Las tareas se pueden identificar como «Fase» o «Punto de revisión» en función del proceso asociado con ellas.
En principio, los permisos por defecto (los usuarios que pueden leer o escribir un objeto) y los responsables por defecto (los usuarios responsables de mover un objeto de un estado a otro) se fijan para todos los usuarios a nivel del Proceso.
Cuando se cambia de estado del proceso, puede suceder lo siguiente:
Se abre un cuadro de diálogo que invita al usuario a dejar un comentario.
Cuando elige el último estado del proceso de una fase o un punto de revisión, el usuario puede actualizar los entregables.
Cuando se cambia el estado de un punto de revisión a «Aprobado», se abre el cuadro de diálogo Gestionar líneas base, en el que el usuario puede guardar una línea base.
Cuando se aprueba un punto de revisión, se invita al usuario a introducir la fecha que quiere indicar como fecha real del punto de revisión (la fecha planificada, del día o una específica) y el % completado se rellena con un cumplimiento del 100 %.
Cuando se completa una fase con un % completado distinto de 100 %, se invita al usuario a actualizar el valor del % completado.
El usuario no puede aprobar un punto de revisión a menos que todos los entregables marcados como «Obligatorios» estén completados al 100 %.
El administrador puede inhabilitar algunas de las funciones indicadas arriba desactivando las siguientes opciones en el espacio de trabajo Configuración del sistema, carpeta Configuración Proyecto, pestaña Opciones del proceso:
Habilitar comentarios del proceso de la tarea
Habilitar ventana emergente Entregables de tarea al cambiar estado
Habilitar Guardar línea base al cambiar estado del punto de revisión