Allocations de ressources

L’allocation de ressources est un processus qui consiste à réunir les membres d’équipe ou les autres ressources nécessaires à la réalisation du projet.

Le planning du projet représente un élément essentiel de l'allocation des ressources. Il définit les ressources nécessaires à la livraison des produits ou, plus généralement, à l'exécution de la gestion du projet. Le planning du projet doit fournir une estimation réaliste des ressources nécessaires au projet. Il doit également préciser quand et pendant combien de temps ces ressources seront nécessaires.

Le processus d'allocation des ressources sera effectué à plusieurs étapes tout au long du projet, selon les besoins. Au début du projet, les besoins en ressources seront très élevés mais au fur et à mesure que le planning sera ajusté, des informations supplémentaires seront ajoutées, ce qui permettra de mieux définir les besoins en ressources.

Lorsque les ressources sont allouées, elles doivent être affectées aux activités adéquates du projet.

Processus d'allocation des ressources

Quel processus doit être suivi pour planifier les ressources ?

Les chefs de projets souhaitent généralement recevoir les allocations de ressources le plus rapidement possible de la part des responsables de ressources. En effet, ces allocations leur permettent de planifier leurs projets. Cependant, ces allocations doivent être suffisamment fiables. De plus, les responsables de ressources sont confrontés à de multiples difficultés :

  • Plusieurs chefs de projets enverront des demandes répétées aux mêmes responsables de ressources à des moments différents.

  • Le planning établi précédemment peut devenir obsolète à cause d'une nouvelle demande.

  • Les membres d'équipe sont souvent affectés à des responsabilités autres que celles liées aux projets. La productivité au sein des projets s'en trouve affectée.

La réussite du processus d'allocation des ressources dépend de la pertinence du cycle de planification. La longueur et la durée du cycle doivent être définies en fonction de la durée de vie du projet.

Par conséquent, le processus d'allocation des ressources ne doit être ni trop complexe ni trop détaillé.

Flux d'allocation des ressources

Le flux d'allocation des ressources correspond à la relation entre les chefs de projets (CP) et les responsables des ressources (RR) dans le cadre de l'acquisition des ressources et de la détermination de la capacité des membres d'équipe en matière de ressources spécifiques au projet.

Resource_Allocation_Flow.png

Pour vous permettre de travailler de différentes manières avec les allocations de ressources, Sciforma propose, dans la configuration standard, deux types d'allocations qui se différencient par leur mode de création :

  • Allocations directes pour les allocations créées par le responsable de ressources sans que celles-ci ne soient liées à une demande. Lorsque ce type d'allocation est utilisé, seule une allocation est possible par ressource et par projet.

  • Allocations liées à une demande où le chef de projets pourra créer plusieurs demandes par projet (au niveau du projet ou de l'activité) et le responsable des ressources les complétera avec la ressource (allocation nominative ou générique).

Paramètres

Un paramètre général Afficher le type d'allocation permettra de gérer le type d'allocation qui pourra être utilisé. De plus, une option de configuration Projet Type d'allocation (liste déroulante avec les valeurs : Allocations directes, Allocations liées à des demandes, Les deux - par défaut) sera disponible si le Type d'allocation est défini comme étant Les deux.

Important

Dans les différentes situations présentées ci-dessous, des raccourcis seront présentés pour prendre en compte les cas où le chef de projets est également le responsable de ressources d'une organisation. Ainsi, pour les ressources dont il a la charge, le chef de projets aura la possibilité de créer des allocations uniquement de sa propre perspective.

Allocations directes

Les allocations directes sont courantes dans les entreprises où les besoins en ressources sont discutés lors d'une réunion hebdomadaire entre le chef de projets et le responsable des ressources, ou dans les cas où le chef de projets est également le responsable de ressources de l'organisation. Les allocations ont alors valeur d'accord.

