Planification des ressources

Une fois que les activités du projet ont été identifiées et décrites, il s’agit d’examiner comment chaque activité sera entreprise. Cela requiert d’identifier les ressources nécessaires à leur réalisation et d’allouer ces ressources à leurs activités respectives. Les ressources du projet peuvent inclure des équipements matériels ou du personnel requis pour mener à bien les activités. L’identification et l’affectation des ressources aux activités du projet se découpent en deux étapes :

  • Identification du type ou de la « qualité » de la ressource nécessaire.

  • Évaluation de la quantité de ressources requise pour accomplir l’activité dans le délai imparti.

Définition des ressources

Dans Sciforma, les ressources sont distinguées en deux types :

  • Les ressources sont des ressources de main d’œuvre ; il en existe deux catégories : les profils génériques et les ressources nominatives.

  • Les moyens sont les ressources non humaines : les équipements, les machines, etc.

Les profils génériques sont caractérisés par les attributs suivants : Organisation (optionnel), Métier (optionnel) et Compétences (optionnel) ainsi que Nom.

Les ressources nominatives sont caractérisées par les attributs suivants : Organisation (obligatoire), Métier (optionnel) et Compétences (optionnel) ainsi que Prénom, Nom, Id, Calendrier, Disponibilité et Taux défaut.

Les moyens sont caractérisés par les attributs suivants : Organisation (obligatoire), Catégorie (optionnel) et Unité (obligatoire).

Lors de la planification d’un projet, l’affectation des ressources se déroule généralement en deux temps :

  1. Créer des affectations génériques : le chef de projets connaît les métiers ou les compétences nécessaires pour ses projets, mais il n’affecte pas des ressources individuelles car c’est le rôle du responsable de ressources. Le chef de projets est chargé d’estimer les charges de travail sur l’ensemble des activités de son projet, tandis que le responsable de ressources doit définir les priorités de son équipe.

  2. Créer des ressources nominatives : lorsque le choix des ressources a été négocié, le chef de projets peut compléter les affectations de ressources génériques avec des ressources nominatives.

En quoi la planification des ressources est-elle bénéfique pour les projets ?

La planification des ressources aide à garantir que les ressources nécessaires seront disponibles et peut contribuer à empêcher qu’un projet ne soit un échec. Elle sert à déterminer le nombre de ressources nécessaires pour accomplir le projet.

Établir une planification des ressources aide également les chefs de projets à maîtriser les coûts. Si un chef de projets dispose d’un budget limité pour chaque phase du projet, élaborer un planning des ressources permet de voir plus facilement s’il existe des possibilités de réduire les coûts. S’il n’est pas possible de réduire les coûts, le chef de projets devra peut-être déplacer certaines activités d’une phase du projet à une autre pour limiter les dépenses.

Les concepts clés de la planification de ressources

Pour la plupart des activités, la durée (le délai d’exécution) et les affectations de ressources sont interdépendantes. Les chefs de projets peuvent faire des estimations de la durée des activités basées sur leur connaissance des tâches à exécuter ainsi que des ressources qui y travailleront. Au minimum, ils doivent connaître le niveau de compétence et la disponibilité de la ressource, la charge requise pour accomplir l’activité ainsi que la pertinence de cumuler plusieurs ressources sur l’activité.

Charge finale vs Délai d’exécution

Dans un environnement idéal, une tâche nécessitant 8 h de charge par une ressource unique serait exécutée dans un délai d’un jour (8 heures). Cependant, lorsque nous estimons la durée, nous marquons une distinction entre la durée (délai d’exécution) et la charge. Le délai d’exécution est le temps qui s’écoule réellement entre le moment où la tâche commence et celui où elle finit. La charge est le temps qu’une ressource passe vraiment sur une activité. À cause de contraintes externes, une activité nécessitant 1 jour de charge peut en réalité nécessiter 1 jour et demi de durée pour être accomplie. La relation qui existe entre le délai d’exécution et la charge dépend de la nature de l’activité, du nombre de ressources disponibles ainsi que de facteurs externes influant sur la performance. Lors de l’estimation de la charge, il est important de prendre en considération la complexité de la tâche ainsi que les aptitudes des ressources. Le chef de projets doit aussi considérer qu’une ressource ne travaillera pas de façon optimale tout au long de la journée et qu’elle peut ne pas être totalement disponible huit heures par jour. Pour estimer le délai d’exécution, la charge de chaque ressource affectée à l’activité doit être prise en compte. Il convient également de tenir compte du temps par jour dont dispose chaque ressource pour cette activité.

Effort_vs_Duration.png

La charge finale est le volume de travail qu’une ressource doit fournir sur une activité ; elle est généralement mesurée en unités telles que les heures. La charge finale d’une activité est la somme de toutes les unités de charge, peu importe le nombre de ressources affectées à l’activité.

