Planification des activités

Définition des activités et du WBS

Le but de l’étape de définition des activités est d’identifier toutes les activités ou les phases requises pour accomplir un projet.

Si l’équipe projet n’a pas établi de cahier des charges, de structuration WBS et de définition du périmètre du projet suffisante, il sera peut-être nécessaire d’organiser un ou plusieurs ateliers pour recueillir les besoins et pour développer davantage le planning du projet.

À ce stade, il est normal de ne posséder que les grandes lignes du projet.

Caractéristiques des activités :

  • Un responsable unique : chaque membre de l’équipe doit savoir qui est responsable de chaque activité

  • Aucun résultat intermédiaire : l’activité n’a pas besoin qu’une autre activité soit accomplie pendant son déroulement

  • Une durée pilotable

Le WBS (l’abréviation de Work Breakdown Structure) est le processus consistant à diviser des activités en éléments plus petits afin de définir la structure du projet qui sera par la suite utilisée pour organiser le projet.

Habituellement, les chefs de projets utilisent cette méthode afin de simplifier l’exécution du projet. Dans la structure WBS, les activités les plus grandes sont divisées en activités à accomplir qui sont plus faciles à superviser et à estimer.

Le découpage hiérarchique WBS n’est pas restrictif et peut être utilisé pour tous types de projets. Identifier les livrables principaux d’un projet est le point de départ du WBS.

Cette première étape importante est généralement réalisée par le chef de projets et les experts de l’équipe impliqués dans le projet. Une fois cette étape effectuée, les grandes phases du projet sont découpées en activités élémentaires plus fines par les experts de l’équipe.

Dans le processus de découpage du projet, il est possible de subdiviser une phase en différents niveaux de détails. Un expert donné pourra la diviser en dix sous-niveaux tandis qu’un autre pourra détailler la même phase en vingt sous-tâches.

La manière dont une activité de haut niveau est divisée varie selon l’expert de l’équipe qui l’évaluera ; il n’y a pas de règles universelles déterminant le découpage d’un projet. Le niveau de structuration dépend plutôt du type de projet et du style de management utilisés pour celui-ci.

L’efficacité d’une structuration WBS peut déterminer le succès d’un projet. La structuration détermine la base de tous les projets, incluant l’organisation, l’estimation des coûts et des charges, l’affectation des ressources ainsi que la planification.

La création de la structuration WBS est donc une étape essentielle dans le processus de management de projet.

Note

Il est judicieux de placer un jalon à la fin d’un projet afin que cette activité représente l’achèvement du projet.

Lorsque les activités sont intégrées manuellement dans un projet, toutes les activités sont insérées au même niveau : le plus haut. Les boutons Incrémenter (IndentGrey) et Décrémenter (OutdentGrey) permettent aux utilisateurs de structurer les activités en différents niveaux. La relation des activités entre elles dans une structuration WBS est connue sous la dénomination Parents-Enfants où l’activité parent sera une synthèse de toutes ses activités enfants ou des activités de niveau inférieur.

Sciforma propose jusqu’à 10 niveaux WBS qui pourront être codés et paramétrés. Le niveau 0, le plus élevé, représente le projet lui-même, tandis que le niveau 10 sera le niveau le plus bas. Il est possible de créer plus de 10 niveaux WBS, mais Sciforma n’en permettra ni la codification ni le paramétrage. Les activités situées au niveau le plus bas de la structure WBS sont celles où le travail est réellement accompli. Le niveau 0 du WBS est réservé au titre du projet, défini lors de la création d’un nouveau projet.

Estimer la durée des activités

Une fois que le projet est divisé en activités plus facilement gérables, l’étape suivante est d’estimer le temps requis pour exécuter chacune des activités obtenues. Lors de l’estimation des durées, vous ne prendrez en considération que les activités des niveaux les plus bas du WBS, représentant le travail réel : les activités élémentaires ou les activités enfants.

Les activités des niveaux supérieurs quant à elles résument le travail inclus dans les tâches de niveaux inférieurs : les activités parents.

