Programación de tareas

Definición de tareas y de la EDT

El paso de definición de tareas tiene como objetivo identificar las tareas o fases necesarias para completar el proyecto.

Si el equipo del proyecto no tiene una declaración de alcance o una EDT claras o no ha definido el alcance adecuadamente, puede ser necesario realizar un par de talleres para reunir los requisitos y desarrollar más el programa del proyecto.

En este momento, aún no se conocen todos los detalles del proyecto.

Características de las tareas:

  • Un solo titular: Todos los miembros del equipo deben saber quién es responsable de cada tarea

  • Ningún resultado intermedio: Una tarea no necesita ninguna otra para ejecutarse

  • Una duración que se puede controlar

La EDT (estructura de desglose del trabajo) es el proceso de subdividir tareas en trozos más pequeños para obtener un esquema del proyecto que, posteriormente, sirve de base para organizarlo.

Normalmente, los jefes de proyecto utilizan este método para simplificar la ejecución del proyecto. En la EDT, las tareas más grandes se descomponen en porciones manejables de trabajo. Estas pueden supervisarse y estimarse fácilmente.

La aplicación de la EDT no se limita a un campo específico. Esta metodología se puede usar en cualquier tipo de gestión de proyectos. El punto de partida para derivar una estructura de desglose del trabajo es identificar los principales entregables del proyecto.

Los jefes del proyecto y los expertos del equipo que participan en él suelen estar a cargo de este importante primer paso. Después de completarlo, los expertos del equipo descomponen las tareas de alto nivel en trozos más pequeños.

Durante este proceso, las tareas se pueden descomponer con distintos niveles de detalle. Una persona puede detallar una tarea de alto nivel en diez tareas secundarias (o subtareas), mientras que otra puede dividir el mismo trabajo en veinte subtareas.

Por lo tanto, no existe una regla exacta para desglosar tareas en la EDT. El nivel de desglose depende del tipo de proyecto y el estilo de gestión utilizado en el mismo.

La eficacia de una estructura de desglose del trabajo puede determinar el éxito de un proyecto. La EDT sienta las bases para todo el trabajo de gestión del proyecto, incluyendo la planificación, la estimación de costos y esfuerzo, la atribución de recursos y la programación.

Por ello, la creación de la EDT es una etapa crítica del proceso de gestión de proyectos.

Nota

Es recomendable terminar un proyecto con una tarea hito, que representa su conclusión.

La primera vez que se introducen manualmente las tareas de un proyecto, todas se sitúan en el nivel más alto. Los botones Subordinar (IndentGrey) y Ascender (OutdentGrey) permiten que los usuarios creen distintos niveles de tareas. La relación entre las tareas de una EDT se conoce como «Primaria-Secundaria». En ella, la tarea primaria actúa como un resumen que recopila todas las tareas secundarias, o de nivel inferior.

La EDT de Sciforma propone hasta 10 niveles que se pueden formatear y codificar. El nivel 0 es el más alto, que representa al proyecto, y el nivel 10 es el más bajo. Los usuarios pueden crear más de 10 niveles para su EDT, pero el código de esquema y el formato de las tablas solo reconocen 10. El auténtico trabajo tiene lugar en las tareas que se encuentran en el nivel más bajo de la EDT. En principio, el nivel 0 de la EDT está reservado para el título del proyecto, que se asigna en el momento de su creación.

Estimación de la duración de las tareas

Después de dividir el proyecto en tareas manejables, el siguiente paso es estimar el tiempo necesario para ejecutar cada tarea. Para determinar la duración de las tareas, solo se deben tener en cuenta las tareas en el nivel más bajo de la EDT: las tareas elementales o secundarias.

Las tareas que están en el nivel más bajo representan el trabajo real de un proyecto y las de los niveles más altos (tareas primarias) resumen dicho trabajo.

Los jefes de proyecto pueden utilizar distintos métodos para identificar la cantidad de tiempo necesaria para cada tarea y calcular la duración. Pueden hacer una derivación utilizando datos históricos, basarse en una simple estimación de la administración o usar un análisis PERT.

