Notifications de chat

Pour la majorité des entreprises, la communication interne passe de plus en plus par un outil de chat comme par exemple Google Chat ou Microsoft Team, afin de faire le point au quotidien et de collaborer plus rapidement.

Même si cette méthode de communication est relativement informelle, il est utile de s’appuyer sur des outils de chat dans le cadre de la gestion d’un projet. En effet, pouvoir transférer des notifications concernant les opérations quotidiennes de gestion de projet directement dans un outil de chat peut se révéler une excellente solution pour rester informé(e) sur les projets en cours.

En quoi consiste la fonctionnalité de notification de chat de Sciforma ?

Sciforma utilise la technologie des webhooks pour envoyer des notifications vers un outil de chat donné. Un webhook (également appelé « web callback » ou « HTTP push API ») est basé sur une API (Application Programming Interface) et permet à une application de fournir à d’autres interfaces des informations en temps réel.

À ce jour, nous intégrons les notifications vers Google Chat, Slack et Microsoft Teams.

Quel type d’informations est-il nécessaire de partager ?

Le type d’informations pouvant être communiquées par le biais des notifications doit être soigneusement sélectionné afin de s’assurer que les collaborateurs ne reçoivent pas une quantité trop importante de messages, souvent inutiles et/ou ne répondant pas à leurs besoins. En effet, ceux-ci pourraient alors désactiver les notifications ou les ignorer, allant ainsi à l’encontre de l’objectif initial de cette fonctionnalité.

Le chef de projets peut souhaiter envoyer différentes notifications à différents espaces de discussion en fonction du type de projet, de la méthodologie utilisée et des autorisations spécifiques des utilisateurs. Pour cette raison, la fonctionnalité de notifications de chat de Sciforma prévoit plusieurs liens Webhook par projet, comportant chacun des événements spécifiques déclenchant les notifications.

À qui l’information doit-elle être communiquée ?

Pour garantir la pertinence de vos échanges, vous devrez tenir compte des éléments suivants lorsque vous déciderez qui doit recevoir des notifications :

  • Accès pertinent à Sciforma - les utilisateurs risquent d’être très frustrés s’ils sont notifiés au sujet d’un objet spécifique (comme un élément du Backlog Agile par exemple) et qu’ils ne peuvent pas accéder aux vues correspondantes dans Sciforma.

  • Niveau pertinent d’information - il n’est pas nécessaire d’être directement impliqué dans un projet pour être intéressé par certaines informations spécifiques. Par exemple, un responsable de portefeuilles (PMO) pourrait souhaiter être tenu informé uniquement des demandes d’évolution et des risques, en raison de leur impact potentiel.

  • Collaborateurs rapprochés - qu’elles fassent partie de la même équipe ou non, seules les personnes qui travaillent ensemble sur un sujet donné devront recevoir les mêmes notifications, dans le même groupe de discussion. Le chef de projet pourrait, par exemple, créer un groupe de chat pour chaque équipe Agile afin que les utilisateurs des autres équipes ne reçoivent pas les notifications d’une itération sur laquelle ils ne travaillent pas. De plus, les personnes qui travaillent ensemble peuvent communiquer entre elles dans le feed créé par les notifications.

  • Personnes se connectant dans la même langue - les notifications sont envoyées dans la langue sélectionnée par l’utilisateur lors de la connexion. Il est important de garder cela à l’esprit pour assurer l’efficacité de la communication.

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