Suivi de la charge

Les types de suivi

Afin de gérer un planning, le chef de projets doit savoir comment le travail progresse par rapport à l’échéancier principal et, si nécessaire, effectuer les changements requis pour que le projet reste dans les temps.

Suivre la performance du planning implique de mesurer le travail effectué en le comparant au travail attendu pour chaque dépense en ressources donnée. Des rapports périodiques sur la progression du projet fournissent à l’équipe de gestion de projets les informations permettant de jauger l’avancement du projet par rapport aux attentes. Ces informations sont essentielles pour prendre des décisions et déterminer les mesures correctives à adopter. Pour pouvoir mesurer précisément la performance du planning, il est nécessaire de planifier le projet dès ses premières étapes afin de définir les unités de mesure et les processus les plus adéquats pour suivre la progression.

Pour évaluer le degré d’accomplissement d’un projet, le chef de projets doit définir ce qui sera mesuré : Délais, Charge, Coûts, etc.

Le suivi des délais

C’est la feuille de route du projet. Le suivi peut être fait en animant des réunions périodiques, en passant en revue les résultats, en déterminant si les jalons ont été atteints aux dates prévues, en comparant les dates de début réelles aux dates de début planifiées, etc.

Le suivi des charges

Le suivi des charges implique l’analyse de la charge réelle sur toutes les activités terminées ainsi que l’examen des charges restantes sur les portions d’activités restantes.

La valeur acquise

La valeur acquise est le budget approuvé pour le travail réellement accompli à une date spécifiée. Elle est aussi appelée CBTE (Coût Budgété du Travail Effectué).

Note

L’élément le plus important n’est pas le type de suivi adopté, mais la précision des valeurs capturées.

Définir la date de mise à jour

Peu importe la méthode employée pour préparer et afficher le diagramme de Gantt, l’évaluation de la progression consiste simplement à vérifier que toutes les activités (ou portions d’activités) se trouvant à gauche du curseur de date sont bien terminées. Cela permet de mettre en relief toutes les activités qui sont en retard. Des barres d’avancement peuvent être utilisées pour représenter la progression. Pour ce faire, un curseur de date peut être ajouté ; il est représenté sous la forme d’une ligne verticale placée sur le diagramme de Gantt à la date de reporting.

As_of_date.png

Dans Sciforma, la date de reporting est appelée la date de mise à jour.

Il est possible de ne pas choisir le jour même comme date de référence pour analyser la planification. Il peut par exemple être plus pratique de se baser sur le lundi suivant, ou le surlendemain. Il est rare que la date de référence soit à plus de quelques jours dans le futur, puisque trop de choses pourraient survenir entre ce moment-là et la date en question.

Avertissement

La date de mise à jour diffère de la date d’avancement, cette dernière étant la date jusqu’à laquelle des valeurs d’avancement ont été saisies sur les activités.

Suivi des charges

Lorsque vous gérez un projet, comparer sa charge réelle et sa charge planifiée permet de mettre en évidence lorsque les personnes impliquées :

  • augmentent ou réduisent à tort le périmètre d’une activité ;

  • sont plus qualifiées ou moins qualifiées que prévu ;

  • rencontrent des difficultés imprévues en travaillant sur le projet ;

  • ou risquent d’utiliser toute la charge prévue avant que le projet ne s’achève.

Maîtriser la charge de travail requiert de collecter les données relatives à la charge de chaque activité.

Vous commencez en analysant la charge de travail consommée. Vous estimez la charge dépensée de votre projet en comparant les charges consommées par activité avec celles qui étaient planifiées.

Vous obtenez alors les informations suivantes :

  • Le nombre d’heures que chaque membre de l’équipe a passé sur chaque activité.

  • Le nombre d’heures que chaque membre de l’équipe doit encore passer sur chaque activité.

  • La différence entre le nombre d’heures prévues et les heures que chaque membre de l’équipe a passées sur chaque activité.

Pour rassembler les données concernant la charge, faites remplir des feuilles de présence aux personnes impliquées dans le projet.

