Vorgänge können basierend auf dem verbundenen Workflow als eine Phase oder ein Gate identifiziert werden.
Standardmäßig werden die Standardberechtigungen (Benutzer erhalten Schreib- oder Leseberechtigung für das Objekt) und die Standardverantwortlichen (d. h. Benutzer, die dafür verantwortlich sind ein Objekt von einem Status in einen anderen zu verschieben) an alle Benutzer auf der Workflowebene vergeben.
Beim Ändern des Workflowstatus kann Folgendes auftreten:
Wird der Benutzer aufgefordert einen Kommentar in ein Dialogfenster einzugeben.
Nach Auswahl des letzten Workflowstatus für Phasen und Gates wird der Benutzer aufgefordert die Lieferobjekte zu aktualisieren.
Nach Ändern des Gate Workflowstatus in Genehmigt wird das Dialogfenster Basis verwalten angezeigt. Es gibt Benutzern die Möglichkeit, eine Basis zu speichern.
Nach der Genehmigung eines Gates wird der Benutzer aufgefordert ein Datum einzugeben, das als Gate Istdatum (Geplantes Datum, heutiges Datum oder ein spezielles Datum) betrachtet wird und der Wert % Fertig wird mit 100%iger Fertigstellung ausgefüllt.
Nach Abschluss einer Phase deren % Fertig nicht 100% ist, wird der Benutzer aufgefordert die % Fertig Wert zu aktualisieren.
Der Benutzer kann ein Gate erst genehmigen, wenn alle Lieferobjekte, die als „obligatorisch“ gekennzeichnet wurden, zu 100% abgeschlossen sind.
Der Administrator kann einige der oben aufgeführten Funktionen deaktivieren, indem er die folgenden Optionen deaktiviert, die im Arbeitsbereich Systemeinstellungen, Projekt, Register Workflowoptionen verfügbar sind:
Kommentare aktivieren
Popup Lieferobjekte nach Statusänderung
Basis nach Änderung des Gate Status speichern