Événements

Un événement est un phénomène ayant un impact sur le projet. Il peut s’agir de problèmes avec le personnel ou les fournisseurs, de défaillances techniques, de pénuries de matériel, etc. Les événements traitent les obstacles pouvant mettre en péril la réussite du projet ou encore empêcher l’équipe Projet d’atteindre ses objectifs. Ils peuvent être causés par des facteurs tels que des situations devant être examinées et des responsabilités nouvelles ou imprévues. Bien que les événements soient généralement identifiés et créés d’un point de vue extérieur (c’est-à-dire par un client ou un membre d’équipe), c’est au chef de projets que revient la responsabilité de leur gestion et de leur suivi réguliers afin de maintenir la stabilité et l’efficacité du projet tout au long de son cycle de vie.

Les événements et les risques sont souvent confondus et sont supposés signifier plus ou moins la même chose. Or, ils ne sont pas identiques. En effet, ils diffèrent fondamentalement par le moment où ils se présentent.

Selon le Project Management Body of Knowledge (PMBOK), un risque est un aléa pouvant avoir un impact positif ou négatif sur les objectifs du projet. Par opposition, un événement peut être considéré comme une circonstance impactant les objectifs du projet.

Exemples d’événements :

  • Problèmes avec le personnel ou les fournisseurs,

  • Défaillances techniques ou de conception,

  • Pénuries ou retards de matériel,

  • Résistance aux changements,

  • Désengagement du soutien des commanditaires.

La gestion d’un événement représente une forme de crise, dont le degré de gravité peut varier.

  • Un événement majeur est un problème qui pourrait entraver l’avancement ou l’achèvement du projet et qui nécessite une attention immédiate.

  • Une préoccupation n’est pas un événement majeur, mais un problème que vous devez surveiller car il pourrait évoluer et nécessiter une attention particulière.

  • Une situation est un autre événement pouvant constituer une préoccupation ou un problème majeur, mais qui se développe d’un point de vue situationnel.

Processus de gestion des événements

Le processus de gestion des événements est très similaire à celui de la gestion des risques.

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  • Identification de l’événement – Il s’agit du processus par lequel les événements sont identifiés. En effet, les événements peuvent émaner de plusieurs sources, comme par exemple une question soulevée par email ou lors de l’une des réunions ayant lieu régulièrement dans le cadre du projet. Dès qu’un événement été identifié, il doit être enregistré.

  • Identification du responsable – Une fois qu’un événement a été identifié, il doit être affecté à un responsable qui sera chargé de le résoudre et/ou de rendre compte de son évolution.

  • Analyse de l’événement – Les événements doivent ensuite être analysés afin de déterminer leur urgence et leur gravité. Un événement dont l’impact est élevé mais l’urgence faible doit être gérée, mais l’équipe Projet dispose d’un certain temps pour planifier la manière dont il sera traité. En revanche, un événement dont l’urgence et l’impact sont élevés doit être traité immédiatement, faute de quoi il pourrait très rapidement avoir un impact négatif important sur le projet.

  • Évaluation de l’événement – Si plusieurs événements surviennent en même temps, ils seront comparés et classés par ordre de priorité.

  • Définition des étapes d’action – Il s’agit du moment où les événements sont résolus par leurs responsables.

  • Suivi et contrôle – Le chef de projets examine et met à jour tous les événements de manière périodique afin de déterminer s’ils ont été résolus et peuvent être clôturés, ou si l’impact et l’urgence de l’événement ont changé.

Relations avec les autres objets de Sciforma

Les différentes relations disponibles au regard des événements sont :

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Transformé en

Cette relation peut être créée dès lors qu’un événement atteint l’état du processus « Fermé ». L’événement pourra alors être transformé en un autre objet, tout en permettant à l’utilisateur de suivre son évolution.

Les événements peuvent être transformés en des activités (1-1).

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Attaché à

Le risque peut être attaché à un autre objet, permettant ainsi d’associer certains ou bien l’ensemble des éléments qu’ils contiennent respectivement. Cette connexion peut être créée ou supprimée sans conséquence.

Les actions (1-N), les pièces jointes (1-N) et les éléments du Backlog (N-N) peuvent être attachés aux événements.

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Dupliqué et Attaché à

Cette relation peut être créée dès lors que l’événement atteint l’état du processus « Dupliqué ». L’événement peut alors avoir une relation parent-enfant avec un autre événement.

Un événement peut être attaché à un autre événement (N-N) en les connectant l’un à l’autre.