Suivi du planning

Les types de suivi

Afin de gérer un planning, le chef de projets doit savoir comment le travail progresse par rapport à l’échéancier principal et, si nécessaire, effectuer les changements requis pour que le projet reste dans les temps.

Suivre la performance du planning implique de mesurer le travail effectué en le comparant au travail attendu pour chaque dépense en ressources donnée. Des rapports périodiques sur la progression du projet fournissent à l’équipe de gestion de projets les informations permettant de jauger l’avancement du projet par rapport aux attentes. Ces informations sont essentielles pour prendre des décisions et déterminer les mesures correctives à adopter. Pour pouvoir mesurer précisément la performance du planning, il est nécessaire de planifier le projet dès ses premières étapes afin de définir les unités de mesure et les processus les plus adéquats pour suivre la progression.

Pour évaluer le degré d’accomplissement d’un projet, le chef de projets doit définir ce qui sera mesuré : Délais, Charge, Coûts, etc.

Le suivi des délais

C’est la feuille de route du projet. Le suivi peut être fait en animant des réunions périodiques, en passant en revue les résultats, en déterminant si les jalons ont été atteints aux dates prévues, en comparant les dates de début réelles aux dates de début planifiées, etc.

Le suivi des charges

Le suivi des charges implique l’analyse de la charge réelle sur toutes les activités terminées ainsi que l’examen des charges restantes sur les portions d’activités restantes.

La valeur acquise

La valeur acquise est le budget approuvé pour le travail réellement accompli à une date spécifiée. Elle est aussi appelée CBTE (Coût Budgété du Travail Effectué).

Note

L’élément le plus important n’est pas le type de suivi adopté, mais la précision des valeurs capturées.

Définir la date de mise à jour

Peu importe la méthode employée pour préparer et afficher le diagramme de Gantt, l’évaluation de la progression consiste simplement à vérifier que toutes les activités (ou portions d’activités) se trouvant à gauche du curseur de date sont bien terminées. Cela permet de mettre en relief toutes les activités qui sont en retard. Des barres d’avancement peuvent être utilisées pour représenter la progression. Pour ce faire, un curseur de date peut être ajouté ; il est représenté sous la forme d’une ligne verticale placée sur le diagramme de Gantt à la date de reporting.

As_of_date.png

Dans Sciforma, la date de reporting est appelée la date de mise à jour.

Il est possible de ne pas choisir le jour même comme date de référence pour analyser la planification. Il peut par exemple être plus pratique de se baser sur le lundi suivant, ou le surlendemain. Il est rare que la date de référence soit à plus de quelques jours dans le futur, puisque trop de choses pourraient survenir entre ce moment-là et la date en question.

Avertissement

La date de mise à jour diffère de la date d’avancement, cette dernière étant la date jusqu’à laquelle des valeurs d’avancement ont été saisies sur les activités.

Le suivi des délais

En gestion de projets, le suivi des délais consiste à comparer l’avancement effectivement accompli avec la référence pour déterminer si le projet est en avance ou en retard par rapport au planning. En notant les écarts par rapport à la référence, il est possible de planifier des actions correctives ou préventives et de gérer les différences apparues. Lorsqu’il est bien utilisé, ce processus aide à réduire le risque de retard à la livraison.

Si vous avez utilisé la méthode du chemin critique pour élaborer le planning, examinez les activités qui appartiennent ou qui sont proches du chemin critique. Si l’une d’entre elles ou plus présente un écart par rapport à la référence, la date d’achèvement du projet risque d’être affectée et ces activités devront être surveillées de près. Vous pouvez décrire le déroulement d’une activité en notant les dates planifiées de début et de fin ou en indiquant où en est son accomplissement.

Si vous décidez de décrire le déroulement de votre projet en notant l’état des tâches individuellement, rassemblez l’un, l’autre ou les deux types de données suivantes pour étayer vos analyses :

  • Les dates de début et de fin de chaque activité de votre projet.

  • Les dates où les jalons sont atteints (telles que « Contrat signé », « Matériaux reçus » ou « Tests en environnement client accomplis »).

Note

Faites attention si vous décidez d’utiliser l’Avancement délai pour indiquer l’avancement d’une activité car il n’existe pas de moyen sûr de déterminer ce pourcentage.

Sciforma utilise la terminologie suivante en matière de suivi des délais :

Schedule_Tracking.png

Champs

Définition

Début réel

Le début réel est la date à laquelle l’activité a réellement commencé. Lorsque le début réel est saisi, le début de l’activité est ancré et aucune autre contrainte ne pourra modifier cette date.

De la même façon, la date de début réel ne pourra être modifiée si le % délai (ou avancement délai) est supérieur à zéro.

Fin réelle

La Fin réelle est la date à laquelle l’activité a réellement fini. La durée d’une activité peut être modifiée jusqu’à ce qu’une date de Fin réelle soit saisie.

Lorsqu’une date de fin réelle est renseignée, elle est automatiquement reportée dans le champ Date d’avancement tandis que le % délai est automatiquement mis à jour pour afficher « 100 % ». Cela représente l’accomplissement de l’activité.

Temps passé

Le temps passé indique la durée de la partie réalisée de l’activité.

Temps restant

Le temps restant affiche la durée de la portion restant à réaliser de l’activité.

Date d’avancement

La date d’avancement est la date jusqu’à laquelle l’activité a progressé ou été accomplie.

Durée

Durée = Temps passé + Temps restant

Note

Cette équation est valable uniquement si vous avez plus d’une ressource affectée sur une activité.

% délai

% délai = (Temps passé / (Temps passé + Temps restant)) x 100

Report

Si le début d’une activité est retardé, alors cette période peut être identifiée par un report dans le planning. Par exemple, si une ressource indispensable à la réalisation d’une tâche est malade, alors cette activité pourra être reportée jusqu’à son retour.

Delay.png

Une fois que des charges réelles ont été renseignées, il est important que le chef de projets analyse son projet et ajuste le planning si nécessaire.

Toutes activités situées à gauche de la date de mise à jour doivent avoir l’un des états suivants :

  • Les activités sont terminées (leurs barres de Gantt doivent être vertes). Completed_task.png

  • Les activités sont partiellement terminées et la portion restante doit être reportée après la date de mise à jour s’il n’y a pas plus d’informations. Remaining.png

  • Les activités n’ont pas encore commencé, donc elles doivent être entièrement reportées après la date de mise à jour s’il n’y a pas plus d’informations. Delayed_task.png