La planificación de proyectos no la llevan a cabo máquinas, sino personas. En consecuencia, la estimación de la duración puede variar. El doctor Eliyahu Goldratt ofrece una buena descripción sobre cómo afecta el factor humano a las estimaciones de duración en su metodología CCPM (también conocida como Cadena crítica).

Estimación de tiempos

Cuando un jefe de proyecto pide a un miembro del equipo que estime la duración de una tarea, conviene tener en cuenta el siguiente ejemplo:

Un trabajador piensa en la cantidad de trabajo que tiene que hacer y estima la duración de la tarea en cinco (5) días. Al volver a pensar en la tarea, asume que podría ser más compleja de lo esperado o que podrían surgir problemas, así que aumenta la duración a ocho (8) días. Al final, para estar seguro de que su estimación no es demasiado optimista, le dice al jefe de proyecto que puede ejecutar la tarea en 10 días.

Esto le deja con una duración de 10 días, que incluye un buffer de seguridad de 5 días. Esta duración se considera poco arriesgada, ya que presenta una tarea de 10 días con un buffer para riesgos de 5 días.

Hay que señalar que dejar este tipo de buffers de seguridad a la hora de estimar la duración de una tarea no es un error. Es perfectamente razonable tener en cuenta el contexto del proyecto y todos los factores que intervienen en él. Al fin y al cabo, nadie quiere ser quién ponga en peligro la duración del proyecto.

Síndrome del estudiante

El síndrome del estudiante es un fenómeno que hace que una tarea se inicie lo más tarde posible antes de la fecha límite establecida para la misma. Esto elimina cualquier margen de seguridad potencial y sitúa a la persona bajo presión.

¡No hay que olvidar que la procrastinación y la ley de Murphy van de la mano!

La ley de Murphy se basa en el adagio que dice que «si algo puede salir mal, saldrá mal».

Ley de Parkinson

La ley de Parkinson afirma que «el trabajo se extiende hasta ocupar todo el tiempo disponible para completarlo».

Esto significa que, si se deja una semana para completar una tarea de dos horas, (desde un punto de vista psicológico) la complejidad de la tarea aumentará y se volverá más abrumadora, hasta ocupar toda la semana. Es probable que no haga falta más trabajo o tiempo para completarla, pero el estrés y la tensión de tener que hacerla ralentizarán su avance. Si se asigna el tiempo adecuado a una tarea, se podrá trabajar dentro de una restricción temporal razonable sin que se magnifique su complejidad (haciendo que lleve más tiempo).

Multitarea

Gestionar varios proyectos al mismo tiempo suele ser la regla del mercado.

Todos nos hemos visto en alguna situación que nos obliga a dejar de trabajar en una tarea para ocuparnos de otra que pertenece a un proyecto diferente, porque dicho proyecto tiene mayor prioridad.

Es comprensible tener que ser «multitarea». Los jefes de proyecto tienen que llevar a cabo más de un proyecto a la vez y son responsables por los entregables y las fechas límite.

Los clientes pueden ser internos o externos. Son exigentes. Creen que sus proyectos deben tener la máxima prioridad y quieren ver avances significativos.

Cuando se elimina la necesidad de ser multitarea en favor de una ejecución\finalización secuencial de cada tarea (asignaciones de recursos), la calidad del proyecto aumenta y los recursos son más eficaces y están menos estresados.

Definición de las relaciones entre tareas

El último paso dentro de la planificación de un programa preliminar es la identificación de la secuencia de tareas y las dependencias que existen entre ellas. Las tareas de cualquier proyecto deben realizarse en un orden determinado.

Muchas tareas pueden ejecutarse en paralelo, pero hay otras que no pueden empezar hasta que se hayan completado las actividades que las preceden.

A la hora de establecer relaciones entre tareas, hay que hacerse tres preguntas para cada una de las tareas de la lista:

  1. ¿Qué tareas hay que completar antes de iniciar esta tarea?

  2. ¿Qué tareas hay que empezar antes de iniciar esta tarea?

  3. ¿Qué tareas hay que completar antes de finalizar esta tarea?