Lors de l’estimation des durées requises pour chaque activité, le chef de projets peut utiliser différentes méthodes de calcul. Il peut par exemple utiliser des données antérieures, se baser tout simplement sur une évaluation fournie par les supérieurs ou sur l’analyse du PERT (l’acronyme de « Program Evaluation & Review Technic »).

Les projets sont planifiés et exécutés par des personnes et non par des machines, c’est pourquoi l’estimation des durées peut varier. Ces facteurs humains sont parfaitement décrits par le docteur Eliyahu Goldratt dans la méthodologie CCPM (c’est-à-dire Chaîne critique).

Estimation des délais

Lorsque votre chef de projets vous demandera d’estimer la durée d’une activité, demandez-vous si cet exemple vous rappelle quelque chose…

Tout d’abord, vous y réfléchissez et estimez sa durée à 5 jours. Puis vous y repensez et vous vous dites que la tâche est plus complexe que vous ne le pensiez et que peut-être des interruptions imprévues viendront affecter son déroulement ; vous révisez donc votre estimation à 8 jours. Finalement, vous voulez être certain(e) de ne pas fournir une estimation trop optimiste et vous annoncez que la tâche pourra être réalisée en 10 jours.

Votre activité de 10 jours inclut donc une marge de sécurité de 5 jours. Nous considérons ce délai comme masqué, car la tâche est saisie dans le projet sous forme de tâche de 10 jours, avec une sécurité de 5 jours.

Il est important de noter que lors de l’estimation de la durée des tâches, un tel délai de sécurité n’est pas une erreur. Il est parfaitement raisonnable de prendre en compte les éléments en jeu et le contexte du projet étudié. Après tout, vous n’avez aucune envie d’être celui ou celle qui met en péril les délais du projet.

Le syndrome de l’étudiant

Le syndrome de l’étudiant est le nom donné à la tendance qu’ont les gens à ne se consacrer pleinement à une tâche qu’au tout dernier moment avant l’échéance. Procéder ainsi interdit toute marge de sécurité et place la personne en situation de stress.

N’oubliez pas que la procrastination et la loi de Murphy vont souvent de pair !

La loi de Murphy est un adage célèbre selon lequel « Tout ce qui est susceptible de mal tourner tournera nécessairement mal ! »

La loi de Parkinson

La loi de Parkinson explique que « le délai d’accomplissement d’une activité s’adapte automatiquement au temps alloué ».

Cela signifie que si vous accordez une semaine pour accomplir une tâche qui ne réclame que deux heures, alors (du point de vue psychologique) la complexité de cette activité s’accroîtra jusqu’à remplir entièrement cette semaine. Non pas que cette activité nécessite plus de travail et de temps pour être exécutée, mais le stress et la tension qui pèsent sur vous ralentiront votre progression. En affectant une durée d’exécution appropriée à une activité, nous pouvons travailler avec une contrainte de temps raisonnable, et la complexité de l’activité ne sera pas amplifiée.

Le multitâche

Dans la grande majorité des cas, les contextes multiprojets sont de mise dans les entreprises.

Nous avons tous connu des situations dans lesquelles nous avons dû interrompre une tâche pour avancer sur une tâche d’un autre projet qui devenait plus prioritaire.

Ce caractère multitâche des ressources se justifie. En effet, les chefs de projets ont plus d’un projet à mener à la fois, et sont responsables de la réalisation des livrables et du respect des échéances.

Le client peut être interne ou externe. Il a tendance à être exigeant, estime que son projet doit jouir de la priorité la plus élevée et peut déterminer avec quelle célérité le chef de projets s’en occupera.

En privilégiant l’exécution des tâches les unes à la suite des autres lors de l’affectation de la ressource plutôt que le multitâche, la qualité du projet est améliorée et les ressources sont moins sous pression.

Définir les relations techniques entre les activités

La dernière étape requise afin d’établir une planification initiale est d’identifier la séquence d’activités et les dépendances, ou liens, entre ces dernières. Dans tous les projets, il y a un ordre dans lequel les activités doivent être exécutées.

De nombreuses activités peuvent se dérouler en parallèle, mais certaines ne peuvent absolument pas commencer tant que les autres n’ont pas été achevées.

