Programación de recursos

Una vez que se han identificado y esquematizado las tareas, se debe centrar la atención en cómo implementarlas. Para ello hay que identificar los recursos necesarios para completar cada tarea y atribuirlos a las tareas correspondientes. Los recursos de un proyecto pueden definirse como el personal o el material requeridos para llevar a cabo las tareas necesarias para completar un proyecto. Para identificar y asignar recursos a las tareas del proyecto hay que seguir dos pasos:

  • Identificar el tipo específico o la «calidad» del recurso necesario.

  • Determinar la cantidad necesaria par completar una tarea en el tiempo que le ha sido atribuido.

Definición de recursos

En Sciforma, a los recursos personales y materiales se les asignan distintos nombres:

  • Los recursos son recursos humanos. Hay dos categorías: perfiles genéricos y recursos nominativos.

  • Los medios son recursos no humanos: materiales, maquinaria, etc.

Los perfiles genéricos tienen las siguientes propiedades: una Organización (opcional), una Ocupación (opcional), unas Habilidades (opcionales) y un Nombre.

Los recursos nominativos tienen las siguientes propiedades: una Organización (obligatoria), una Ocupación (opcional), unas Habilidades (opcionales), así como un Nombre propio, un Apellido, un Identificador, un Calendario, una Disponibilidad y un Ritmo predeterminado.

Los medios tienen las siguientes propiedades: una Organización (obligatoria), una Categoría (opcional) y una Unidad (obligatoria).

A la hora de planificar un proyecto, los jefes de proyecto pueden atribuirle recursos en dos etapas:

  1. Creación de asignaciones genéricas: Los jefes de proyecto conocen las ocupaciones y habilidades que necesitan para sus proyectos, pero no asignan recursos individuales, pues ese es el papel del responsable de recursos. Los jefes de proyecto deben estimar el esfuerzo total de todas las tareas del proyecto, mientras que los responsables de recursos deben definir las prioridades del equipo.

  2. Creación de asignaciones nominativas: Tras negociar la selección de recursos, los jefes de proyecto pueden completar una asignación genérica con un recurso nominativo.

¿Cómo beneficia la programación de recursos a un proyecto?

Cuando se programan los recursos, su disponibilidad se vuelve más clara y es más fácil evitar que se incumplan las tareas. La programación de recursos determina la cantidad de recursos necesarios para completar un proyecto.

Crear un programa para los recursos también ayuda a que el jefe de proyecto controle los costos. Si el responsable de un proyecto tiene un presupuesto limitado para cada fase, un programa completo de los recursos hará que le resulte más fácil ver las oportunidades para recortar costos. Si reducir costos no es una opción, puede que sea necesario mover ciertas tareas de una fase del proyecto a la siguiente para mantener los gastos bajo control.

Conceptos clave de la programación de recursos

En la mayoría de los casos, la duración de una tarea (el tiempo transcurrido) y los recursos asignados a ella son interdependientes. Los jefes de proyecto pueden hacer predicciones sobre la duración de una tarea en función de lo que saben sobre ella y los recursos que se le van a asignar. Esto incluye, como mínimo, el nivel de habilidad de los recursos, su disponibilidad, el esfuerzo necesario para completar la tarea y cómo responde la tarea a la asignación de nuevos recursos.

Esfuerzo total frente a tiempo transcurrido

En un entorno ideal, una tarea que requiere ocho (8) horas de trabajo de un recurso para completarse tardaría un (1) día (8 horas) en completarse. Sin embargo, para estimar duraciones, solemos distinguir entre tiempo transcurrido y tiempo de esfuerzo. El tiempo transcurrido es la cantidad real de tiempo entre el inicio y el final de una tarea. El tiempo de esfuerzo es la cantidad de tiempo que pasa realmente un recurso trabajando en la tarea. Debido a las interrupciones externas, para completar una tarea que necesite 8 horas de esfuerzo puede hacer falta que transcurra un día y medio (1 ½ días de tiempo transcurrido). La relación entre el tiempo transcurrido y el tiempo de esfuerzo depende de la naturaleza de la tarea, el número de recursos disponibles para trabajar en ella y los factores externos que afectan al desempeño. Para estimar el tiempo de esfuerzo, hay que considerar la complejidad de la tarea pero también la experiencia de los recursos. Los jefes de proyecto también deben tener en cuenta que un recurso no mantendrá una eficacia óptima o puede no estar disponible ocho horas al día. Para estimar el tiempo transcurrido de una tarea, se debe considerar el tiempo de esfuerzo de todos los recursos asignados a ella. También se debe considerar la cantidad de tiempo que cada recurso puede dedicar a la tarea diariamente.

Effort_vs_Duration.png

El esfuerzo total es la cantidad de esfuerzo que un recurso debe dedicar a una tarea y suele medirse en unidades como horas. El trabajo total de una tarea es la suma de todas las unidades de esfuerzo total, independientemente de cuántos recursos se hayan asignado a la tarea.

