminan de la hoja de tiempos independientemente de si hay horas planificadas o no.
Las tareas cerradas siempre están ocultas cuando se usa Añadir asignación.
Las tareas cerradas y las de los proyectos cerrados siempre estarán marcadas como «(Cerrado)» en el panel de tareas y serán de solo lectura.
Haga clic en la celda Esfuerzo real de la tarea cuyo esfuerzo real quiere introducir.
Introduzca un valor.
En las tareas a las que está asignado aparecerá un reloj azul (
) en la esquina inferior derecha de la celda Esfuerzo real. Hacer clic en el reloj azul aplica automáticamente el valor planificado.
Si hace falta, puede introducir una sugerencia de esfuerzo restante. Una vez enviado, el jefe de proyecto puede aplicar el esfuerzo restante sugerido a su proyecto.
Haga clic en la celda Esfuerzo restante de la tarea cuyo esfuerzo restante quiere introducir.
En la ventana emergente Tarea, introduzca un nuevo valor en la celda Esfuerzo restante sugerido.
El botón Registro de actividad le permite ver las horas que ha dedicado a los elementos de trabajo y los elementos del backlog de Agile y hace que le resulte más fácil actualizar sus hojas de tiempos.
Para que los datos correspondientes aparezcan en la hoja de tiempos, las tareas y los miembros del equipo deben importarse desde Agile hacia los demás proyectos con la función de Sincronización de Agile.
Cuando el sistema utiliza las funciones de Agile o de Elementos de trabajo, el administrador puede activar ciertas opciones que ponen a disposición de los usuarios finales el Registro de actividad en el espacio de trabajo Hojas de tiempos. Cuando se activan estos ajustes, el botón Registro de actividad aparece.
Para importar registros de actividad:
Haga clic en el botón Registro de actividad.
En la ventana emergente Importar registros de actividad, marque las casillas de validación de los elementos del backlog de Agile o los elementos de trabajo cuyos registros de actividad quiere importar.
NotaHacer clic en el icono activo Comentarios (
) abre una ventana emergente de solo lectura en la que puede revisar los comentarios introducidos anteriormente.
Haga clic en el botón Importar registros de actividad. Esto importa automáticamente los registros de actividad correspondientes como esfuerzo real en la hoja de tiempos.
NotaImportar los registros de actividad de los elementos de trabajo añade automáticamente la tarea correspondiente a la tabla.
NotaEl botón Importar registros de actividad solo está disponible si los registros de Agile son distintos del esfuerzo real de la hoja de tiempos.
NotaLos registros de actividad no aparecerán en la ventana emergente Importar registros de actividad de los proyectos/tareas cerrados, a menos que:
La hoja de tiempos incluya una tarea cerrada a la que ya estaba asignado.
El registro de actividad de la tarea se hubiera importado antes de que el jefe de proyecto hubiera cerrado la tarea.
En este caso, el esfuerzo de la actividad no se importará.
Si los registros de actividad están relacionados con tareas, podrá importarlos con el siguiente botón, accesible al pasar el ratón sobre el nombre de la tarea.
A veces, el responsable de recursos o el jefe de proyecto no aceptan los valores de esfuerzo real enviados para una tarea, así que los devuelven al miembro del equipo para que los reprocese.
Cuando devuelven una hoja de tiempos, el responsable de recursos o jefe de proyecto pueden escribir un comentario para el miembro del equipo.
El miembro del equipo verá los comentarios de reproceso en el panel de tareas cuando lo deja el jefe de proyecto, y en el panel Navegación temporal cuando lo deja el responsable de recursos.
