Comptes-rendus

La présentation régulière de comptes-rendus sur le statut d’un projet est une pratique essentielle en matière de contrôle et de suivi d’un projet. Les comptes-rendus prennent généralement la forme d’un document contenant des informations reflétant l’état d’un projet à un moment bien précis.

Les comptes-rendus permettent de répondre aux objectifs suivants :

  • Favoriser une communication efficace avec les différents intervenants

  • Fournir un historique du projet

  • Identifier très tôt les problèmes et les risques, avant même leur apparition

  • Faciliter la prise de décision lorsque cela est nécessaire

  • Aider à identifier les retours d’expérience

Le compte-rendu d’un projet peut être composé de divers éléments, présentant tous un intérêt. Toutefois, l’un des principaux objectifs des comptes-rendus étant de communiquer de manière efficace avec les intervenants, le chef de projets devra s’assurer que le compte-rendu reste bref et qu’il apporte des informations pertinentes au public approprié.

Le public cible est le premier élément à prendre en considération lors de l’élaboration d’un compte-rendu. Par exemple, un compte-rendu destiné à un client exclut généralement les informations concernant le coût et le budget du projet.

Les descriptions doivent également être ajustées pour répondre aux attentes du public cible. Les membres d’équipe, par exemple, sont déjà très bien renseignés sur la situation actuelle et doivent donc disposer d’informations concises sur l’état d’avancement ; cependant, ils pourront vouloir en savoir plus sur les prochaines étapes.

La fréquence de présentation affecte également le contenu du compte-rendu. Plus les comptes-rendus sont fréquents, plus ils doivent être brefs. Habituellement, les comptes-rendus peuvent être envoyés toutes les semaines, tous les mois ou tous les trimestres.

Rédiger un bon compte-rendu représente un véritable défi car cela implique de fournir un bon niveau de détails tout en veillant à ce que l’analyse reste brève. Voici quelques points à retenir lorsque vous rédigez un compte-rendu :

  • adaptez le compte-rendu pour répondre aux attentes du public cible,

  • restez bref(ève) et assurez-vous qu’il soit facile à lire,

  • structurez-le sous forme de sections pertinentes,

  • soyez rigoureux(se) quant à la fréquence d’envoi des comptes-rendus.

Indicateurs

Les indicateurs des comptes-rendus, souvent colorés, sont ce qui attire en premier l’attention du lecteur. Ils sont basés sur l’analyse du chef de projets et mettent l’accent sur les informations principales concernant la performance du projet.

Si les indicateurs sont la représentation d’une évaluation subjective de l’état d’avancement de certains aspects du projet, ils ne doivent cependant pas être définis à la légère. Il est généralement recommandé de définir les critères pour chaque couleur afin de signaler avec précision le degré d’urgence de l’indicateur. En effet, il est important d’éviter une situation de fausse urgence ou, à l’inverse, de ne pas communiquer le caractère critique d’une situation.

Les indicateurs les plus couramment utilisés sont les indicateurs rouge-orange-vert. Ils sont utilisés pour fournir une estimation générale du statut des aspects importants du projet, comme par exemple le coût, les délais et le périmètre.

De manière plus générale, les indicateurs colorés peuvent être définis comme suit :

Thumbs___Positive.png

Vert

Tout va bien.

Thumbs___Neutral.png

Orange

Le projet doit être mené avec prudence.

Thumbs___Negative.png

Rouge

La situation est critique et doit être gérée de manière appropriée.

Contrairement aux indicateurs rouge-orange-vert, l’indicateur de tendance, également couramment utilisé dans les comptes-rendus, ne met pas l’accent sur l’état actuel du projet mais sur l’évolution attendue entre un compte-rendu et le suivant. L’indicateur de tendance se distingue comme suit :

TrendGreen.png

Haut

Les indicateurs du projet devraient s’améliorer lors de la période à venir.

TrendGrey.png

Constant

Les indicateurs du projet devraient rester les mêmes tout au long de la période à venir.

TrendDown.png

Bas

Les indicateurs du projet devraient se détériorer lors de la période à venir ; des mesures correctives doivent être prises.

Descriptions

Les indicateurs ne forment pas à eux seuls le compte-rendu. Il est également important que celui-ci contienne des commentaires du chef de projets illustrant les informations importantes d’une manière plus descriptive (par exemple qu’ils expliquent certains indicateurs ou faits marquants, passés ou à venir, ainsi que les prochaines étapes).

Ces parties descriptives doivent rester brèves, c’est-à-dire qu’elles doivent être formulées de manière efficace et bien structurées, de façon à ce que le compte-rendu puisse être lu facilement par le public cible.

Données réelles

Pour compléter les indicateurs et les descriptions, le chef de projets doit insérer toutes les données du projet dont il a besoin directement dans le compte-rendu. Ces informations peuvent varier en fonction du public cible, de la méthodologie utilisée et de la fréquence du compte-rendu.

Le plus souvent, les informations suivantes peuvent être pertinentes :

  • Informations générales sur le projet, telles que le nom et les dates clés

  • Macro-planning et jalons importants

  • Problèmes et risques

  • Retours d’expérience

La liste ci-dessus est loin d’être exhaustive. Le chef de projets devra par exemple fournir le calendrier Agile s’il travaille avec la méthodologie Agile, ou des informations liées au budget lorsque le compte-rendu est adressé à la direction de son organisation.

Historique du projet

Le compte-rendu du projet est une capture réalisée à un moment précis dans le temps, une capture prise de manière répétée tout au long de chaque phase de l’exécution du projet. Les comptes-rendus permettent de respecter les délais et de garder les intervenants informés : ils sont l’outil parfait pour suivre l’historique du projet. Ils fournissent non seulement une vue d’ensemble des éléments clés et de leur évolution, mais sont aussi une excellente manière d’archiver les retours d’expérience, permettant ainsi aux chefs de projets de gérer des projets similaires plus efficacement.