Le délai d’exécution est la période de temps entre le début et la fin d’une activité ; il est généralement mesuré en jours travaillés ou jours calendaires.

Planification par les charges vs Planification par les délais

Les points critiques à prendre en compte lors du choix de la planification par les charges ou les délais sont :

  • Limitation en temps : le projet doit être terminé avant une date spécifique, en utilisant aussi peu de ressources que possibles, mais ce sont les délais, et non les ressources, qui sont critiques.

  • Limitation en ressources : le projet doit être terminé dès que possible, mais sans excéder un niveau d’utilisation de ressources donné ou une contrainte générale portant sur les ressources.

Le problème de l’affectation des ressources est que si toutes les variables (délais, coûts et périmètre) étaient fixées, le système serait « surdéterminé », signifiant qu’il existe plus d’équations que d’inconnues. Si cela venait à être le cas, le chef de projets perdrait toute flexibilité pour exécuter les compromis nécessaires au succès de la réalisation de ses projets.

Les activités gérées grâce à la planification par les charges ont des dates de début définies. Leurs dates de fin sont calculées en fonction du nombre de personnes qui y sont affectées et des taux de charge auxquels ces affectations sont réalisées. Par conséquent, plus il y a de personnes affectées à l’activité, plus tôt l’activité sera livrée, et ce, en fonction de la charge que chaque individu est en mesure d’investir.

La première étape dans la planification par les charges est de déterminer si une activité donnée peut effectivement être planifiée par les charges. En effet, les charges peuvent ne pas représenter le facteur crucial de certaines activités. Par exemple, si empaqueter ses affaires pour un déménagement est une activité pouvant être planifiée par les charges, le camion qui se déplace ne l’est pas. Le camion ne pourra pas aller plus vite, même si plusieurs personnes le conduisent.

Une bonne façon de déterminer si une activité peut ou non être planifiée par les charges est de se demander : « si une personne peut réaliser cette activité en x nombre de jours, est-ce que deux personnes peuvent la réaliser en (½)x nombre de jours ou trois personnes en (⅓)x nombre de jours ? ». Par exemple, si une personne peut peindre une pièce en douze heures, deux personnes pourraient peindre cette même pièce en six heures et trois personnes pourraient le faire en quatre heures. Si vous pouvez répondre à la question par l’affirmative, l’activité pourra alors être planifiée par les charges.

Un élément à ne pas négliger est que la planification par les charges ne prend pas en compte le fait que certains individus sont moins efficaces que d’autres ressources travaillant sur une même activité (« Connie travaille avec un taux de moitié inférieur à celui de Thomas », par exemple). À cause de cela, des ajustements seront nécessaires au moment d’affecter et planifier les activités. Il convient de se demander par exemple si Thomas, parce qu’il est plus expérimenté, travaillera deux fois plus vite que Jeanne, auquel cas il faudra ajuster le planning en conséquence.

Les activités gérées grâce à la planification par les délais ont des dates de début et de fin définies : leur durée est fixée. Par conséquent, peu importe le nombre de personnes affectées à l’activité et la charge qu’ils sont en mesure d’y consacrer, la durée demeurera la même. La charge est calculée en prenant le nombre de personnes affectées et le volume de travail qu’elles peuvent réaliser.

Calculer la date de fin d’une activité par la durée signifie que l’activité ne doit pas prendre plus de temps pour être réalisée, quel que soit le nombre de personnes.

Par exemple, une réunion d’équipe d’une heure a une durée fixée d’une heure, peu importe le nombre de ressources assistant à la réunion. La quantité de travail fluctue en fonction du nombre de participants.

Les types d’affectation dans Sciforma

Le type d’affectation détermine comment les ressources sont assignées pendant la durée de l’activité. Sciforma utilise l’équation suivante pour mettre en relation la durée, le taux et la charge finale dans les affectations des ressources :

DURÉE x TAUX = CHARGE FINALE

Note

Cette équation présente trois variables. Pour que Sciforma utilise cette équation, l’une des trois variables (Durée, Taux ou Charge finale) devra être ajustée.

Cette formule ne fonctionnera que si :

  • Le travail peut être distribué parmi de nombreuses ressources.

  • Il n’existe pas de dépendances entre les ressources.

  • La productivité de toutes les ressources est considérée égale.

Taux fixé, Charge fixée et Durée fixée

Avec ces trois types d’affectation différents, Sciforma accorde les priorités suivantes à chacune des trois variables dans l’équation :

Priority.png

Le type d’affectation Taux fixé permet de garder le taux inchangé, quelles que soient les modifications apportées à la durée de l’activité. La charge finale varie en fonction de la durée afin que le taux reste constant. Si le taux d’une affectation est ajusté manuellement, Sciforma ajustera alors la charge finale tandis que la durée restera constante.

