Para gestionar un programa, el jefe de proyecto debe saber cómo avanza el trabajo en comparación con el programa maestro y hacer los cambios necesarios para que el proyecto no se retrase.
El seguimiento del desempeño del programa incluye la medición del trabajo que se lleva a cabo y su comparación con el trabajo esperado para una determinada cantidad de recursos. La creación de informes de avance periódicos permite que el equipo de gestión del proyecto recopile datos sobre el desempeño real del proyecto, los compare con las expectativas y tome las decisiones y medidas de corrección necesarias. Para medir el desempeño del programa de forma precisa, hay que hacer planes para determinar la unidad de medida y el proceso de seguimiento en las primeras etapas del proyecto.
Para determinar el porcentaje completado de un proyecto, el jefe de proyecto debe decidir qué se va a medir: Tiempo, Esfuerzo, Costos, etc.
Seguimiento del programa
Esto constituye la hoja de ruta del proyecto. Este seguimiento puede realizarse de muchas maneras: con reuniones periódicas sobre el estado del proyecto, evaluando los resultados de las revisiones, determinando si los hitos se alcanzan en las fechas previstas, comparando las fechas de inicio reales con las fechas de inicio planeadas, etc.
Seguimiento del esfuerzo
Hacer el seguimiento del esfuerzo real permite saber la cantidad de esfuerzo que se ha dedicado realmente a las porciones completadas de las tareas y cuáles son los esfuerzos restantes planificados para las porciones restantes de las mismas.
Seguimiento del valor ganado
El valor ganado es el presupuesto aprobado para el trabajo que ya se ha completado en una fecha específica. También se conoce como CPTR (Costo presupuestado del trabajo realizado).
Hay que recordar que lo más importante no es el tipo de seguimiento que se hace, sino la precisión de los valores utilizados.
Independientemente del método utilizado para preparar y ver el diagrama de Gantt, la evaluación de avance consiste en asegurarse de que todas las tareas (o partes de tareas) que se encuentran a la izquierda del cursor de la fecha se han completado. Esto permite destacar todas las tareas que llevan retraso. Las barras de Gantt se pueden usar para planear el avance. Para eso, se puede añadir un cursor de fecha, que es una línea vertical que se sitúa en la fecha de revisión del diagrama de Gantt.
En Sciforma, la fecha de revisión se llama fecha de actualización (o fecha actu.).
El usuario puede utilizar una fecha de base distinta de «hoy» para calcular el plan. Por ejemplo, puede venirle mejor basar los cálculos en el próximo lunes o pasado mañana. No se suele utilizar una fecha de base situada en el futuro lejano, ya que pueden suceder muchas cosas entre ahora y ese momento.
La fecha de actualización no es lo mismo que la fecha de progreso, que es la fecha a la que se tiene que haber completado una tarea.
Cuando se gestiona un proyecto, comparar el esfuerzo realizado con el esfuerzo planificado puede ayudar a determinar:
Si las personas implicadas están expandiendo o reduciendo el alcance de la tarea de forma incorrecta
Si las personas implicadas están más o menos cualificadas de lo que se había previsto
Si las personas implicadas encuentran dificultades inesperadas para realizar su trabajo
Si existe el riesgo de que se use todo el esfuerzo atribuido antes de que termine el proyecto
Para controlar el esfuerzo de trabajo, se debe recopilar el esfuerzo real invertido en cada tarea.
Lo primero que hay que hacer es analizar cómo se ha invertido el esfuerzo de trabajo. Para evaluar el esfuerzo de trabajo invertido en un proyecto, el usuario debe comparar la inversión real con la que se había planeado.
Obtendrá o podrá derivar la siguiente información:
La cantidad de horas que cada miembro del equipo ha dedicado a cada tarea.
La cantidad de horas de las que aún dispone cada miembro del equipo para dedicar a cada tarea
La diferencia entre la cantidad de horas indicada en el plan y la cantidad de horas que cada miembro del equipo ha dedicado a cada tarea
Para recopilar información sobre el esfuerzo de trabajo, los miembros del equipo deben compartir sus datos o completar hojas de tiempos.
