En un mundo perfecto, todo sería estático y los programas de los proyectos no cambiarían nunca. Por desgracia, el mundo no es perfecto.
Durante la ejecución de un proyecto, el programa, los requisitos de recursos y los costos van a cambiar. Pueden surgir problemas por dificultades técnicas, debido a la entrega tardía de material o equipamiento, la pérdida de recursos clave, malentendidos, cambios en el alcance y cientos de razones más. Por eso, realizar el seguimiento de un proyecto es importante para que alcance el éxito.
El proceso de las Hojas de tiempos combina tres papeles:
Los miembros del equipo, que informan sobre la cantidad de tiempo que han pasado en las tareas que les han sido asignadas (o en tareas que, en principio, no tenían asignadas).
El responsable de recursos, que debe revisar y aprobar la información enviada o devolverla al miembro del equipo correspondiente para que la reprocese.
Los jefes de proyecto, que gestionan los impactos de la hoja de tiempos de los miembros del equipo en sus proyectos.
Para que los miembros del equipo puedan acceder a las hojas de tiempos, el proyecto debe estar publicado.
Para que los responsables de recursos puedan validar una hoja de tiempos, deben ser Jefes de la rama de la organización a la que pertenece el miembro del equipo (es decir, el recurso).
La revisión de las hojas de tiempos puede ser opcional; el jefe de proyecto puede aprobarlas directamente sin tener que pasar por el responsable de recursos.