L’objectif principal de cette application est de permettre aux membres des équipes projet de renseigner les heures réalisées sur les activités sur lesquelles ils étaient affectés (ainsi que sur des activités sur lesquelles ils n’étaient pas affectés initialement).
En fonction des options sélectionnées par l’administrateur dans l’espace de travail Paramètres système et dans la rubrique Time Tracking (Suivi des temps) du Designer, les fonctionnalités et informations disponibles seront différentes d’un système à l’autre. Certains paramètres peuvent avoir un impact sur l’application mobile Feuille de temps.
L’application mobile Feuilles de temps est compatible avec tous les smartphones.
L’application peut être téléchargée à partir de la boutique d’applications de votre smartphone (par exemple Apple Store, Google Play Store, etc.).
Une fois l’application mobile Feuilles de temps installée, vous pourrez vous connecter.
Saisissez votre domaine, puis appuyez sur le bouton Suivant.
NoteVous ne devrez effectuer cette action que la première fois que vous vous connecterez à l’application.
Connectez-vous à l’aide du SSO (Single Sign On) ou en renseignant votre identifiant et votre mot de passe.
Sélectionnez votre langue.
Appuyez sur le bouton Se connecter.
Une fois connecté(e), vous accédez directement à la vue Vignettes Feuille de temps pour le mois en cours.
Vous avez la possibilité de sélectionner d’autres mois à l’aide des flèches (
) (
).
La vue Vignettes Feuille de temps affiche les vignettes Feuille de temps (c’est-à-dire une vignette Feuille de temps par semaine) pour le mois sélectionné.
Chaque vignette Feuille de temps inclut l’un des statuts suivants :
Semaine en cours – des données réelles ont été ou doivent être renseignées ; la feuille de temps passe donc d’inactive à active.
Présenté – les données réelles ont été présentées (par le biais de la commande Présenter) au chef de projets et/ou au responsable de ressources.
Validé – les données réelles présentées ont été validées. Ce statut est uniquement disponible lorsque la feuille de temps a été validée par le responsable de ressources.
Approuvé – les données réelles ont été approuvées. Ce statut est uniquement disponible lorsque la feuille de temps a été approuvée par le chef de projets.
Réviser semaine – les données réelles présentées n’ont pas été acceptées et ont été renvoyées par le responsable de ressources ou le chef de projets au membre d’équipe correspondant pour révision.
Présenter une feuille de temps a pour conséquence d’interdire toute modification sur cette dernière tant que :
Le membre d’équipe n’a pas rappelé sa feuille de temps.
Le responsable de ressources ou le chef de projets n’a pas demandé de révision.
La vue Feuille de temps de la semaine vous permet de naviguer dans la Feuille de temps pour la période sélectionnée en passant d’un jour à l’autre et affiche les activités auxquelles vous avez été affecté(e) pour le jour sélectionné.
Appuyer sur une vignette Feuille de temps dans la vue Vignettes Feuille de temps affichera la vue Feuille de temps de la semaine pour le premier jour de la semaine.
Appuyer sur un jour spécifique dans une vignette Feuille de temps affichera la vue Feuille de temps de la semaine pour le jour sélectionné.
Chaque jour inclut l’un des statuts suivants :
En cours – des données réelles ont été ou doivent être renseignées ; la feuille de temps passe donc d’inactive à active.
Approuvé – les données réelles ont été approuvées. Ce statut est uniquement disponible lorsque la feuille de temps a été approuvée par le chef de projets.
À réviser – les données réelles présentées n’ont pas été acceptées et ont été renvoyées par le responsable de ressources ou le chef de projets au membre d’équipe correspondant pour révision.
Présenté – les données réelles ont été présentées (par le biais de la commande Présenter) au chef de projets et/ou au responsable de ressources.
Validé – les données réelles présentées ont été validées. Ce statut est uniquement disponible lorsque la feuille de temps a été validée par le responsable de ressources.
La vue Feuille de temps de la semaine affiche toutes les activités auxquelles vous avez été affecté(e) pour le jour sélectionné.
Si vous avez travaillé sur une activité qui n’était pas planifiée, vous pouvez vous y affecter seul(e).