Dos definiciones

  • Una tarea predecesora es aquella de la que depende otra; la tarea «desde» la que se hace algo.

  • Una tarea sucesora es aquella que depende de otra; la tarea «para» la que se hace algo.

Las cuatro relaciones entre tareas de Sciforma

Relación entre tareas

Definición/ejemplo

FS_link.png

FIN-INICIO (FI): La tarea sucesora no puede comenzar hasta que se haya finalizado la tarea predecesora.

Por ejemplo: después de hacer un agujero, se pueden plantar árboles.

SS_link.png

INICIO-INICIO (II): La tarea sucesora no puede comenzar hasta que se haya iniciado la tarea predecesora.

Por ejemplo: después de empezar el diseño de un software se puede empezar a crear su código.

FF_link.png

FIN-FIN (FF): La tarea sucesora no se puede completar hasta que se haya finalizado la tarea predecesora.

Por ejemplo: después de finalizar las pruebas, se puede terminar la escritura de la documentación.

SF_link.png

INICIO-FIN (IF): La tarea sucesora no se puede completar hasta que se haya iniciado la tarea predecesora.

Adelanto y retraso

  • Adelanto: Una superposición en la relación que permite que se programe un sucesor antes de lo que admitiría inicialmente su predecesor. El adelanto está representado por un número negativo.

  • Retraso: Una superposición en la relación que permite que un sucesor se programe más tarde de lo que admitiría inicialmente la tarea predecesora. El retraso se representa con un número positivo. Por ejemplo: entre la aplicación de dos capas de pintura, hace falta un retraso de dos días.

Relación entre tareas

Retraso

Adelanto

FIN-INICIO

FS_lag.png
FS_lead.png

INICIO-INICIO

SS_lag.png
SS_lead.png

FIN-FIN

FF_lag.png
FF_lead.png

INICIO-FIN

SF_lag.png
SF_lead.png
Nota

Por defecto, Sciforma utiliza relaciones de Fin-Inicio sin retraso ni adelanto para crear la relación inicial entre dos tareas.

Aviso

Se recomienda encarecidamente crear únicamente relaciones entre tareas secundarias. Las tareas primarias no deberían tener vínculos.

Identificación de la ruta crítica

La ruta crítica constituye la secuencia de tareas que tienen lugar entre el principio y el final de un proyecto. Aunque muchos proyectos tienen una sola ruta crítica, otros pueden tener más de una, en función de la lógica de flujo utilizada.

Si alguna de las tareas de la ruta crítica tiene un retraso, los entregables del proyecto se retrasarán.

La mayor parte del tiempo, cuando se dan estos retrasos, se resecuencia o acelera el proyecto para respetar las fechas límite.

La ruta crítica determina la fecha de conclusión más temprana del proyecto.

No se puede completar un proyecto en menos tiempo de lo que dura la ruta crítica.

Gantt_chart.png

Cuando Sciforma calcula la ruta crítica, aparecen varios colores en el diagrama de Gantt.

  • Las barras rojas representan las tareas críticas.

  • Las barras azules representan las tareas que tienen algún tipo de margen.

Las tareas críticas son aquellas que se encuentran en la ruta crítica del programa. Si se retrasan, se retrasará la conclusión del proyecto.

Se conoce como margen a la cantidad de tiempo que se puede retrasar o extender una tarea sin causar un retraso en la conclusión del proyecto.

El margen total es la cantidad de tiempo que se puede retrasar o extender una tarea no crítica sin causar un retraso en la fecha de conclusión del proyecto (aunque es posible que aparezca un retraso en las tareas sucesoras).

El diagrama de Gantt muestra las tareas con margen total de la siguiente manera: Total_float.png

El margen libre es la cantidad de tiempo que se puede retrasar o extender una tarea sin causar un retraso en la fecha de conclusión del proyecto o en cualquier otra tarea. El margen libre siempre es inferior al margen total.

El diagrama de Gantt muestra las tareas con margen libre de la siguiente manera: Free_float.png

El margen negativo es la cantidad de tiempo que se debe recuperar para respetar la fecha de fin del proyecto o las fechas requeridas integradas en el mismo.

