Hojas de tiempos

En un mundo perfecto, todo sería estático y los programas de los proyectos no cambiarían nunca. Por desgracia, el mundo no es perfecto.

Durante la ejecución de un proyecto, el programa, los requisitos de recursos y los costos van a cambiar. Pueden surgir problemas por dificultades técnicas, debido a la entrega tardía de material o equipamiento, la pérdida de recursos clave, malentendidos, cambios en el alcance y cientos de razones más. Por eso, realizar el seguimiento de un proyecto es importante para que alcance el éxito.

El proceso de las Hojas de tiempos combina tres papeles:

  • Los miembros del equipo, que informan sobre la cantidad de tiempo que han pasado en las tareas que les han sido asignadas (o en tareas que, en principio, no tenían asignadas).

  • El responsable de recursos, que debe revisar y aprobar la información enviada o devolverla al miembro del equipo correspondiente para que la reprocese.

  • Los jefes de proyecto, que gestionan los impactos de la hoja de tiempos de los miembros del equipo en sus proyectos.

Timesheet_process.png
Nota

Información importante

  • Para que los miembros del equipo puedan acceder a las hojas de tiempos, el proyecto debe estar publicado.

  • Para que los responsables de recursos puedan validar una hoja de tiempos, deben ser Jefes de la rama de la organización a la que pertenece el miembro del equipo (es decir, el recurso).

  • La revisión de las hojas de tiempos puede ser opcional; el jefe de proyecto puede aprobarlas directamente sin tener que pasar por el responsable de recursos.

Soy un miembro del equipo

Los miembros del equipo deben introducir directamente el esfuerzo real en la tabla, usando las celdas distribuidas en el tiempo. En el espacio de trabajo Hojas de tiempos, los valores de esfuerzo real presentan distintos colores, en función de su estado. La leyenda es la siguiente:

  • Activo: Fuente gris. Se han introducido reales, haciendo que la hoja de tiempos pase de la fase «No en curso» (inactiva) a la fase «En curso» (activa).

  • Enviado: Fuente gris oscura sobre fondo gris claro. Se ha utilizado el comando Enviar, que envía los reales al jefe de proyecto, para que los apruebe.

    Los reales de las hojas de tiempos enviadas no se pueden modificar.

  • Revisado: Fuente azul. Los reales enviados se han revisado. Este estado solo está disponible cuando el responsable de recursos ha revisado la hoja de tiempos.

  • Aprobado: Fuente verde. Los reales enviados se han aceptado y aprobado. Este estado solo está disponible cuando el jefe de proyecto ha aprobado la hoja de tiempos.

  • Rechazado: Fuente roja. Los reales enviados no se aceptaron y se enviaron de vuelta a los miembros del equipo para que los reprocesen.

Los miembros del equipo también pueden:

  • Introducir un esfuerzo restante, de ser necesario.

  • Asignarse automáticamente a las tareas de un proyecto publicado aunque no sean parte del equipo del proyecto.

Tras introducir el esfuerzo real y el esfuerzo restante, los miembros del equipo deben enviar sus hojas de tiempos.

Aviso

Enviar una hoja de tiempos bloquea la posibilidad de realizar cambios en ella, a menos que el responsable de recursos o el jefe de proyecto soliciten su revisión.

Los miembros del equipo también pueden recuperar sus hojas de tiempos para modificarlas. La presencia del comando Recuperar depende de los ajustes del Sistema que haya activado el administrador.

Nota

Los miembros del equipo pueden recibir mensajes de aviso cuando se transgreden las reglas de envío de sus hojas de tiempos, en función de las opciones que haya establecido el administrador en el modo Seguimiento del Diseñador (Conjuntos de reglas).

Por ejemplo: Un miembro del equipo introduce 42 horas de esfuerzo real en una semana pero la regla estipula que tiene que introducir 40 horas (ni más ni menos). Si se trata de un mensaje de aviso, el miembro del equipo puede enviar su hoja de tiempos de todas formas. Sin embargo, si se trata de una prohibición, no podrá enviar la hoja de tiempos a menos que corrija los problemas.

Soy el responsable de recursos

No siempre hace falta revisar las hojas de tiempos. En la mayoría de los sistemas, el jefe de proyecto puede aprobarlas directamente sin tener que pasar por el responsable de recursos.

El responsable de recursos puede realizar dos acciones:

  • Revisar la hoja de tiempos: El responsable de recursos acepta los valores de esfuerzo real enviados para una tarea. La revisión solo es posible si la hoja de tiempos está en estado «Enviado».

  • Reprocesar la hoja de tiempos: El responsable de recursos no acepta los valores de esfuerzo real enviados para una tarea, así que los devuelve al miembro del equipo para que los reprocese. El reproceso solo está disponible si la hoja de tiempos tiene un estado «Enviado», «Revisado» o «Aprobado».

Como jefe de proyecto

Después de que el responsable de recursos complete el proceso de revisión (que es opcional), el siguiente paso es que el jefe de proyecto apruebe y aplique los reales que han guardado los miembros del equipo en el proyecto.

Los jefes de proyecto pueden realizar las siguientes acciones:

  • Aprobar: El jefe de proyecto acepta el esfuerzo real enviado para la tarea.

