Coûts du projet

Tout projet, peu importe sa complexité ou son secteur d'activité, doit être réalisé et livré sous certaines contraintes. Parmi ces contraintes, les coûts sont un élément incontournable de la gestion efficace d'un projet. Ils peuvent constituer le moteur ou l'obstacle qui déterminera l'avenir d'un projet. Pour cette raison, il est évident que des processus et des techniques d'estimation des coûts doivent être appliqués afin de garantir la viabilité d'un projet.

Estimer les coûts d'un projet est important pour plusieurs raisons :

  • Cela permet au chef de projets et aux parties prenantes de comparer les bénéfices et les coûts attendus afin de définir si le projet est pertinent.

  • Cela permet au chef de projets et aux parties prenantes de vérifier si les fonds nécessaires pour mener à bien le projet sont disponibles.

  • Cela sert de repère pour aider à garantir que le projet dispose de fonds suffisants pour être terminé.

Les coûts du projet incluent à la fois les coûts directs et indirects.

Les coûts directs d'un projet incluent les éléments suivants :

  • Les salaires des membres d'équipe

  • Les matériaux, fournitures et équipements spécifiques

  • Les trajets requis pour réaliser le travail

  • Les sous-traitants qui travaillent exclusivement sur votre projet

Les coûts indirects englobent les deux catégories suivantes :

  • Frais généraux : les coûts pour les produits et services dont le projet a besoin et qui sont difficiles à subdiviser et à allouer directement. Par exemple, cela inclut les charges sociales, la location des bureaux, les fournitures, le mobilier, les frais d'installation et l'équipement.

  • Frais administratifs : les dépenses qui permettent de garder l'organisation opérationnelle.

Dans Sciforma, les estimations des coûts peuvent être effectuées par le biais de l'une des fonctionnalités suivantes :

  • Macro-planning – les coûts sont estimés via la première ébauche du planning en calculant les affectations et les coûts des transactions avant le lancement du projet.

  • Estimations – les coûts des affectations M.O., des moyens et des transactions sont estimés directement dans l'espace de travail Finances. Cette option est basée sur des centres de coûts.

La meilleure méthode pour estimer des coûts du projet dépend de son périmètre, du niveau de précision requis et des pratiques en vigueur dans l'organisation.

Note

Pour de plus amples informations sur l'estimation des coûts, veuillez vous référer à l'article Estimation.

Lors de la phase de macro-planning d'un projet ou d'une opportunité, le chef de projets pourra planifier des affectations de main d'œuvre (génériques et nominatives), des affectations de moyens et des transactions coût.

Coûts des affectations de ressources (affectations génériques)

L'Organisation et le Métier sont deux attributs de ressources. Si un taux (coût) a été défini pour chaque organisation et/ou métier par l'administrateur (espace de travail Données système), alors ces taux seront pris en compte lorsqu'une affectation générique est réalisée pour une activité comme suit :

Coût Affectation = Charge finale Affectation x Taux (coût) Affectation

Exemple : imaginons une activité Électricité de 5 jours à laquelle le chef de projets affecte un Électricien (Métier) qui travaille 8 h/j et dont le Taux (coût) est de 100 €/h. La charge finale de cette affectation est de 40 h. Le coût de cette affectation sera donc de 4 000 €.

Paramètres

Les chefs de projets devront fixer la Source coût affectations génériques (Organisation ou Métier) dans le champ Source coût affectations génériques disponible dans l'espace de travail Administration, onglet Configuration, Finances - Attributs avancés (GearBlue.png).

Note

Pour plus d'informations concernant les coûts des affectations de ressources, veuillez consulter le sujet Planification des ressources.

Coûts des affectations de ressources (affectations nominatives)

Lors de la définition des ressources nommées, l'administrateur pourra fixer un taux (coût) dans l'espace de travail Données d'entreprise, onglet Ressources pour chaque ressource. Lorsque les chefs de projets affectent une ressource nommée spécifique à une activité, Sciforma pourra calculer son coût grâce à l'équation suivante :

Coût Affectation = Charge finale Affectation x Taux (coût) Affectation

Exemple : imaginons une activité Électricité de 5 jours à laquelle le chef de projets affecte John Doe, qui travaille 8 h/j et dont le Taux (coût) est 100 €/h. La charge finale de cette affectation est de 40 h. Le coût de cette affectation sera donc de 4 000 €.