Lors de la création des relations techniques entre les activités, trois questions doivent être posées pour chacune des activités de la liste :

  1. Quelles autres activités doivent être terminées afin que cette activité puisse débuter ?

  2. Quelles autres activités doivent avoir commencé avant que cette activité ne débute ?

  3. Quelles autres activités doivent être terminées afin que cette activité puisse débuter ?

Deux définitions

  • Une activité antécédent est une activité dont dépend une autre activité.

  • Une activité successeur est une activité qui dépend d’une autre activité.

Quatre types de relations entre les activités dans Sciforma

Type de lien

Définition/Exemple

FS_link.png

FIN-DÉBUT (FD) : l’antécédent doit être terminé pour que le successeur puisse débuter.

Exemple : après avoir creusé un trou, l’arbre peut être planté.

SS_link.png

DÉBUT-DÉBUT (DD) : l’antécédent doit débuter pour que le successeur puisse débuter.

Exemple : le code du logiciel peut commencer à être développé une fois la conception démarrée.

FF_link.png

FIN-FIN (FF) : l’antécédent doit être terminé pour que le successeur puisse se terminer.

Exemple : après la fin des tests, la documentation pourra être finalisée.

SF_link.png

DÉBUT-FIN (DF) : l’antécédent doit être terminé pour que le successeur puisse commencer.

Délais sur les liens

  • Délai négatif : un chevauchement de deux tâches qui permet de planifier le successeur plus tôt que ce que l’antécédent permettrait normalement. Les délais négatifs sont représentés par des nombres négatifs.

  • Délai positif : un intervalle entre deux activités qui fait débuter le successeur plus tard que ce que l’antécédent permettrait normalement. Les délais positifs sont représentés par des nombres positifs. Exemple : un temps de séchage de deux jours entre deux couches de peinture.

Type de lien

Délai positif

Délai négatif

FIN-DÉBUT

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DÉBUT-DÉBUT

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SS_lead.png

FIN-FIN

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FF_lead.png

DÉBUT-FIN

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Note

Le lien Fin-Début sans délai positif ni négatif est la relation technique que Sciforma utilise par défaut lorsqu’un lien est initialement créé.

Avertissement

Il est vivement recommandé de ne créer de liens qu’entre des activités enfants. Il ne faut pas en créer entre des activités parents.

Identifier le chemin critique

Le chemin critique est la séquence de tâches allant du début à la fin du projet. Même si de nombreux projets n’ont qu’un chemin critique, certains en ont plusieurs, en fonction de la logique d’exécution utilisée pour le projet.

Si au moins une activité du chemin critique prend du retard, la livraison des livrables du projet sera retardée.

La plupart du temps, lorsque de tels retards sont encourus, il faudra accélérer le projet ou le réorganiser pour respecter les échéances.

Le chemin critique détermine la date d’achèvement du projet au plus tôt.

Il n’est donc pas possible d’accomplir le projet en moins de temps que la durée du chemin critique.

Gantt_chart.png

Comme Sciforma a calculé le chemin critique, différentes couleurs apparaissent dans le diagramme de Gantt.

  • Les barres rouges représentent les activités critiques.

  • Les barres bleues représentent les activités ayant de la marge.

Les activités critiques sont des activités qui font partie du chemin critique et qui décaleraient la fin du projet si elles prenaient du retard.

Une marge représente le temps pour lequel une activité peut être reportée ou étendue sans affecter la fin du projet.

La marge totale est la durée dont on peut prolonger ou reporter une activité non critique sans affecter la fin du projet, mais en impactant possiblement les activités successeurs.

Dans le diagramme de Gantt, les activités ayant de la marge totale sont affichées comme suit :Total_float.png.

La marge libre est la durée dont on peut étendre ou reporter une activité sans affecter la fin du projet et les activités successeurs. La marge libre d’une activité est toujours inférieure ou égale à la marge totale.

Dans le diagramme de Gantt, les activités ayant de la marge libre sont affichées comme suit : Free_float.png.

La marge négative est la durée qu’il faut rattraper afin de tenir l’objectif de fin du projet ou les objectifs intermédiaires.