Le type d’affectation Charge fixée permet de garder la charge finale inchangée, quelles que soient les modifications apportées à la durée de l’activité. Quand la durée est modifiée, le taux est recalculé. Si la durée augmente, le taux diminue. Si la durée diminue, le taux augmente. Dans tous ces cas, la charge finale est maintenue constante.

Si la charge finale d’une activité ayant un type d’affectation Charge fixée est modifiée, Sciforma ajustera le taux tout en maintenant la durée constante.

Le type d’affectation Durée fixée permet de garder la durée inchangée et modifie le taux pour répondre aux contraintes de l’affectation. Quelles que soient les modifications apportées au taux, la durée ne changera pas. La charge finale utilisée est calculée en multipliant la durée de l’activité par son taux. Si la durée est plus longue, plus de ressources seront utilisées. Si la durée est plus courte, moins de ressources seront affectées.

Dans le tableau ci-dessous, chaque cellule affiche le paramètre recalculé par Sciforma lorsque l’utilisateur modifie un paramètre (listé dans les lignes) dans un type d’affectation donné (spécifié dans les colonnes).

Taux fixé

Charge fixée

Durée fixée

Taux

Charge *

Durée

Charge

Charge

Durée

Taux *

Taux

Durée

Charge

Taux

Charge *

Les cellules marquées d’un astérisque montrent les variables qui ont été calculées par Sciforma conformément aux priorités définies dans l’équation Durée x Taux = Charge finale. Ces cellules correspondent au résultat de la modification de la variable qui a été corrigée.

Durée - Charge fixées, Taux - Charge fixés, Charge - Taux fixés

Pour les cas où les utilisateurs souhaiteraient ne pas attribuer la priorité la plus haute à la durée, trois types d’affectation supplémentaires sont également disponibles : Taux - Charge fixés, Charge - Taux fixés et Durée - Charge fixées.

Avec ces trois types d’affectation, Sciforma utilise toujours la même équation, mais les priorités des variables ne sont pas prises en compte.

No_priority.png

Les priorités sont définies selon le tableau suivant :

Priorité la plus haute

Priorité moyenne

Priorité la plus faible

Durée - Charge fixées

Durée

Charge

Taux

Taux - Charge fixés

Taux

Charge

Durée

Charge - Taux fixés

Charge

Taux

Durée

Le type d’affectation Durée - Charge fixées a un comportement ressemblant à l’option Durée fixée lorsque des modifications sont apportées au taux. Sciforma maintient une durée constante et ensuite une charge finale fixe. Cependant, cette option garde une charge finale fixe et modifie la durée lorsque le taux est modifié (tandis que si le chef de projets avait sélectionné Durée fixée, changer la durée aurait conservé le taux intact et entraîné un changement de la charge finale).

Le type d’affectation Taux - Charge fixés a un comportement ressemblant à l’option Taux fixé lorsque des modifications sont apportées à la durée. Sciforma maintient un taux constant et ensuite une charge finale fixe. Cependant, cette option garde une charge finale fixe et modifie la durée lorsque le taux est modifié (tandis que si le chef de projets avait sélectionné Taux fixé, changer le taux aurait conservé la durée intacte et entraîné un changement de la charge finale).

Le type d’affectation Charge - Taux fixés a un comportement ressemblant à l’option Charge fixée lorsque des modifications sont apportées à la durée. Sciforma maintient une charge finale constante et ensuite un taux fixe lorsque la durée est modifiée. Cependant, cette option garde un taux fixe et modifie la durée lorsque la charge finale est modifiée (tandis que si le chef de projets avait sélectionné Taux fixé, changer la charge finale aurait conservé la duré intacte et entraîné un changement du taux).

Dans le tableau ci-dessous, chaque cellule affiche le paramètre recalculé par Sciforma lorsque l’utilisateur modifie un paramètre (listé dans les lignes) dans un type d’affectation donné (spécifié dans les colonnes).

Taux - Charge fixés

Charge - Taux fixés

Durée - Charge fixées

Taux

Durée

Durée

Charge

Charge

Durée

Durée

Taux

Durée

Charge

Taux

Taux

Recommandations

  • Même s’il est techniquement possible de changer, il est vivement recommandé de toujours choisir un type d’affectation pour chaque type de projet et de s’y tenir (excepté pour les activités Hamac).

  • Les activités Hamac doivent toujours avoir un type d’affectation Taux fixé.

  • Pendant la phase de planification, il convient de toujours affecter les ressources avec un type d’affectation uniforme. Inutile d’affecter avec un type d’affectation non uniforme, c’est une perte de temps.

Avertissement

Appliquer une planification uniforme ne signifie pas que le suivi sera également uniforme.