La fonctionnalité Notes vise à améliorer la collaboration entre les utilisateurs en leur permettant de communiquer entre eux. Elle est disponible avec diverses fonctionnalités de Sciforma telles que les Demandes de ressources, les Lots de travaux ou les Idées. Utiliser cet outil de communication plutôt que les emails présente l’avantage de tout stocker directement dans l’outil d’allocation des ressources et de pouvoir rechercher des données facilement.
Le bouton Notes indique s’il y a de nouvelles notes :
Icône bleue avec un rond rouge | Contient une nouvelle note. | |
Icône bleue | Contient au moins une nouvelle note (lue ou non). | |
Icône grise | Ne contient aucune note. |
Tout utilisateur ayant au moins un jeton peut écrire une note s’il dispose de droits d’accès en lecture à l’objet correspondant.
Le système enregistre et indique si des notes ont été créées après la dernière fois où un utilisateur possesseur de droits d’accès en écriture sur l’objet a cliqué sur le bouton Notes.
Chaque note indique son auteur, sa date de création et son statut (lue ou non). Si l’utilisateur connecté est l’auteur de la note, un bouton Autre () permettra d’accéder aux commandes suivantes :
Modifier – ouvre la fenêtre contextuelle Modifier la note afin que l’utilisateur puisse modifier la note.
Supprimer – permet de supprimer la note correspondante.
Les options Modifier et Supprimer sont uniquement disponibles si les paramètres correspondants ont été activés par l’administrateur dans l’espace de travail Paramètres système, dossier Paramètres généraux, onglet Options générales.
Par défaut, une note a le statut « non lue » jusqu’à ce qu’un utilisateur connecté et possesseur de droits d’accès en écriture clique dessus. Le statut de la note est spécifique à chaque utilisateur. Les notes peuvent êtres marquées comme lues (ou non lues) soit individuellement en cliquant sur leurs statuts dans le coin inférieur droit de leurs lignes respectives, soit toutes à la fois en cliquant sur la commande Tout marquer comme lu située sous le bouton Envoyer.
Pour les systèmes Sciforma utilisant la fonctionnalité Demandes & Engagements, la boîte de dialogue Notes contient également un historique. Dans les notes postées, des données permettent également de suivre l’évolution des modifications de statut de l’objet concerné.
Chaque élément de l’historique présente les informations suivantes :
Nom de l’utilisateur qui a effectué l’action
Action réalisée (changement de statut)
Date à laquelle l’action a été réalisée
Les entrées de l’historique sont affichées sur des fonds de couleurs différentes correspondant à l’opération effectuée, et plus spécifiquement au statut de la demande à l’issue de l’action. Par exemple, le code couleur des indicateurs est le suivant pour les demandes :
Message rouge : CP En cours ou CP Révision
Message bleu : CP Présenté
Message orange : RR En cours
Message vert : RR Présenté
Message gris : CP Accepté, CP Refusé ou RR Refusé
Lorsque beaucoup de notes ont été saisies, il est parfois difficile d’y retrouver une information spécifique. La fonctionnalité Filtres permet de retrouver une note en particulier.
Dans la boîte de dialogue Notes, activer l’interrupteur Filtres disponible dans le coin supérieur droit.
Dans la section Filtres, il est possible de saisir une période (définie par les champs De et À) et un mot clé.
Appuyer sur « Entrée » pour valider les informations renseignées. Seules les notes correspondant aux données saisies dans ces champs restent alors visibles.
L’utilisateur peut cliquer sur le libellé Réinitialiser pour vider les champs de filtrage.
Plus il y a de notes et plus il devient difficile de s’y retrouver entre ce qui a déjà été lu et ce qui ne l’a pas encore été.
Dans la zone texte présentant la note, cliquez sur le libellé Marquer comme lu. Le libellé deviendra alors un libellé vert Marquer comme non lu, informant l’utilisateur connecté que la note a déjà été lue.
Cliquer sur la commande Tout marquer comme lu permet de marquer toutes les notes comme lues en un seul clic.
Dans la zone texte présentant la note, cliquez sur le libellé vert Marquer comme non lu. Le libellé deviendra alors un libellé Marquer comme lu, informant l’utilisateur connecté que la note n’a pas encore été lue.
Cliquer sur la commande Tout marquer comme non lu permet de marquer toutes les notes comme non lues en un seul clic.