El tiempo transcurrido es la cantidad de tiempo que tarda en completarse una tarea; suele medirse en días laborables o de calendario.

Tareas basadas en esfuerzo frente a tareas basadas en tiempo

Los puntos críticos de la relación entre el uso del tiempo y el uso de los recursos son:

  • La limitación temporal: El proyecto debe terminarse en una fecha determinada, usando la menor cantidad posible de recursos. Sin embargo, el factor crítico es el tiempo, no el uso de los recursos.

  • La limitación de recursos: El proyecto debe terminarse lo antes posible, sin exceder un cierto nivel de uso de recursos o una limitación general de recursos.

Los problemas de atribución de recursos surgen cuando todas las variables (tiempo, costo y alcance) son fijas y el sistema esta «sobredeterminado». En este caso, los jefes de proyecto pierden cualquier flexibilidad para realizar las concesiones necesarias para completar sus proyectos de forma satisfactoria.

Las tareas basadas en esfuerzo tienen fechas de inicio definidas. Sus fechas de fin se establecen en función de la cantidad de gente asignada a ellas y sus ritmos de trabajo. Esto significa que cuantas más personas se dediquen a la tarea, antes se entregará (dependiendo del esfuerzo que cada individuo sea capaz de dedicarle, claro).

Lo primero que hay que hacer en una programación basada en esfuerzo es identificar si las tareas que nos ocupan están determinadas por el esfuerzo. Al fin y al cabo, cualquier proyecto tiene tareas que no dependen del esfuerzo que se les atribuye. Por ejemplo, en una mudanza, la preparación de las cajas y su carga en el camión dependen del esfuerzo, pero la conducción del camión no. Independientemente de la cantidad de gente que se ocupe de la conducción, el camión solo se puede mover a cierta velocidad.

Una buena forma de identificar si una tarea se basa en el esfuerzo es preguntarse lo siguiente: «Si una persona puede completar esta tarea en x días, ¿pueden dos personas completarla en (½)x días y tres personas en (⅓)x días?». Por ejemplo, si una persona puede pintar una habitación en 12 horas, dos podrán hacerlo en seis y tres en cuatro. Este es un buen ejemplo de tarea basada en esfuerzo.

Cuando se programa una tarea de esta manera hay que recordar que no se tiene en cuenta la existencia de individuos más o menos eficaces que otros. Por eso, hay que considerar cómo se asignan y programan las tareas. Por ejemplo, si se sabe que Tomás tiene el doble de ritmo de trabajo que Pablo, hay que tenerlo en cuenta y hacer los ajustes necesarios.

Las tareas basadas en tiempo tienen tanto la fecha de inicio como la de fin definidas; su duración es fija. Esto significa que, independientemente de la cantidad de personas asignadas a la tarea y el esfuerzo que puedan dedicarle, su duración es siempre la misma. El esfuerzo queda determinado por el número de personas asignadas a la tarea y el trabajo que pueden invertir en ella.

Cuando se calcula la fecha final de una tarea en función de su duración, la tarea no debe llevar más tiempo del que se prevé inicialmente, independientemente de la cantidad de gente que trabaje en ella.

Por ejemplo, una reunión de equipo tiene una duración fija de una hora independientemente del número de recursos que asistan a ella. La cantidad de trabajo fluctúa en función del número de asistentes.

Tipos de distribución

El tipo de distribución rige cómo se distribuyen los recursos a lo largo de la tarea. La siguiente ecuación se usa para relacionar la duración, el ritmo y el esfuerzo total de una asignación de recursos:

DURACIÓN x RITMO = ESFUERZO TOTAL.

Nota

La ecuación tiene tres variables. Para que Sciforma pueda utilizarla, el usuario debe definir una de ellas (duración, ritmo o esfuerzo total).

Esta fórmula funcionará únicamente si:

  • Se puede distribuir el trabajo entre varios recursos.

  • No hay dependencias entre los recursos.

  • Se considera que todos los recursos tienen la misma productividad.

Ritmo fijo, Esfuerzo fijo y Duración fija

Estos tres tipos de distribución priorizan las tres variables de la ecuación de la siguiente manera:

Priority.png

El tipo de distribución de Ritmo fijo mantiene un ritmo constante independientemente de los cambios que sufra la duración de la tarea. Cuando la duración de la tarea cambia, el esfuerzo total se ajusta automáticamente, para mantener el ritmo. Si el usuario ajusta manualmente el ritmo de la asignación, Sciforma ajustará el esfuerzo total pero mantendrá constante la duración.

El tipo de distribución de Esfuerzo fijo mantiene el esfuerzo total constante independientemente de los cambios que sufra la duración de la tarea. Cuando la duración cambia, se recalcula el ritmo. Si la duración de la tarea aumenta, su ritmo se reduce. Si la duración de la tarea disminuye, su ritmo aumenta. En cualquier caso, el esfuerzo total se mantiene constante.