Sciforma vous offre la possibilité d’affecter des ressources automatiquement sur des activités hors projet afin que les utilisateurs puissent présenter des feuilles de temps complètes, afin d’inclure les absences pour cause de vacances, maladie, etc.
Pour ajouter de nouvelles activités :
Appuyez sur le bouton + Activité(s).
Vous serez invité(e) à sélectionner le type d’activité(s) que vous souhaitez ajouter.
Appuyez sur le bouton Projet pour ouvrir la liste des projets. Appuyer sur le projet souhaité ouvre la liste des activités du projet correspondant. Appuyez sur le nom d’une activité pour l’ajouter directement dans la feuille de temps ou sélectionnez plusieurs activités en cochant les cases correspondantes, puis appuyez sur le bouton Ajouter activité(s) à la semaine en cours.
NoteLes affectations sont uniquement possibles sur des activités de projets publiés.
Appuyez sur le bouton Hors projet pour ouvrir la liste des activités hors projet (vacances, maladie, fonctions de juré, etc.). Appuyez sur le nom d’une activité pour l’ajouter directement dans la feuille de temps ou sélectionnez plusieurs activités en cochant les cases correspondantes, puis appuyez sur le bouton Ajouter activité(s) à la semaine en cours. L’activité ou les activités sélectionnée(s) sera(ont) ajoutée(s) dans la feuille de temps dans une section appelée « Hors projet ».
NoteLes activités disponibles dans le projet Hors projet sont créées par l’administrateur.
Un cadran bleu (
) sera affiché dans la partie inférieure droite des cellules Charge réelle pour les activités auxquelles vous avez été affecté(e).
Pour renseigner de la charge réelle :
Appuyez dans la cellule de l’activité pour laquelle vous souhaitez renseigner de la charge réelle.
Sélectionnez une valeur grâce au sélecteur de durée.
Appuyez sur le bouton OK ou sélectionnez d’autres activités à l’aide des flèches (
) (
).
Pour appliquer la charge planifiée :
Appuyez sur la cellule contenant le cadran bleu pour l’activité pour laquelle vous souhaitez appliquer la charge planifiée.
Appuyez sur le bouton Appliquer Planifié.
Une fois que vous aurez appuyé sur le bouton Appliquer Planifié, le bas de l’écran se fermera et la cellule sera automatiquement renseignée avec la valeur planifiée.
Une fois que vous aurez saisi toute la charge réelle, vous pourrez présenter votre feuille de temps en appuyant sur le bouton Présenter.
Selon les options définies par l’administrateur dans l’espace de travail Paramètres système, une commande Rappeler pourra apparaître, permettant aux membres d’équipe de rappeler leurs feuilles de temps pour appliquer des changements.
Présenter des feuilles de temps a pour conséquence d’interdire toute modification sur la feuille de temps tant que le responsable des ressources ou le chef de projets n’a pas demandé de révision ou que le membre d’équipe n’a pas appuyé sur le bouton Rappeler.
Les administrateurs ont la possibilité d’affecter des règles de saisie des temps aux ressources. Celles-ci permettent de spécifier les règles que les ressources devront respecter lorsqu’elles renseigneront leurs données réelles dans leurs feuilles de temps.
Les règles seront imposées, c’est-à-dire que des messages d’avertissement apparaîtront si une règle spécifiée est enfreinte et il ne sera pas possible de présenter la feuille de temps tant que les problèmes n’auront pas été résolus.
Les règles de saisie des temps sont définies dans le Designer dans la rubrique Time Tracking (Suivi des temps).
Parfois, les valeurs de charge réelle présentées pour une activité ne sont pas acceptées par le responsable de ressources ou le chef de projets et sont renvoyées au membre d’équipe pour que celui-ci les révise.
Lorsqu’il renverra une feuille de temps, le responsable de ressources ou le chef de projets pourra écrire un commentaire à l’attention du membre d’équipe.
Ce commentaire de révision sera affiché dans la vue Vignettes Feuille de temps et dans la vue Feuille de temps de la semaine.
Dans la vue Feuille de temps de la semaine, les commentaires de révision seront affichés sous la ligne temporelle lorsqu’ils auront été saisis par le responsable de ressources et sous le nom du projet lorsqu’ils auront été saisis par le chef de projets.