Note

Pour plus d'informations concernant les coûts des affectations de ressources, veuillez consulter le sujet Planification des ressources.

Coûts des affectations de moyens

Lors de la définition des moyens, l'administrateur pourra fixer un taux et/ou un coût fixe pour chaque moyen. Lorsque les chefs de projets affectent un moyen spécifique à une activité, Sciforma pourra calculer son coût grâce à l'équation suivante :

Coût Affectation = Charge finale Affectation x Coût par unité Affectation

Exemple : imaginons une activité Test unitaire de 5 jours à laquelle le chef de projets affecte un serveur spécifique, dont le Coût par unité est de 100 €/h et dont le Coût fixe est 200 €. Le coût de cette affectation sera donc de (40 x 100) + 200 = 4 200 €.

Note

Pour plus d'informations concernant les coûts des affectations de moyens, veuillez consulter le sujet Moyens.

Transactions Coût

Les transactions sont utilisées pour estimer et planifier les fonds nécessaires pour la réalisation d'un projet ainsi que les revenus que ce projet pourrait générer. Il ne s'agit pas de planifier l'utilisation de la main d'œuvre et des moyens : les transactions représentent le coût réel de ces ressources.

Par exemple, les transactions peuvent être utilisées pour les coûts indirects tels que les frais généraux et les frais administratifs.

Note

Pour de plus amples informations, veuillez vous référer au sujet Transactions Coût.

Budget et coûts liés aux contrats

En matière de gestion d'entreprises, il est évident que de nombreux projets sont liés entre eux au sein d'une même structure. Les projets liés entre eux peuvent avoir un objectif commun mais également partager certains aspects financiers, comme par exemple le budget.

Dans Sciforma, le budget peut également être géré par le biais de contrats (pour les connexions hiérarchiques uniquement).

Un contrat représente les termes sur lesquels le responsable de l'objet source et la personne de charge de l'objet connecté (objets cibles) se sont mis d’accord concernant les délais, le budget et les livrables.

Par conséquent, l'utilisateur peut transférer des parties du budget à des sous-projets et des lots de travaux depuis un objet source. Là encore, seuls les centres de coûts ayant été définis au niveau de l'objet source pourront servir à définir un budget transféré.

Si le budget du projet est lié à des contrats, il se calcule comme suit :

Budget final = Budget direct + Budget indirect - Budget transféré

où :

  • Budget direct – correspond à la somme du budget distribué associé à des centres de coûts.

  • Budget indirect – correspond à la somme du budget distribué provenant de contrats avec d'autres programmes/produits (chaque élément est identifié avec le nom du programme/produit fournissant le budget).

  • Budget transféré – correspond à la somme du budget distribué envoyé vers d'autres projets via des contrats (chaque élément est identifié par un centre de coûts ou un programme/produit en fonction du budget utilisé pour financer l'autre projet).

Le coût final du projet sera ajusté et calculé comme suit :

Coût final ajusté = Coût final + Coût entrant - Coût sortant

où :

  • Coût final – correspond à la somme des coûts distribués dans le temps relatifs à la main d'œuvre, aux moyens et aux transactions.

  • Coût entrant – correspond à la somme des coûts distribués en provenance de projets ayant réalloué des coûts (chaque élément est identifié avec le nom du projet qui a envoyé le coût).

  • Coût sortant – correspond à la somme des coûts distribués envoyés vers d'autres projets (chaque entrée est identifiée par le nom d'un programme/produit et un pourcentage distribué dans le temps est appliqué à tous les coûts qui ne sont pas associés à un centre de coûts).

Cas pratique

Prenons un exemple où un produit, un programme et un projet sont connectés :

Nous désirons faire le suivi du budget et des coûts au niveau du produit.

Budget_Contract.png

Budget final du produit = Budget direct + Budget indirect - Budget transféré = 14 500 + 1 000 – 500 = 15 000 $

Cost_Contract.png

Coût final ajusté du produit = Coût final + Coût entrant - Coût sortant = 4 800 + 600 – 960 = 4 440 $