El objetivo de la función Notas es mejorar la colaboración de los usuarios, permitiendo que se comuniquen entre ellos. Está presente en varias funciones de Sciforma, como Solicitudes de recursos, Paquetes de trabajo o Ideas. La ventaja de esta herramienta de comunicación (en comparación con los correos electrónicos) es que centraliza la información y hace que sea más fácil encontrarla.
El botón Notas indica si existen notas nuevas o no.
 | Icono azul con un punto rojo | Hay una nota nueva. |
 | Icono azul | Hay al menos una nota (ya leída). |
 | Icono gris | No hay ninguna nota. |
Cualquier usuario que tenga al menos una ficha podrá escribir una nota, siempre y cuando tenga acceso de lectura al objeto correspondiente.
El sistema hace un seguimiento de las notas e indica si se ha creado alguna desde la última vez que un usuario con permisos de escritura hizo clic en el botón Notas.
Todas las notas incluyen su autor, su fecha y su estado (leída o no leída). Cuando el usuario conectado es el autor de una nota, el botón Más (
) le permite acceder a los siguientes comandos:
Editar: Abre la ventana emergente Editar nota, en la que el usuario puede modificar la nota.
Eliminar: Permite que el usuario elimine la nota correspondiente.
Las opciones «Editar» y «Eliminar» solo están disponibles si el administrador ha activado los ajustes correspondientes en el espacio de trabajo Configuración del sistema, carpeta Configuración general, pestaña Opciones generales.
Por defecto, las notas se mantienen como no leídas hasta que un usuario conectado con permisos de escritura hace clic en ellas. El estado de las notas es personal y depende de cada usuario. Las notas se pueden marcar como leídas (o no leídas) fácilmente, ya sea de forma individual, haciendo clic en el icono de estado que aparece en la esquina inferior derecha de su línea, o de forma conjunta, haciendo clic en el comando Marcar todo como leído, que aparece debajo del botón Enviar.
En los sistemas de Sciforma que usan la función de Solicitudes y compromisos, el cuadro de diálogo Notas también presenta un historial. Entre las notas enviadas, también se pueden encontrar datos con información sobre cambios de estado.
Las entradas del historial presentan la siguiente información:
Nombre del usuario que ha realizado la acción
La acción realizada (cambio de estado)
La fecha en la que se ha realizado la acción
El registro de los mensajes del historial sigue un código de colores que depende de la acción; concretamente, depende del estado de la solicitud resultante. Por ejemplo, la leyenda de colores de las solicitudes es la siguiente:
Mensaje rojo: JP En curso o JP En revisión
Mensaje azul: JP Enviado
Mensaje naranja: RR En curso
Mensaje verde: RR Enviado
Mensaje gris: JP Aceptado, JP Rechazado o RR Rechazado
Cuando se envían muchas notas, puede ser difícil encontrar la que contiene la información que busca el usuario. La función Filtros permite encontrar una nota concreta.
En el cuadro de diálogo Notas, hay que activar el interruptor Filtros, que se encuentra en la esquina superior derecha.
En la sección filtros se puede introducir un intervalo temporal (gracias a los campos «De» y «A») y una palabra clave.
Luego, hay que pulsar la tecla «Entrar» para validar la información introducida. Las notas se filtran en consecuencia.
El usuario puede hacer clic en la etiqueta Eliminar filtros para vaciar los campos de filtrado.
Cuantas más notas hay, más difícil le resulta al usuario seguir las que se han leído o no.
El usuario debe hacer clic en la etiqueta Marcar como leído que aparece en el cuadro que contiene el texto de la nota. Al hacerlo, esta etiqueta se remplaza por la etiqueta verde Marcar como no leído, que indica al usuario conectado que la nota se ha leído.
Hacer clic en el comando Marcar todo como leído permite que el usuario marque todas las notas como leídas.
El usuario debe hacer clic en la etiqueta verde Marcar como no leído que aparece en el cuadro que contiene el texto de la nota. Al hacerlo, esta etiqueta se remplaza por la etiqueta Marcar como leído, que indica al usuario conectado que la nota aún no se ha leído.
Hacer clic en el comando Marcar todo como no leído permite que el usuario marque todas las notas como no leídas.