Dans le diagramme de Gantt, les activités ayant de la marge négative sont affichées comme suit :Negative_float.png.

Le chemin critique est calculé en utilisant l’analyse du PERT (Program Evaluation & Review Technic). Sciforma ne comporte pas de vue PERT mais propose quelque chose d’assez similaire, appelé le « réseau logique ».

Network_diagram.png

Différences principales entre un réseau logique et un diagramme de Gantt :

  • Le WBS n’est affiché que dans le diagramme de Gantt.

  • Les diagrammes de Gantt sont idéaux pour les projets ayant peu de dépendances.

  • Les diagrammes de Gantt affichent la durée des activités puisqu’ils possèdent un axe temporel.

Présentation des contraintes de délais

Même si la séquence des activités d’un projet est déterminée par les liens antécédents et successeurs, certaines contraintes de dates modifieront parfois cet enchaînement et affecteront le chemin critique.

Le champ Contrainte de début est un champ activité indiquant la date de début au plus tôt de l’activité. Même si l’activité antécédent à une activité « A » se termine plus tôt que prévu, « A » ne pourra débuter plus tôt que la date spécifiée par sa contrainte de début.

Exemple : un fournisseur vous informe que votre carrelage ne vous sera livré qu’à une date spécifique. L’activité « Pose du carrelage » ne pourra donc pas commencer avant cette date.

Le champ Doit commencer le permet au chef de projets de spécifier une date à laquelle l’activité doit débuter. Cette date outrepassera toutes les autres restrictions portant sur le début de l’activité, à l’exception de la date de début réel.

Parmi les exemples de situations où ce type de contrainte serait judicieux, on peut citer un atelier qui a pris beaucoup de temps à organiser et implique beaucoup de participants, des formations pour lesquelles le formateur a déjà été réservé ou des machines qui ne sont disponibles que pendant une période de temps très spécifique.

Le champ Objectif de fin permet au chef de projets d’indiquer la fin souhaitée pour une activité. Si la date de fin planifiée ou un jalon important d’une activité est postérieur(e) à l’objectif de fin, une marge négative sera affichée.

Présentation des modes de planification

Toutes les activités qui ont été renseignées dans Sciforma jusqu’à maintenant sont, par défaut, planifiées Au plus tôt (TÔT), par rapport aux relations techniques définies. Cette planification est due au champ Mode planif.

D’autres options sont également disponibles concernant le mode de planification.

Au plus tard (TARD) est la deuxième option disponible ; elle est utilisée pour planifier un projet aussi proche que possible de sa date de fin. Ce mode de planification est souvent utilisé pour les activités ayant de la marge disponible. Lorsque ce mode de planification est appliqué à des activités ayant de la marge, elles sont planifiées à la fin de leur période de marge et non au début.

Tampon : une activité peut être définie comme étant une activité tampon. Généralement, le projet a une ou plusieurs activité(s) tampon(s) stratégiquement placée(s), chacune ayant comme antécédent une activité à protéger ou un jalon critique, telle que la date de fin planifiée d’un projet. Les activités qui normalement seraient les antécédents du jalon sont plutôt configurées comme antécédents de l’activité tampon. La taille de chaque activité tampon est donc ajustée manuellement.

Les activités dont le mode de planification est Hamac sont des tâches dont la durée sera calculée automatiquement en se basant sur la date de début de l’antécédent et la date de fin du successeur. Sa durée est calculée automatiquement en se basant sur la date de début de l’antécédent et la date de fin du successeur entre lesquels elle est « accrochée ». Par conséquent, sa durée sera ajustée si l’une de ces deux dates est modifiée. Pour qu’une activité ait le comportement décrit plus haut, elle ne doit posséder qu’un antécédent et qu’un successeur. Le meilleur exemple d’une tâche hamac est une activité de management couvrant la durée globale du projet. Si la tâche hamac n’a ni antécédent, ni successeur, alors sa durée sera calculée en fonction de l’activité parent à laquelle elle est subordonnée.

Note

Les modes de planification Tampons intermédiaires et Tampons projet sont utilisés dans le cadre de la méthodologie de la chaîne critique.