El diagrama de Gantt muestra las tareas con margen negativo de la siguiente manera: Negative_float.png

La ruta crítica se calcula utilizando un análisis PERT (por las siglas en inglés de Técnica de Evaluación y Revisión de Programas). Sciforma no es compatible con el modo PERT, pero propone algo bastante similar, el Diagrama de red.

Network_diagram.png

Diferencias principales entre el diagrama de red y el diagrama de Gantt:

  • La EDT solo se muestra en el diagrama de Gantt.

  • Los diagramas de Gantt son ideales para los proyectos con pocas dependencias.

  • Los diagramas de Gantt muestran la duración de la tarea, ya que presentan un eje de tiempo.

Presentación de las restricciones de fecha

Aunque la secuencia básica de las tareas de un proyecto está determinada por las relaciones que existen entre tareas predecesoras y sucesoras, en ciertas situaciones, las restricciones de un programa pueden derogar esta secuencia.

El campo de tarea Iniciar después del permite que el jefe de proyecto introduzca una fecha antes de la que no se puede iniciar la tarea. De este modo, sea cual sea la fecha de fin programada para sus predecesores, la tarea no puede empezar antes de la fecha indicada en el campo Iniciar después del.

Por ejemplo: El contratista programado para trabajar en una tarea no la puede empezar hasta una fecha determinada, así que la tarea no puede empezar hasta que llegue.

El campo Debe empezar el (o Debe comenzar) permite que el jefe de proyecto especifique la fecha en la que se debe empezar a trabajar en una tarea. Esta fecha deroga cualquier otra restricción de inicio de la tarea, excepto la fecha de inicio real.

Un buen ejemplo sería un taller que tiene muchos participantes y lleva organizándose mucho tiempo. Otros ejemplos serían una formación para la que se ha reservado un tutor, o una pieza de maquinaria que solo está disponible en un determinado momento.

El campo Fecha requerida permite que los jefes de proyecto introduzcan la fecha de conclusión que desean (meta) para una tarea. Cuando la fecha de Fin programado de una tarea o un hito clave se extiende más allá de la fecha requerida, Sciforma muestra un valor de margen negativo.

Introducción de los tipos de programación

Por defecto, las tareas creadas en Sciforma aparecen en el programa con el tipo de «Cuanto antes», que se basa en cómo se definen sus relaciones de dependencia. Esto está estipulado en el campo Tipo de programación.

También existen otros tipos de programación.

La segunda opción disponible es Lo más tarde posible, que permite programar un proyecto lo más cerca posible de la fecha de fin. Este tipo de programación se suele utilizar con tareas que disponen de un margen. Cuando se programan tareas con margen lo más tarde posible, estas se sitúan al final del periodo de margen y no al principio.

Buffer: Una tarea puede designarse como buffer. Normalmente, los proyectos tienen una o varias tareas buffer situadas de forma estratégica. Todas estas tareas preceden a otras que necesitan protección o a algún hito crítico, como la fecha de fin programada del proyecto. Las tareas que irían normalmente delante de las tareas hito se configuran como predecesoras de las tareas buffer. Después, se ajusta manualmente el tamaño de la tarea buffer.

Las tareas con un tipo de programación de Despliegue se basan en la fecha de inicio de la tarea predecesora y la de fin de la sucesora. Las tareas de despliegue «se extienden» entre la fecha de inicio de la tarea predecesora y la fecha de fin de la sucesora y su duración se calcula como el intervalo de tiempo entre ambas. La duración de una tarea de despliegue cambia si se modifica la fecha de inicio o de fin de las tareas relacionadas con ella. Para que una tarea de despliegue se desarrolle como estaba previsto, solo puede tener una predecesora y una sucesora. Un buen ejemplo de tarea de despliegue sería una tarea que se extiende durante toda la duración de un proyecto, como la gestión del proyecto. Si no se asigna una tarea predecesora o sucesora a una tarea de despliegue, la duración del despliegue quedará determinada por las fechas de inicio y de fin de su tarea primaria.

Nota

Los tipos de programación con buffers de alimentación y del proyecto se usan al utilizar la metodología de Cadena crítica.