Cas pratique #1 – Aucune demande, allocation uniquement

Dans ce cas de figure, le responsable de ressources crée directement les allocations et ne reçoit pas de demandes.

No_Request_Allocation_Only.png

Dans cette situation, une seule allocation est possible par ressource et par projet.

Afin de rendre ce cas pratique aussi simple que possible, la communication entre le chef de projets et le responsable de ressources se fera par le biais de la fonctionnalité Notes ou en dehors de cet outil. Aucun processus ou validation ne sera possible.

Cas pratique #2 – Demandes et allocations, séparément

Le chef de projets peut créer des demandes d'allocation pour répondre aux besoins à long terme. Ces demandes représentent une « prévision » et peuvent être utilisées pour estimer les coûts du projet.

Requests_and_Allocations_separately.png

Comme dans le premier cas pratique, le responsable de ressources pourra créer des allocations qui ne seront pas liées à des demandes. Ces allocations constitueront la validation par le responsable de ressources de la capacité des ressources pouvant être utilisées par le chef de projets pour ses projets.

Les deux objets seront déconnectés ; par conséquent, les demandes du chef de projets ne seront pas utilisées pour créer des allocations.

No_Request_Allocation_Only.png

Allocations liées à une demande

Dans cette situation, le cycle de vie complet de la fonctionnalité d'allocation des ressources sera pris en compte, symbolisant les « contrats » formels entre le chef de projets et le responsable de ressources.

Le chef de projets doit créer une demande, qui sera passée en revue et complétée par le responsable de ressources.

Allocations_linked_to_a_request.png

Ce procédé sera déterminé par un processus permettant au chef de projets d'accepter ou de rejeter l'allocation, ou même de rouvrir la demande lorsque le planning du projet sera modifié.

Processus

Les demandes d'allocation (si elles sont activées) utilisent le processus par défaut suivant, qui pourra être modifié par le client :

Workflow.png

Le processus a pour but de structurer la communication entre le chef de projets et le responsable de ressources. Le chef de projets doit créer une demande, qui sera passée en revue et complétée par le responsable de ressources, pour finalement être approuvée par le chef de projets.

Dans le cadre de ce processus, atteindre l'état final de la demande équivaut à fermer la demande.

Passer à l'état final « Approuvé » a les conséquences suivantes :

  • La charge allouée de la ressource sera ajoutée à la charge attribuable d'une ressource pour un projet donné.

  • La ressource sera ajoutée à l'équipe Projet si cela n'avait pas déjà été fait.

Note

La charge allouée ne sera prise en compte dans la charge attribuable que lorsque la demande d'allocation aura atteint son état final.

Droits d'accès

Le chef de projets et le responsable de ressources ne pourront modifier l'objet dont ils assurent la gestion (demande ou allocation) que lorsque l'état de la demande impliquera une action de leur part :

  • Le chef de projets ne pourra modifier la demande que si celle-ci a un état du processus de sa responsabilité. Il ne pourra pas modifier les allocations, sauf s'il est également le responsable de ressources de l'organisation.

  • Le responsable de ressources ne pourra modifier les allocations que si celles-ci ont un état du processus de sa responsabilité. Il ne pourra pas modifier la demande, sauf s'il souhaite modifier l'état du processus, le champ Marquer et les notes.

  • Les statuts « Révisé » et « Rappelé » permettent au chef de projets et au responsable des ressources de rétablir l'état modifiable de la demande.

Variations possibles

Certains clients pourront vouloir être plus stricts et utiliser un processus ne permettant pas de rappeler les demandes. Ils pourront également souhaiter utiliser un processus plus « rapide » et ne nécessitant pas l'approbation finale par le chef de projets (ainsi, dès que le responsable de ressources aura présenté les affectations, les demandes seront alors considérées comme approuvées).

Veuillez noter que si l'état final est géré par le responsable de ressources, ce dernier devra avoir un accès en écriture au projet pour pouvoir effectuer ces actions.