  • Reprocesar: El jefe de proyecto no acepta el esfuerzo real enviado para la tarea y devuelve la hoja de tiempos al miembro del equipo para que la reprocese. El miembro del equipo tiene que volver a enviar la hoja de tiempos para que el jefe de proyecto acepte los reales.

  • Aplicar reales: Aplica los reales enviados por el miembro del equipo seleccionado a las tareas del proyecto. Cuando se aplican los reales se completan las porciones de las tareas asociadas que los contienen y las barras de Gantt de las porciones recién completadas se vuelven verdes para indicar que están terminadas.

  • Aplicar restante: Permite que el jefe de proyecto aplique los valores de esfuerzo restante estimado transmitidos por el recurso cuando envía sus reales. Aplicar el restante estimado puede reducir o aumentar la cantidad de tiempo necesaria para completar una tarea.

  • Aplicar ambos: Esta opción permite que el jefe de proyecto aplique tanto los valores de esfuerzo real como los de restante estimado.

Después de aplicar las hojas de tiempos, los jefes de proyecto pueden revisar y gestionar los posibles impactos para reprogramar los proyectos si hace falta.

Nota

Una vez que se han aplicado los datos reales/restantes, se recomienda volver a publicar el proyecto para que todos los miembros del equipo puedan ver los cambios.

Algoritmo

Para tratar el seguimiento de un programa, Sciforma utiliza los siguientes términos:

Campos

Definición

Esfuerzo real

El esfuerzo real es la cantidad de horas dedicadas realmente a completar una porción de una tarea.

Esfuerzo restante

El esfuerzo restante es la cantidad de horas que se aún se deben completar en la tarea.

Esfuerzo total

Esfuerzo total = Esfuerzo real + Esfuerzo restante

Nota

El administrador puede definir las opciones de seguimiento relacionadas con el algoritmo en el Diseñador, dentro del modo Opciones de asignación. Los jefes de proyecto no pueden modificarlas.

Paso 1: Introducir el esfuerzo real

Enter_Actual_Effort.png

Se han introducido treinta y dos (32) horas de esfuerzo real, mientras que se habían planeado cuarenta (40) horas para la primera semana. Hay una diferencia de ocho (8) horas.

¿Cómo puede analizar esto el jefe de proyecto?

  • Quizás el recurso ha trabajo con más eficacia de lo previsto. En ese caso, no es necesario reprogramar las ocho (8) horas de diferencia. Esto significa que el esfuerzo restante se mantiene, pero se modifica el esfuerzo total.

  • El recurso puede tener restricciones externas, en cuyo caso las ocho (8) horas de diferencia deben reprogramarse más tarde. Esto significa que el esfuerzo total se mantiene, pero se modifica el esfuerzo restante.

Paso 2: Revisar y ajustar el esfuerzo restante

A menudo, es más importante que el jefe de proyecto conozca la cantidad de esfuerzo restante en lugar de saber cuál es el esfuerzo real.

OPCIÓN 1: MANTENER EL ESFUERZO RESTANTE

Remaining_Effort_same.png

El esfuerzo restante no cambia y el esfuerzo total debe recalcularse utilizando la siguiente ecuación: Esfuerzo total = Esfuerzo real + Esfuerzo restante.

El jefe de proyecto no necesita tomar medidas.

Esto significa que el esfuerzo total se recalcula y el esfuerzo restante permanece intacto, independientemente del tipo de distribución de la asignación.

En nuestro ejemplo, el nuevo esfuerzo total sería de 72 horas (32 horas de esfuerzo real + 40 horas de esfuerzo restante).

Aviso

Para poder usar este algoritmo, el administrador tiene que desactivar la opción «Ajustar las unidades restantes para conservar el total», que se encuentra en el Diseñador, dentro del modo Opciones de asignación.

Aviso

Si un miembro del equipo ha revisado el Esfuerzo restante de una tarea en su hoja de tiempos, el ritmo de asignación o la duración de la tarea se actualizarán en función del tipo de distribución.

OPCIÓN 2: MANTENER EL ESFUERZO TOTAL

Esta opción obliga a recalcular el esfuerzo restante.

Total_Effort_same.png

El esfuerzo total no cambia y el esfuerzo restante debe recalcularse.

El ajuste del esfuerzo restante no se diferencia de la planificación. Se usa el mismo algoritmo.

Remaining_alg.png
Nota

La manera de programar el esfuerzo restante dependerá del tipo de distribución de la asignación.

  • Si el tipo de distribución es Esfuerzo fijo o Esfuerzo-ritmo fijos, se recalculará el ritmo y se mantendrá la duración.

  • Si el tipo de distribución es Duración fija o Duración-esfuerzo fijos, se recalculará el ritmo y se mantendrá la duración.

  • Si el tipo de distribución es Ritmo fijo o Ritmo-esfuerzo fijos, se recalculará la duración y se mantendrá el ritmo.

Aviso

Para poder usar este algoritmo, el administrador tiene que activar la opción «Ajustar las unidades restantes para conservar el total», que se encuentra en el Diseñador, dentro del modo Opciones de asignación.