Budget du portefeuille

Une organisation travaille très rarement sur un seul projet à la fois. Pour prendre les meilleures décisions en matière de budget et de coûts, les responsables rattachent souvent leurs projets à des portefeuilles.

Ces budgets sont exprimés en termes de centres de coûts dans Sciforma ; chacun de ces centres de coûts peut être défini comme coût et/ou charge.

Si le niveau de définition peut varier d'une entreprise à l'autre, les responsables de portefeuilles ont tous un même objectif lorsqu'ils définissent leur budget pour les années à venir : trouver le meilleur équilibre/la meilleure répartition entre les projets et les portefeuilles afin d'optimiser leur utilisation du budget. Ce processus de validation est en général réalisé une ou deux fois par an.

Les responsables de portefeuilles peuvent être confrontés aux situations suivantes :

  • Mettre à jour la définition du budget du portefeuille - par exemple, les intervenants peuvent décider que les dépenses en capital (aussi connues sous le nom de Capex) doivent être réduites au cours des deux prochaines années. Les responsables de portefeuilles devront donc déterminer quel investissement planifié devra être annulé ou reporté.

  • Mettre à jour la définition du budget des projets - par exemple, les responsables de portefeuilles doivent prendre en compte les modifications budgétaires requises par les responsables de projets. Ils devront alors s'assurer que ces changements rentrent toujours dans le cadre du budget global du portefeuille.

  • Ajouter un centre de coûts au portefeuille ou à un projet - par exemple, une entreprise peut souhaiter diversifier ses activités et investir dans des activités de recherche et développement. Un nouveau centre de coût doit donc être défini au niveau de l'entreprise et un budget doit être alloué à un portefeuille, géré par un responsable de portefeuille. Dans ce cas, ce nouveau centre de coût devra être ajouté au niveau du portefeuille et les budgets devront être répartis entre les projets.

  • Réserver une partie du budget pour les futurs projets - par exemple, un responsable de portefeuille peut vouloir définir une enveloppe budgétaire à mettre de côté pour les futures initiatives qui viendraient s'ajouter aux projets en cours.

Toutes les situations décrites ci-dessus ont au moins un point commun. Dans chaque cas, le responsable de portefeuille doit apporter des changements afin de trouver le bon équilibre entre les budgets des projets et du portefeuille.

Pour lui permettre de mieux évaluer les multiples situations et solutions possibles, Sciforma propose les fonctionnalités suivantes :

  • Un accès à la simulation de budget, où le responsable de portefeuille peut manipuler les budgets et mettre à jour les données sans interférer avec les données réelles.

  • La possibilité de créer divers scénarios dans lesquels le responsable du portefeuille pourra examiner toutes les solutions potentielles afin d'équilibrer les budgets du portefeuille et des projets et donc de trouver la solution la plus optimale.

  • La création d'une enveloppe budgétaire afin de faciliter la définition du budget pour les futurs projets qui n'ont pas encore été lancés, mais pour lesquels il est nécessaire de prévoir un budget.