注記機能は、ユーザー間のコミュニケーションを円滑にし、協力関係を改善することを目的としています。注記は、リソース要求、ワークパッケージ、アイデアなど、Sciformaのさまざまな場面で利用できます。このコミュニケーションツールを使う利点は、メールなどとは違って一括管理され、簡単に検索できることです。
注記ボタンは、新しい注記があるかどうかを示します。
対応するオブジェクトに少なくとも読み取り権限と1トークンを持ったすべてのユーザーが注記を書くことができます。
システムは、オブジェクトに対する書き込み権限があるユーザーが最後に注記アイコンをクリックしてから新しい注記が作成されたかどうかを調べ、表示します。
注記ごとに、その作成者、作成日、ステータス(未読、既読)が表示されます。ログインユーザーが注記の作成者の場合、その他()ボタンからは、次のコマンドにアクセスできます。
編集 – 注記の編集ポップアップを開き、注記を変更することができます。
削除 - 対応する注記を削除します。
編集と削除オプションは、システム管理者がシステム設定ワークスペースの一般設定フォルダーの一般オプションタブで対応する設定を有効にしている場合にだけ利用できます。
デフォルトでは、書き込み権限のあるユーザーが注記アイコンをクリックするまで未読となります。注記のステータスはユーザーごとに変わります。それぞれの注記の右下にある未読あるいは既読のステータスをクリックすると、対応する注記の未読と既読を切り替えることができます。送信ボタンの下にあるすべて既読にするをクリックすると、すべての注記のステータスを変更することができます。
Sciformaのリクエスト&コミット機能を使うシステムでは、注記ダイアログボックスに履歴機能も付いています。投稿された注記には、ステータス変更を示すデータも表示されます。
履歴ログには、次の情報が表示されます。
操作を実行したユーザーの名前
実行された操作(ステータス変更)
操作の実行日
表示される履歴ログメッセージは、操作の種類(より正確には、操作の結果の要求のステータス)にしたがって色によって区別されます。例えば、要求の場合の色指標は次の通りです。
赤いメッセージ:PM作業中あるいはPM見直し中
青いメッセージ:要求ステータスPM提出
オレンジのメッセージ:RM作業中
緑のメッセージ:RM提出
グレーのメッセージ:PM了承、PM却下あるいはRM却下
たくさんの注記が入力されていると、必要な情報がある特定の注記を探すことが難しくなることがあります。フィルター機能を使うことで、特定の注記を見つけることができます。
注記ダイアログボックスで、右上にあるフィルタースイッチボタンをクリックして、フィルター機能を有効にします。
フィルターセクションでは、特定の期間(開始と終了を指定)の検索情報を入力することができます。
Enterキーを押してフィルターを適用すると、条件を満たす注記だけが表示されます。
フィルター解除ラベルをクリックして、フィルターを解除することができます。
注記が増えると、どれを読んでどれを読んでいないかを見分けることがで難しくなります。
注記が表示されているテキストボックスにある既読にするラベルをクリックします。ラベルが緑の未読にするに変わり、ログインユーザーが注記を読んだことになります。
すべて既読にするコマンドをクリックすると、すべての注記を既読にすることができます。