En Sciforma existen dos formas de gestionar los proyectos de cadena crítica: el modo Planificación y el modo Seguimiento. Para seguir el avance de un proyecto, se debe activar el modo Seguimiento. Al pasar a este modo, sucede lo siguiente:
La dirección de programación pasa a «Hacia delante».
Todos los buffers se bloquean (como muestra el campo de tarea Bloqueo del buffer). Esto los pone a disposición de las tareas que puedan necesitarlos para evitar retrasos en el programa.
Se fija el campo Fecha anclada de las tareas que pueden moverse al pasar del modo «Lo más tarde posible» al modo «Cuanto antes». Fijar una fecha de anclaje evita que el programa de la tarea se mueva debido a las diferencias de programación entre Lo más tarde posible y Cuanto antes.
Fija el campo Tipo de programación de todas las tareas en «Tan pronto como sea posible» (Cuanto antes).
Los usuarios pueden cambiar libremente entre el modo Seguimiento y el modo Planificación según sus necesidades. A menos que se hagan cambios específicos, cambiar de un modo a otro no afecta al programa.
Para seguir un proyecto de cadena crítica hay que:
Empezar el proyecto a tiempo, ni pronto ni tarde
Fomentar que los recursos acaben lo antes posible, como si estuviesen participando en una carrera de relevos
Actualizar el programa con los datos reales
Ajustar las fechas ancladas cuando las tareas predecesoras terminan con antelación
Gestionar los buffers
La línea base del proyecto permite medir cómo se desvía el desempeño del plan inicial. Solo tiene sentido medir el desempeño si se tiene una línea base precisa. La línea base de un proyecto se puede definir como su alcance, costo y programa (o cronograma) original. Además, la línea base de un proyecto debe estar totalmente definida y documentada antes de empezar la ejecución del proyecto y las actividades de control.
Cuando se empieza a ejecutar el proyecto, su línea base pasa por un control de cambios que ayuda a evaluar los cambios futuros y cómo afectan al proyecto. No se pueden tomar medidas exhaustivas si el alcance, el costo y el programa no siguen un control de cambios estricto. Cuando se aprueba cualquier cambio, se redefine una nueva línea base (que incorpora dicho cambio) como plan original. Es recomendable mantener registros que muestren cómo avanza el plan y cómo cambia con el tiempo.
La presencia de solicitudes de cambio frecuentes en los requisitos del proyecto puede indicar que el análisis inicial estaba incompleto o que no hubo bastante comunicación con los usuarios y los clientes en las primeras etapas del proyecto.
Los proyectos de Sciforma pueden incluir hasta 14 líneas base independientes. Esto permite conservar una cantidad de cambios considerable en el historial del proyecto.
Para que Sciforma compare los datos actuales con los datos guardados en una determinada línea base, los usuarios deben elegir la Línea base actual.
Nivel del proyecto | Nivel de la tarea | Nivel de la asignación |
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Nivel del proyecto | Nivel de la tarea | Nivel de la asignación |
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La gestión del presupuesto de un proyecto con el método de la Cadena crítica (CCPM) no es tan clara como la gestión de un proyecto de Ruta crítica, ya que la gestión comienza por admitir a uno mismo, al equipo y a los responsables que la programación de un proyecto no es una ciencia exacta. Sin embargo, aún se debe enviar un presupuesto basado en el programa, ya sea para una oferta o por cuestiones de control y creación de informes.
Hay que tener en cuenta que el plan de cadena crítica se basa en unas estimaciones que tienen un 50 % de probabilidades de éxito para cualquier tarea. Lo más probable es que no se quiera enviar un presupuesto con la misma probabilidad de error. Hay que ajustar el esfuerzo y los medios del plan para obtener un presupuesto con un margen de seguridad adecuado; y Sciforma ofrece las herramientas necesarias para ello. El comando «Guardar línea base de cadena crítica» permite que el usuario indique los parámetros de márgenes y aumente la duración de las tareas en consecuencia (lo que conlleva el aumento correspondiente de costo y esfuerzo así como la reprogramación de los proyectos en función de la duración aumentada). Sciforma guarda todo el perfil en la línea base indicada y luego devuelve el proyecto a su estado original.
Independientemente del método utilizado para preparar y ver el diagrama de Gantt, la evaluación de avance consiste en asegurarse de que todas las tareas (o partes de tareas) que se encuentran a la izquierda del cursor de la fecha se han completado. Esto permite destacar todas las tareas que llevan retraso. Las barras de Gantt se pueden usar para planear el avance. Para eso, se puede añadir un cursor de fecha, que es una línea vertical que se sitúa en la fecha de revisión del diagrama de Gantt.
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En Sciforma, la fecha de revisión se llama fecha de actualización (o fecha actu.).
El usuario puede utilizar una fecha de base distinta de «hoy» para calcular el plan. Por ejemplo, puede venirle mejor basar los cálculos en el próximo lunes o pasado mañana. No se suele utilizar una fecha de base situada en el futuro lejano, ya que pueden suceder muchas cosas entre ahora y ese momento.
La fecha de actualización no es lo mismo que la fecha de progreso, que es la fecha a la que se tiene que haber completado una tarea.
Tras completar la programación inicial y guardar la línea base, se puede iniciar el proyecto. Para utilizar el proyecto en otros espacios de trabajo, primero hay que publicarlo. Cuando se publica el proyecto, sus datos aparecen en los informes y demás espacios de trabajo. Además, sus recursos pueden enviar hojas de tiempos con el esfuerzo de trabajo real que han dedicado a dicho proyecto.
La primera vez que un usuario publica un proyecto, la versión publicada y recién creada se añade al selector. La versión del proyecto publicado es de solo lectura.