Budget du projet

Chaque projet implique des coûts. Plus le projet est vaste et complexe, plus son exécution nécessitera de temps et d'argent. Aucune entreprise ne dispose de ressources illimitées ; chacun de ses projets est donc conditionné à un budget.

Le budget correspond à la somme des coûts estimés nécessaires pour mener à bien le projet sur une période donnée.

La gestion du budget vise à contrôler les coûts du projet conformément au budget approuvé et à atteindre les objectifs prévus pour le projet.

Il est important de définir un plan pour le budget du projet pour trois raisons :

  • Il constitue un élément indispensable pour garantir le financement du projet.

  • Il sert de base au contrôle des coûts du projet.

  • Il a un effet direct sur la stabilité financière de l'entreprise.

Dans Sciforma, les centres de coûts constituent l'outil principal de gestion du budget et de rapprochement des coûts.

Les centres de coûts permettent de définir le budget de l'entreprise. Ce budget est ensuite réparti et hiérarchisé en centres de coûts, permettant ainsi de l'allouer à travers le système, au niveau du portefeuille et du projet.

Un centre de coûts peut être constitué d'un budget sous forme de coûts ou de charges.

Paramètres

Le type de budget (Coût et/ou Charge) doit être défini par l'administrateur dans l'espace de travail Paramètres système, dossier Paramètres Budget/Finances.

Les centres de coûts peuvent avoir deux états suivants autorisés : « Actif » et « Inactif ». Lorsqu'un centre de coûts est inactif, les utilisateurs ne peuvent pas l'allouer. Cependant, les centres de coûts dont le statut devient inactif après avoir été alloués à un projet seront gérés de la même manière que si leur statut était actif.

Définition du budget du projet

Le chef de projet a pour responsabilité d'estimer le budget nécessaire à la réalisation des activités du projet. Il doit allouer tous les coûts aux activités du projet et tous les aspects du projet doivent être intégrés, notamment le coût des ressources humaines internes et externes, des équipements, des déplacements, des matériaux et des fournitures.

Dans Sciforma, il est possible de définir le budget du projet selon trois approches différentes.

Approche ascendante

L'approche ascendante consiste à estimer les activités individuelles et le coût de chaque contribution, puis à les additionner pour obtenir le coût total du projet. Il est nécessaire d'établir un WBS (Work Breakdown Structure) détaillé pour définir toutes les activités du projet et déterminer toutes les ressources requises telles que le personnel, les équipements et les matériaux.

Une estimation ascendante est l'une des méthodes les plus efficaces et les plus infaillibles pour préparer le budget d'un projet, mais elle peut prendre beaucoup de temps.

Approche descendante

L'approche descendante correspond à une estimation du budget, lorsque le budget total du projet est défini et que le coût de chaque activité individuelle doit être déterminé. Dans ce scénario, le nombre d'activités ou les résultats que le projet peut produire avec un budget donné sont établis. Un budget fixe est alors réparti à l'aide du WBS (Work Breakdown Structure) pour déterminer le nombre ou la quantité d'activités qui peuvent être réalisées dans le cadre de ce budget.

Approche axée sur les estimations

Cette approche utilise des valeurs normalisées définissant les coûts d'une activité en choisissant un pivot.

Note

Pour de plus amples informations, veuillez vous référer à l'article Estimation.

Exécution du budget du projet

Lorsque le budget du projet a été examiné et approuvé, il faut ensuite créer une référence pour ce budget.

La référence correspond à un budget échelonné dans le temps. Les chefs de projets utilisent cette référence pour mesurer et contrôler la performance du budget.

La référence sera utilisée pour contrôler le budget grâce au calcul de la valeur acquise, qui permettra de déterminer la performance du projet par rapport à l'avancement.

Contrôle du budget du projet

Le contrôle du budget est une activité qui permet de vérifier si les dépenses du projet sont effectuées conformément au plan du budget, d'identifier les écarts et de mettre en place des actions de correction.

Ce processus est souvent réalisé par le biais de l'analyse de la valeur acquise.

L'analyse de la valeur acquise est une méthode permettant aux chefs de projets de mesurer la quantité de travail réellement effectuée sur un projet, allant au-delà du simple contrôle des rapports de coûts et de planification.

S_Curve.png

Grâce à cette analyse, vous pourrez évaluer :

Budget et coûts liés aux contrats

En matière de gestion d'entreprises, il est évident que de nombreux projets sont liés entre eux au sein d'une même structure. Les projets liés entre eux peuvent avoir un objectif commun mais également partager certains aspects financiers, comme par exemple le budget.

Dans Sciforma, le budget peut également être géré par le biais de contrats (pour les connexions hiérarchiques uniquement).

Un contrat représente les termes sur lesquels le responsable de l'objet source et la personne de charge de l'objet connecté (objets cibles) se sont mis d’accord concernant les délais, le budget et les livrables.

Par conséquent, l'utilisateur peut transférer des parties du budget à des sous-projets et des lots de travaux depuis un objet source. Là encore, seuls les centres de coûts ayant été définis au niveau de l'objet source pourront servir à définir un budget transféré.

Si le budget du projet est lié à des contrats, il se calcule comme suit :

Budget final = Budget direct + Budget indirect - Budget transféré

où :

  • Budget direct – correspond à la somme du budget distribué associé à des centres de coûts.

  • Budget indirect – correspond à la somme du budget distribué provenant de contrats avec d'autres programmes/produits (chaque élément est identifié avec le nom du programme/produit fournissant le budget).

  • Budget transféré – correspond à la somme du budget distribué envoyé vers d'autres projets via des contrats (chaque élément est identifié par un centre de coûts ou un programme/produit en fonction du budget utilisé pour financer l'autre projet).

Le coût final du projet sera ajusté et calculé comme suit :

Coût final ajusté = Coût final + Coût entrant - Coût sortant

où :

  • Coût final – correspond à la somme des coûts distribués dans le temps relatifs à la main d'œuvre, aux moyens et aux transactions.

  • Coût entrant – correspond à la somme des coûts distribués en provenance de projets ayant réalloué des coûts (chaque élément est identifié avec le nom du projet qui a envoyé le coût).

  • Coût sortant – correspond à la somme des coûts distribués envoyés vers d'autres projets (chaque entrée est identifiée par le nom d'un programme/produit et un pourcentage distribué dans le temps est appliqué à tous les coûts qui ne sont pas associés à un centre de coûts).

Cas pratique

Prenons un exemple où un produit, un programme et un projet sont connectés :

Nous désirons faire le suivi du budget et des coûts au niveau du produit.

Budget_Contract.png

Budget final du produit = Budget direct + Budget indirect - Budget transféré = 14 500 + 1 000 – 500 = 15 000 $

Cost_Contract.png

Coût final ajusté du produit = Coût final + Coût entrant - Coût sortant = 4 800 + 600 – 960 = 4 440 $