Suivez ces étapes pour accroître la précision des données collectées concernant la charge :

  • Expliquez aux membres d’équipe que vous analysez leurs charges de travail dépensées pour déterminer si vous avez besoin d’ajuster certains aspects du planning.

  • Encouragez les membres d’équipe à saisir les heures qu’ils passent vraiment sur le projet plutôt que le nombre d’heures totales devant être effectuées dans la semaine.

  • Incluez des catégories pour le temps passé sur les activités hors projet (telles que « Non attribué », « Administratif », « Formation », etc.).

  • Encouragez les personnes impliquées à remplir leurs propres feuilles de temps.

  • Récupérez si possible les feuilles de temps chaque semaine.

  • Ne demandez pas aux personnes impliquées de rendre leurs feuilles de temps avant la fin de la période en cours.

Algorithme

Sciforma utilise la terminologie suivante en matière de suivi des délais :

Champs

Définition

Charge réelle

La charge réelle indique la charge réellement consommée par la ressource sur la portion accomplie de l’activité.

Charge restante

La charge restante est la charge estimée comme restante à consommer sur l’affectation de la ressource pour l’activité ou le projet.

Charge finale

Charge finale = Charge réelle + Charge restante

Note

Les options de suivi concernant l’algorithme sont définies par l’administrateur dans la rubrique Options d’affectation du Designer. Les chefs de projets ne peuvent pas les modifier par eux-mêmes.

Étape 1 : renseigner la charge réelle

Enter_Actual_Effort.png

Trente-deux heures de charge réelle ont été renseignées, tandis que quarante heures étaient planifiées pour la première semaine. Il existe un écart de huit heures.

Comment le chef de projets peut-il analyser cela ?

  • La ressource a pu travailler plus efficacement que prévu et donc les huit heures de charge n’ont pas besoin d’être replanifiées. Par conséquent, la charge restante demeure identique tandis que la charge finale est modifiée.

  • La ressource a pu être confrontée à des contraintes externes et donc les huit heures de charge doivent être replanifiées. Cela signifie que la charge finale demeure intacte et que la charge restante est modifiée.

Étape 2 : contrôler et ajuster la charge restante

Il est souvent plus important pour le chef de projets de connaître la charge restante que la charge réelle.

OPTION #1 – MAINTENIR LA CHARGE RESTANTE

Remaining_Effort_same.png

La charge restante reste fixe et donc la charge finale est recalculée suivant l’équation suivante : Charge finale = Charge réelle + Charge restante

Aucune action n’est nécessaire de la part du chef de projets.

Cela signifie que la charge finale sera recalculée tandis que la charge restante demeurera inchangée, quel que soit le type d’affectation choisi.

Dans notre exemple, la nouvelle charge finale sera de 72 h (32 h de charge réelle + 40 h de charge restante).

Avertissement

Afin d’utiliser cet algorithme, les administrateurs ne devront pas activer l’option « Conserver la charge finale » dans la rubrique Options d’affectation du Designer.

Avertissement

Si un membre d’équipe a révisé la charge restante de l’activité dans sa feuille de temps, le taux de l’affectation ou la durée de l’activité sera mis à jour en fonction du type d’affectation.

OPTION #2 – MAINTENIR LA CHARGE FINALE

Cette option signifie que la charge restante doit être recalculée.

Total_Effort_same.png

La charge finale est maintenue et la charge restante doit être recalculée.

L’ajustement de la charge restante est similaire à la planification initiale et suit le même algorithme.

Remaining_alg.png
Note

La façon dont la charge restante sera planifiée dépendra du type d’affectation.

  • Si le type d’affectation est Charge fixée ou Charge - Taux fixés, le taux sera recalculé tandis que la durée demeurera identique.

  • Si le type d’affectation est Durée fixée ou Durée - Charge fixés, le taux sera recalculé tandis que la durée demeurera identique.

  • Si le type d’affectation est Taux fixé ou Taux - Charge fixés, la durée sera recalculée tandis que le taux demeurera identique.

Avertissement

Afin d’utiliser cet algorithme, les administrateurs devront activer l’option « Conserver la charge finale » dans la rubrique Options d’affectation du Designer.