Nivellement des ressources

Que le chef de projets planifie un seul ou plusieurs projets, il doit commencer par analyser où les ressources affectées ont été allouées. Si des ressources sont en surcharge, il doit résoudre ces affectations en surcharge. Ce processus est connu sous le nom de « nivellement des ressources ».

La surcharge d'une ressource peut se produire à cause d’une ou plusieurs tâches. Les conflits de ressources peuvent survenir car une ressource est affectée simultanément sur plusieurs activités. Dans ce cas, il est possible d'utiliser le nivellement automatique qui s'appuie sur le report : l’une des tâches peut être reportée, éliminant ainsi le chevauchement. La surcharge d'une ressource au sein d'une seule activité peut se produire lorsque le taux d'affectation de la ressource est supérieur à sa disponibilité. Dans ce cas, aucun report ne pourra être effectué, car cette surcharge persistera, quel que soit le positionnement de l'activité.

Résolution automatique des ressources en surcharge

Sciforma élimine les affectations en surcharge qui surviennent sur plusieurs activités en reportant les activités qui n’ont pas encore commencé ou en divisant puis reportant la partie non achevée des activités ayant de l’avancement. Sciforma ne modifie pas les affectations de ressources, mais reporte simplement les activités à une date où ces ressources ne seront plus en surcharge. Dans le cas de multiaffectations, Sciforma peut reporter l’activité en bloc ou simplement l’affectation qui est en surcharge. Le nivellement automatique est plus efficace s’il est effectué avec une granularité semaine, même si Sciforma permet ce nivellement à l’heure, à la journée ou au mois.

Résolution manuelle des ressources en surcharge

Bien que Sciforma propose une fonctionnalité de nivellement automatique des ressources, dans certaines situations le chef de projets devra effectuer le nivellement manuellement. L’une des nombreuses responsabilités du chef de projets consiste à analyser et à optimiser l’utilisation des ressources sur tout le projet.

Toutes les surcharges n’ont pas besoin d’être nivelées. En fonction de la situation, il peut être plus efficace de laisser une ressource en légère surcharge pendant une courte période. « Quel est le meilleur cas de figure pour le projet, le planning, les coûts, les ressources et les objectifs de toutes les personnes concernées ? » Voilà le type de questions auxquelles le chef de projets est confronté lorsqu’il cherche à niveler les ressources.

En plus de chercher à résoudre les ressources en surcharge, le chef de projets doit également détecter les ressources en sous-charge. Ce sont les ressources qui ne sont pas utilisées à hauteur de leur pleine capacité de travail ou qui sont désœuvrées, mais qui sont tout de même affectées au projet. Une ressource en sous-charge peut prêter son aide sur d’autres activités du projet, voire être libérée du projet pour aider sur d’autres projets. L’objectif est d’affecter toutes les ressources du projet quasiment à leur capacité de travail optimale chaque semaine. C’est un défi difficile que doit relever le chef de projets.

Le tableau suivant liste les diverses méthodes que le chef de projets peut utiliser lorsqu’il cherche à niveler les ressources. Toutes ces méthodes de nivellement doivent être effectuées manuellement, à l’exception des méthodes « reporter » et « fractionner ». Sciforma fournit aux chefs de projets les outils nécessaires pour analyser les résultats post-nivellement et leurs impacts sur les coûts et le planning.

Méthode

Impact sur le planning

Impact sur les coûts

Impact sur le périmètre

Reporter une activité

Impact possible si l’activité reportée est sur le chemin critique ou si une activité non critique excède sa marge

Impact dû à l’allongement du projet si une activité critique est reportée

Allonger la durée de l’activité

Impact possible si la durée d’une activité critique est allongée ou si une activité non critique excède sa marge

Impact dû à l’allongement du projet si la durée d’une activité critique est allongée

Ajouter ou remplacer des ressources

Il faudra potentiellement prendre en compte la courbe d’apprentissage des nouvelles ressources

Impact possible si les ressources remplaçantes coûtent plus cher

Augmenter la disponibilité d’une ressource

Raccourcissement potentiel du planning

Augmentation potentielle des coûts liés aux ressources

Fractionner une activité

Impact possible si l’activité est critique ou allongée au point d’excéder sa marge

Impact possible dû à l’allongement de la durée du projet et à la perte d’efficacité causée par le fractionnement de l’activité

Modifier le périmètre

Raccourcissement potentiel du planning dû à la réduction du volume ou de la qualité de travail à accomplir

Réduction potentielle des coûts due à la réduction du volume de travail, mais possible augmentation des coûts sur le long terme

Réduction de la qualité

Modifier les relations techniques entre les activités

Raccourcissement potentiel du planning

Sous-traiter le travail

Augmentation potentielle des coûts

Quelle est la meilleure méthode ?

Afin de niveler les ressources de façon efficace et significative, un responsable doit garder à l’esprit les points suivants :

  • Le nivellement des ressources n’est pas qu’un problème mathématique. Un chef de projets doit considérer davantage qu’une simple question de charge requise pour la durée de l’activité : il lui faut aussi considérer ce qui est pertinent selon le type de travail effectué. Parfois, certaines activités peuvent être effectuées en moins de temps en ajoutant des personnes. Pour d’autres activités, diviser le travail augmente le temps nécessaire à sa réalisation : dans la mesure où des charges multiples doivent être coordonnées et intégrées, elles demandent plus de temps.

  • Garder l’esprit ouvert. Il y a de nombreuses alternatives à prendre en considération en matière de nivellement de ressources.

  • Parfois, il est logique de travailler sur plusieurs activités à la fois, tandis que pour d’autres types de travail, il est plus commode d’y consacrer toute la charge.

  • Des moyens alternatifs pour accomplir l’activité peuvent être considérés.

  • La charge de travail dans son ensemble doit aussi être considérée : demander aux individus de jongler avec trop d’activités différentes réduit leurs performances.

  • Ne pas essayer d’être trop précis. Le planning nivelé est basé sur des estimations. Les échéances peuvent changer en cours de projet. Un bon nivellement des ressources implique une vision d’ensemble de ce qui se passera dans le futur plutôt que se focaliser sur de la microgestion ou de la granularité. De plus, le nivellement des ressources ne nécessite pas de se projeter trop loin dans le futur. Pas besoin de niveler sur une granularité d’une heure six mois à l’avance. Le nivellement des ressources consiste à esquisser un planning raisonnable et non d’une précision parfaite. Plus vous êtes granulaire, plus vous aurez besoin de vous ajuster aux changements.

  • Le nivellement des ressources est une partie importante du processus de gestion de projets, mais il ne peut pas être automatisé. Si un outil automatique peut être utile, il ne remplacera jamais le bon sens. Les ressources doivent être gérées par des êtres humains, et non des machines.