Para aumentar la precisión de los datos recopilados sobre el esfuerzo de trabajo, hay que hacer lo siguiente:
Explicar al equipo del proyecto que la información sobre el esfuerzo de trabajo dedicado al proyecto sirve para determinar si hay que hacer cambios a ciertos aspectos del plan.
Alentar al personal a que registren las horas reales trabajadas en lugar de hacer que sus horas totales equivalgan a cuarenta por semana.
Incluir categorías para el tiempo invertido en tareas ajenas al proyecto (como «no atribuido», «sobrecarga administrativa», «formación», etc.).
Alentar al personal a que rellene sus hojas de tiempos.
Recopilar los datos semanalmente, si es posible.
No pedir al personal que envíe sus hojas de tiempos antes del final del periodo.
Para tratar el seguimiento de un programa, Sciforma utiliza los siguientes términos:
Campos | Definición |
---|---|
Esfuerzo real | El esfuerzo real es la cantidad de horas dedicadas realmente a completar una porción de una tarea. |
Esfuerzo restante | El esfuerzo restante es la cantidad de horas que se aún se deben completar en la tarea. |
Esfuerzo total | Esfuerzo total = Esfuerzo real + Esfuerzo restante |
El administrador puede definir las opciones de seguimiento relacionadas con el algoritmo en el Diseñador, dentro del modo Opciones de asignación. Los jefes de proyecto no pueden modificarlas.
Se han introducido treinta y dos (32) horas de esfuerzo real, mientras que se habían planeado cuarenta (40) horas para la primera semana. Hay una diferencia de ocho (8) horas.
¿Cómo puede analizar esto el jefe de proyecto?
Quizás el recurso ha trabajo con más eficacia de lo previsto. En ese caso, no es necesario reprogramar las ocho (8) horas de diferencia. Esto significa que el esfuerzo restante se mantiene, pero se modifica el esfuerzo total.
El recurso puede tener restricciones externas, en cuyo caso las ocho (8) horas de diferencia deben reprogramarse más tarde. Esto significa que el esfuerzo total se mantiene, pero se modifica el esfuerzo restante.
A menudo, es más importante que el jefe de proyecto conozca la cantidad de esfuerzo restante en lugar de saber cuál es el esfuerzo real.
OPCIÓN 1: MANTENER EL ESFUERZO RESTANTE
El esfuerzo restante no cambia y el esfuerzo total debe recalcularse utilizando la siguiente ecuación: Esfuerzo total = Esfuerzo real + Esfuerzo restante.
El jefe de proyecto no necesita tomar medidas.
Esto significa que el esfuerzo total se recalcula y el esfuerzo restante permanece intacto, independientemente del tipo de distribución de la asignación.
En nuestro ejemplo, el nuevo esfuerzo total sería de 72 horas (32 horas de esfuerzo real + 40 horas de esfuerzo restante).
Para poder usar este algoritmo, el administrador tiene que desactivar la opción «Ajustar las unidades restantes para conservar el total», que se encuentra en el Diseñador, dentro del modo Opciones de asignación.
Si un miembro del equipo ha revisado el Esfuerzo restante de una tarea en su hoja de tiempos, el ritmo de asignación o la duración de la tarea se actualizarán en función del tipo de distribución.
OPCIÓN 2: MANTENER EL ESFUERZO TOTAL
Esta opción obliga a recalcular el esfuerzo restante.
El esfuerzo total no cambia y el esfuerzo restante debe recalcularse.
El ajuste del esfuerzo restante no se diferencia de la planificación. Se usa el mismo algoritmo.
La manera de programar el esfuerzo restante dependerá del tipo de distribución de la asignación.
Si el tipo de distribución es Esfuerzo fijo o Esfuerzo-ritmo fijos, se recalculará el ritmo y se mantendrá la duración.
Si el tipo de distribución es Duración fija o Duración-esfuerzo fijos, se recalculará el ritmo y se mantendrá la duración.
Si el tipo de distribución es Ritmo fijo o Ritmo-esfuerzo fijos, se recalculará la duración y se mantendrá el ritmo.
Para poder usar este algoritmo, el administrador tiene que activar la opción «Ajustar las unidades restantes para conservar el total», que se encuentra en el Diseñador, dentro del modo Opciones de asignación.