Un asunto es un evento que puede impactar al proyecto. Puede tratarse de problemas con empleados o proveedores, fallos técnicos, faltas de material, etc. Estos eventos abordan obstáculos que pueden entorpecer el éxito del proyecto o impedir que el equipo alcance sus metas. Pueden ser el resultado de factores como situaciones que se deben investigar y responsabilidades emergentes o no anticipadas. Aunque suelen identificarse y crearse gracias a un punto de vista exterior (un cliente o un miembro del equipo), es responsabilidad del jefe de proyecto gestionarlos y seguirlos de forma eficaz y regular, para mantener la estabilidad y la eficacia del proyecto durante todo su ciclo de vida.
A veces, asuntos y riesgos se usan de forma intercambiable y se consideran prácticamente idénticos. Sin embargo, no son lo mismo. Tienen una diferencia fundamental.
Según PMBOK, un riesgo se puede definir como un evento o una condición incierta que, de producirse, tiene un efecto positivo o negativo en uno o más de los objetivos del proyecto. Mientras que un asunto puede definirse como un evento o una condición que ya se ha producido y ha afectado o afecta actualmente a los objetivos del proyecto.
Ejemplos de asuntos:
Problemas con empleados o proveedores
Fallos técnicos o de diseño
Escasez de recursos o retrasos
Resistencia al cambio
Retiro de apoyo de un patrocinador
Gestionar un asunto es una forma de crisis. El nivel de gravedad puede variar.
Un problema grave: puede impedir el avance o el cumplimiento correcto del proyecto y precisa atención inmediata.
Una preocupación: no es un problema grave, pero debe tenerse en cuenta, porque puede convertirse en algo que precise atención.
Una situación: es otro asunto que puede ser una preocupación o un problema grave pero se desarrolla de forma circunstancial.
El proceso de gestión de asuntos es muy similar al proceso de gestión de riesgos.
Identificación del asunto – La identificación de asuntos es el proceso mediante el que se identifican los problemas. De hecho, las acciones pueden tener varias fuentes; por ejemplo, una pregunta interna que llega por correo o una reunión de proyecto habitual. En cuanto se identifica un asunto, hay que registrarlo.
Identificación del titular – Después de que se haya identificado el asunto, hay que asignarle un titular que estará a cargo de resolver y/o informar sobre el asunto.
Análisis del asunto – Los asuntos deberían analizarse para poder determinar su urgencia y gravedad. Un asunto con gran impacto pero poco urgente debe tratarse, pero el equipo del proyecto tiene tiempo para planear cómo gestionarlo; por su parte, un asunto urgente y con un impacto alto debe tratarse inmediatamente o perjudicará al proyecto de forma grave y rápida.
Evaluación del asunto – Si surgen varios asuntos de forma simultánea, se deben comparar y priorizar.
Definición de pasos de acción – Representa el momento en que los titulares de los asuntos los resuelven.
Control y revisión – De forma periódica, el jefe de proyecto revisa y actualiza todos los asuntos para ver si se han resuelto y se pueden cerrar o si el impacto y la urgencia del asunto han cambiado.
Los asuntos pueden tener una de las siguientes relaciones:
Transformada en | Esta relación tiene lugar cuando el asunto alcanza el estado «Cerrado». A partir de ahí, el asunto puede transformarse en otro objeto, permitiendo que el usuario siga controlando su evolución. Los asuntos pueden transformarse en tareas (1-1). | |
Adjunta a | El asunto puede adjuntarse a otro objeto, permitiendo que el usuario asocie algunos o todos los elementos que comparten. Esta conexión puede crearse y eliminarse sin ninguna consecuencia. Las acciones (1-N), los adjuntos (1-N) y los elementos del backlog (N-N) pueden adjuntarse a los asuntos. | |
Duplicar y Adjuntar a | Esta relación se crea cuando el asunto alcanza el estado «Duplicado». A partir de ahí, el asunto puede tener una relación de primario-secundario con otro asunto. Un asunto puede adjuntarse a otro asunto (N-N) cuando se «conectan». |