Si el usuario modifica el esfuerzo total de una asignación con tipo de distribución de Esfuerzo fijo, Sciforma cambia el ritmo pero mantiene la duración constante.

El tipo de distribución de Duración fija mantiene la duración de tarea constante y varía el ritmo para ajustarse a las necesidades de la asignación. Independientemente de cómo cambie el ritmo, la duración se mantiene intacta. El esfuerzo total se calcula multiplicando la duración de la tarea por su ritmo. Si la duración se prolonga, se consumen más recursos. Si la duración se acorta, se consumen menos recursos.

La siguiente tabla indica el parámetro que recalcula Sciforma cuando el usuario cambia uno de los parámetros (detallados en las líneas) en función del tipo de distribución (detallado en las columnas).

Ritmo fijo

Esfuerzo fijo

Duración fija

Ritmo

Esfuerzo *

Duración

Esfuerzo

Esfuerzo

Duración

Ritmo *

Ritmo

Duración

Esfuerzo

Ritmo

Esfuerzo *

Las celdas con el asterisco muestran las variables que calcula Sciforma siguiendo la prioridad establecida por la ecuación Duración x Ritmo = Esfuerzo total. Esas celdas corresponden con el resultado del cambio en la variable que se ha recalculado.

Duración-esfuerzo fijos, Ritmo-esfuerzo fijos, Esfuerzo-ritmo fijos

Si el usuario no quiere que la duración sea la prioridad más alta, puede utilizar otros tipos de distribución: Ritmo-esfuerzo fijos, Esfuerzo-ritmo fijos y Duración-esfuerzo fijos.

Sciforma sigue utilizando la misma ecuación para estos tres tipos de distribución, pero no tiene en cuenta la prioridad de las variables.

No_priority.png

Las prioridades se definen tal y como indica la siguiente tabla:

Prioridad más alta

Prioridad media

Prioridad más baja

Duración-esfuerzo fijos

Duración

Esfuerzo

Ritmo

Ritmo-esfuerzo fijos

Ritmo

Esfuerzo

Duración

Esfuerzo-ritmo fijos

Esfuerzo

Ritmo

Duración

El tipo de distribución de Duración-esfuerzo fijos funciona igual que el de Duración fija cuando se hacen cambios al ritmo. Primero mantiene la duración constante y después el esfuerzo total fijo. Sin embargo, esta opción también mantiene el esfuerzo total fijo y cambia el ritmo si se hacen cambios a la duración (mientras que si los jefes de proyecto hubieran elegido una distribución de Duración fija, los cambios a la duración habrían mantenido el ritmo y cambiado el esfuerzo total).

El tipo de distribución de Ritmo-esfuerzo fijos funciona igual que el de Ritmo fijo cuando se hacen cambios a la duración. Primero mantiene un ritmo constante y después mantiene el esfuerzo total fijo. Sin embargo, esta opción también mantiene el esfuerzo total fijo y cambia la duración si se hacen cambios al ritmo (mientras que si los jefes de proyecto hubieran elegido una distribución de Ritmo fijo, los cambios al ritmo habrían mantenido la duración y cambiado el esfuerzo total).

El tipo de distribución de Esfuerzo-ritmo fijos funciona igual que el de Esfuerzo fijo cuando se hacen cambios a la duración. Primero mantiene el esfuerzo total constante y después mantiene un ritmo fijo. Sin embargo, esta opción también mantiene el ritmo fijo y cambia la duración si se hacen cambios al esfuerzo total (mientras que si los jefes de proyecto hubieran elegido una distribución de Esfuerzo fijo, los cambios al esfuerzo total habrían mantenido la duración y cambiado el ritmo).

La siguiente tabla indica el parámetro que recalcula Sciforma cuando el usuario cambia uno de los parámetros (detallados en las líneas) en función del tipo de distribución (detallado en las columnas).

Ritmo-esfuerzo fijos

Esfuerzo-ritmo fijos

Duración-esfuerzo fijos

Ritmo

Duración

Duración

Esfuerzo

Esfuerzo

Duración

Duración

Ritmo

Duración

Esfuerzo

Ritmo

Ritmo

Recomendaciones

  • Aunque técnicamente es posible hacer lo contrario, recomendamos elegir siempre un tipo de distribución para un tipo de proyecto y conservarlo (excepto para las tareas de despliegue).

  • Las tareas de despliegue siempre deberían tener un tipo de distribución de Ritmo fijo.

  • Durante la fase de programación del plan, siempre se deben asignar recursos con un tipo de distribución uniforme. El usuario no debe molestarse en asignar un tipo de distribución no uniforme: ¡es una pérdida de tiempo!

Aviso

La creación de una planificación uniforme no significa que el seguimiento también vaya a ser uniforme.