Les activités peuvent être identifiées comme phase ou gate selon le processus qui y est associé.
Les Droits d’accès par défaut (qui permettent aux utilisateurs de lire et écrire pour un objet donné) et les Responsables par défaut (c’est-à-dire les utilisateurs chargés de faire progresser un objet d’un état vers le suivant) sont accordés à tous les utilisateurs au niveau du processus.
Lors d'un changement d'état du processus, l’utilisateur peut être confronté à ce qui suit :
L'utilisateur sera invité à renseigner des commentaires dans une boîte de dialogue.
L'utilisateur sera invité à mettre à jour les livrables en sélectionnant le dernier état du processus pour les phases et les gates.
Lors du changement d'état du processus d'une gate à Approuvé, la boîte de dialogue Gestion des références apparaît, permettant d'enregistrer une référence.
Lorsqu'une gate est approuvée, l'utilisateur est invité à renseigner la date qui sera considérée comme date réelle de gate (date planifiée, date du jour ou date spécifique) et le champ % délai passe automatiquement à 100 %.
Lorsqu'une phase dont le % délai n'est pas égal à 100 % est terminée, l'utilisateur sera invité à mettre la valeur de % délai à jour.
L'utilisateur ne pourra pas approuver de gate si les livrables marqués comme « Obligatoires » ne sont pas terminés à 100 %.
L'administrateur peut désactiver certaines des fonctionnalités listées ci-dessus en désactivant les options suivantes dans l'espace de travail Paramètres système, dossier Paramètres Projets, onglet Options des processus :
Commentaires sur le processus des activités
Afficher pop-up Livrables Activité lors des chang. d'état
Autoriser enregistrement réf. lors des chang. d'état Gate