Presupuesto del proyecto

Todos los proyectos tienen costes. Cuanto más grande y complejo es un proyecto, más cuesta llevarlo a cabo; tanto en términos de tiempo como de dinero. Puesto que no existe ninguna empresa que tenga recursos ilimitados, cada proyecto debe tener un presupuesto de proyecto.

El presupuesto del proyecto son los costos totales proyectados necesarios para completar un proyecto en un determinado periodo temporal.

El objetivo de la gestión de presupuestos es asegurarse que los costos del proyecto se mantienen dentro de los objetivos presupuestarios y las fechas de entrega aprobadas para el proyecto.

La presencia de un plan presupuestario para un proyecto es importante por tres razones:

  • Es esencial para asegurar los fondos del proyecto.

  • Mejora la base de control de costos del proyecto.

  • Tiene un efecto directo en la viabilidad financiera de la empresa.

La herramienta principal para gestionar presupuestos y conciliar costos en Sciforma son los centros de costo.

Los centros de costo permiten definir el presupuesto de la empresa. A continuación, este presupuesto se desglosa y ordena jerárquicamente en centros de costo, que permiten que los usuarios distribuyan el presupuesto por el sistema, tanto al nivel de la cartera como del proyecto.

Los centros de costo pueden presentar un presupuesto en términos monetarios (costo) o de esfuerzo.

Configuración

El administrador debe establecer el tipo de presupuesto (costo y/o esfuerzo) en el espacio de trabajo Configuración del sistema, dentro de la carpeta Configuración Finanzas/Presup..

Los centros de costo pueden tener dos estados actuales: «Activo» e «Inactivo». Los usuarios no pueden abrir los centros de costo que están inactivos. Sin embargo, cuando un centro de costo se vuelve inactivo después de haber sido atribuido a un proyecto, se gestiona igual que si su estado fuese activo.

Definición de presupuesto del proyecto

El jefe de proyecto es el encargado de estimar el presupuesto necesario para completar las tareas del proyecto. El jefe de proyecto debe atribuir todos los costos a las tareas de proyecto y todos los aspectos del proyecto, incluyendo el costo de los recursos internos y externos, el equipamiento, los viajes y los suministros debe incorporarse.

Sciforma permite definir el presupuesto del proyecto usando tres enfoques distintos:

Enfoque de abajo hacia arriba (o ascendente)

Para el enfoque de abajo hacia arriba hay que estimar las tareas individuales y el costo de cada aportación y los suma para obtener el costo total del proyecto. Una EDT (estructura de desglose del trabajo) detallada es indispensable para determinar todas las tareas del proyecto y definir todos los recursos necesarios, como personal, equipamiento y materiales.

La estimación de abajo hacia arriba es una de las formas más seguras de preparar un presupuesto de proyecto, pero puede llevar mucho tiempo.

Enfoque de arriba hacia abajo (descendente)

El enfoque de arriba hacia abajo permite realizar una estimación presupuestaria del proyecto cuando se conoce el presupuesto total del proyecto y hay que saber los costos de cada tarea individual. En este escenario, el proyecto determina el número de tareas o gastos que puede producir el proyecto con un determinado presupuesto. A continuación, un presupuesto fijo se desglosa usando la EDT (estructura de desglose del trabajo) para determinar el número o la cantidad de tareas que se pueden completar dentro de dicho presupuesto.

Enfoque de proyección

Este enfoque utiliza valores estandarizados para definir los costos de una tarea eligiendo un pivote.

Nota

Para obtener más información, véase el tema Proyección

Ejecución del presupuesto del proyecto

Una vez que el presupuesto de un proyecto se ha revisado y aprobado, el siguiente paso es crear una línea base de presupuesto.

La línea base es un presupuesto periódico que los jefes de proyecto pueden utilizar para medir y controlar el desempeño del presupuesto.

La línea base del presupuesto sirve para controlar el presupuesto mediante un cálculo del valor ganado, para decidir cómo rinde el proyecto en función de su avance.

Control del presupuesto del proyecto

El control del presupuesto es la actividad que muestra si los gastos del proyecto se ajustan al plan presupuestario. Ayuda a identificar las anomalías y a desarrollar acciones correctivas.

Esto se hace mediante el Análisis de valor ganado.

El análisis de valor ganado (o EVA por sus siglas en inglés) es un método que permite que los jefes de proyecto midan la cantidad de trabajo que se ha llevado a cabo en realidad en un proyecto, más allá de la revisión de costos y cambios en el programa.

S_Curve.png

Este análisis permite examinar:

Presupuesto y costos relacionados con contratos

Todos sabemos que, en el contexto de la gestión de negocios, la misma empresa puede tener gran cantidad de proyectos interrelacionados. Los proyectos interrelacionados pueden tener un objetivo común y también pueden compartir aspectos financieros como un presupuesto.

En Sciforma, el presupuesto de un proyecto se puede gestionar mediante contratos (solo para las conexiones jerárquicas).

Un contrato representa los términos del acuerdo establecido entre el responsable de un objeto fuente y el responsable de los objetos conectados con él (objetos meta), en lo que respecta al marco temporal, el presupuesto y los entregables.

Así, los usuarios pueden transferir parte del presupuesto del objeto fuente a subproyectos y paquetes de trabajo. A la hora de definir un presupuesto transferido, solo los centros de costo que se han definido al nivel del objeto fuente están disponibles.

Cuando el presupuesto del proyecto está relacionado con un contrato, se calcula de la siguiente manera:

Presupuesto total = Presupuesto directo + Presupuesto indirecto – Presupuesto transferido

donde:

  • Presupuesto directo: La suma del presupuesto distribuido en el tiempo asociado a los centros de costo

  • Presupuesto indirecto: La suma del presupuesto distribuido en el tiempo que viene de los contratos con otros programas/productos (cada elemento se identifica con el programa/producto que propone el presupuesto)

  • Presupuesto transferido: La suma del presupuesto distribuido en el tiempo que se delega a otros proyectos a través de contratos (cada elemento se identifica con un centro de costo o un programa/producto en función del presupuesto que se utiliza para financiar el otro proyecto)

El costo total del proyecto se ajusta y calcula de la siguiente manera:

Costo total ajustado = Costo total + Costo entrante – Costo saliente

donde:

  • Costo total: La suma del costo distribuido en el tiempo de los recursos, medios y transacciones

  • Costo entrante: La suma del costo distribuido en el tiempo que viene de los proyectos con costos redistribuidos (cada elemento se identifica con el proyecto que delega el presupuesto)

  • Costo saliente: La suma del costo distribuido en el tiempo que se delega a otros proyectos (cada elemento se identifica con un programa/producto y el % distribuido en el tiempo se aplica a cualquier costo no asociado con el centro de costo)

Caso práctico

A continuación presentamos un ejemplo en el que se conectan un producto, un programa y un proyecto.

Queremos seguir el presupuesto y el costo al nivel del producto.

Budget_Contract.png

Presupuesto total del producto = Presupuesto directo + Presupuesto indirecto – Presupuesto transferido = 14 500 + 1000 – 500 = 15 000 $

Cost_Contract.png

Costo total ajustado del producto = Costo total + Costo entrante – Costo saliente = 4800 + 600 – 960 = 4440 $