Seguimiento de programas

Distintos tipos de seguimiento

Para gestionar un programa, el jefe de proyecto debe saber cómo avanza el trabajo en comparación con el programa maestro y hacer los cambios necesarios para que el proyecto no se retrase.

El seguimiento del desempeño del programa incluye la medición del trabajo que se lleva a cabo y su comparación con el trabajo esperado para una determinada cantidad de recursos. La creación de informes de avance periódicos permite que el equipo de gestión del proyecto recopile datos sobre el desempeño real del proyecto, los compare con las expectativas y tome las decisiones y medidas de corrección necesarias. Para medir el desempeño del programa de forma precisa, hay que hacer planes para determinar la unidad de medida y el proceso de seguimiento en las primeras etapas del proyecto.

Para determinar el porcentaje completado de un proyecto, el jefe de proyecto debe decidir qué se va a medir: Tiempo, Esfuerzo, Costos, etc.

Seguimiento del programa

Esto constituye la hoja de ruta del proyecto. Este seguimiento puede realizarse de muchas maneras: con reuniones periódicas sobre el estado del proyecto, evaluando los resultados de las revisiones, determinando si los hitos se alcanzan en las fechas previstas, comparando las fechas de inicio reales con las fechas de inicio planeadas, etc.

Seguimiento del esfuerzo

Hacer el seguimiento del esfuerzo real permite saber la cantidad de esfuerzo que se ha dedicado realmente a las porciones completadas de las tareas y cuáles son los esfuerzos restantes planificados para las porciones restantes de las mismas.

Seguimiento del valor ganado

El valor ganado es el presupuesto aprobado para el trabajo que ya se ha completado en una fecha específica. También se conoce como CPTR (Costo presupuestado del trabajo realizado).

Nota

Hay que recordar que lo más importante no es el tipo de seguimiento que se hace, sino la precisión de los valores utilizados.

Definir la fecha de actualización

Independientemente del método utilizado para preparar y ver el diagrama de Gantt, la evaluación de avance consiste en asegurarse de que todas las tareas (o partes de tareas) que se encuentran a la izquierda del cursor de la fecha se han completado. Esto permite destacar todas las tareas que llevan retraso. Las barras de Gantt se pueden usar para planear el avance. Para eso, se puede añadir un cursor de fecha, que es una línea vertical que se sitúa en la fecha de revisión del diagrama de Gantt.

As_of_date.png

En Sciforma, la fecha de revisión se llama fecha de actualización (o fecha actu.).

El usuario puede utilizar una fecha de base distinta de «hoy» para calcular el plan. Por ejemplo, puede venirle mejor basar los cálculos en el próximo lunes o pasado mañana. No se suele utilizar una fecha de base situada en el futuro lejano, ya que pueden suceder muchas cosas entre ahora y ese momento.

Aviso

La fecha de actualización no es lo mismo que la fecha de progreso, que es la fecha a la que se tiene que haber completado una tarea.

Seguimiento del programa

El control de programas es la actividad de gestión de proyectos en la que se compara el avance de las tareas de un proyecto con la línea base del programa para determinar si tiene adelanto o retraso. En función del desvío, se pueden planear acciones correctivas o preventivas y gestionar las discrepancias con la línea base. Cuando se gestiona correctamente, este proceso puede reducir el riesgo de retraso de las entregas.

Cuando se usa el método de la Ruta crítica para desarrollar el programa, se deben seguir las tareas de la ruta crítica o las que están cerca de ella para evitar posibles retrasos. Si alguna de estas tareas se retrasa, la fecha de fin del proyecto puede verse impactada. Por eso es indispensable controlar de cerca estas tareas. Para describir el desempeño del programa de una tarea se pueden utilizar exclusivamente las fechas de inicio y de fin o se puede tener en cuenta el porcentaje completado.

Si se quiere describir el desempeño del programa de un proyecto en función del estado de las tareas individuales, el usuario debe recuperar al menos uno de los siguientes datos para apoyar su análisis:

  • Las fechas de inicio y de fin de todas las tareas del proyecto

  • Las fechas de los hitos alcanzados (como «firma del contrato», «recepción de materiales» o «pruebas de contexto terminadas»)

Nota

Cuando se opta por utilizar el % completado para indicar el avance de una tarea, hay que tener cuidado, ya que no suele haber una forma clara de determinarlo.

Sciforma utiliza los siguientes términos para tratar el seguimiento temporal:

Schedule_Tracking.png

Campos

Definición

Inicio real

El inicio real es la fecha en la que una tarea empieza de verdad. Cuando se introduce un inicio real, esta fecha queda anclada en la tarea y no hay ninguna restricción de programación que pueda moverla.

Cuando el % completado (o la duración completada) es superior a cero, no se puede cambiar el inicio real.

Fin real

El fin real es la fecha en la que una tarea termina de verdad. La duración de la tarea puede modificarse hasta que se introduce el fin real.

Cuando se introduce el Fin real, la Fecha de progreso se actualiza automáticamente (a la misma fecha) y el % completado se establece automáticamente en 100 %. Esto refleja la conclusión de la tarea.

Duración completada

La duración completada representa la cantidad de tiempo dedicada a completar una tarea.

Duración restante

La duración restante representa la cantidad de tiempo que queda para completar una tarea.

Fecha de progreso

La fecha de progreso representa la fecha hasta la que ha avanzado o hasta la que se ha completado una tarea.

Duración

Duración = Duración completada + Duración restante

Nota

Esta ecuación solo es válida si no hay más que un recurso asignado a la tarea.

% completado

% completado = [Duración completada/(Duración completada + Duración restante)] x 100

Retraso

Si algo hace que la fecha de inicio de una tarea se posponga, se puede utilizar el retraso para indicar el cambio de programa. Por ejemplo, si un trabajador que es esencial para el cumplimiento de una tarea se pone enfermo, el trabajo en dicha tarea puede retrasarse hasta que vuelva de su baja.

Delay.png

Después de introducir los datos reales, el jefe de proyecto debe analizar el proyecto y reprogramar el plan si es necesario.

Todas las tareas situadas a la izquierda de la fecha de actualización deberían tener uno de los siguientes estados:

  • Las tareas se han completado (las barras del Gantt es verde). Completed_task.png

  • Las tareas se han completado parcialmente y la parte restante debería retrasarse hasta después de la fecha de actualización, si no hay más información. Remaining.png

  • Las tareas aún no se han empezado, así que deberían retrasarse totalmente hasta después de la fecha de actualización, si no hay más información. Delayed_task.png