La atribución de recursos es el proceso que asegura la presencia de los miembros del equipo y demás recursos necesarios para entregar un proyecto.
La clave para la atribución de recursos reside en el plan del proyecto. Este presenta los recursos que pueden ser necesarios para completar la entrega de productos o para realizar la gestión del proyecto en general. El plan de proyecto no solo debe ofrecer una estimación razonable de los recursos necesarios para el proyecto, sino también un cronograma (o programa) que indique cuándo se va a necesitar cada recurso y durante cuánto tiempo.
El proceso de atribución de recursos se puede repetir en varias etapas del proyecto, en función de sus necesidades. Al principio del proyecto, harán falta muchos recursos, pero a medida que se refina el plan, aparecerán nuevos detalles que permitirán de crear solicitudes de recursos más precisas.
Una vez que se han atribuido los recursos, hay que asignarlos a las tareas correspondientes del proyecto.
¿Qué procesos hay que emprender para la planificación de recursos?
Por un lado, los jefes de proyecto suelen querer que los responsables de recursos les atribuyan recursos lo antes posible, ya que estas atribuciones les permiten planificar sus proyectos. Sin embargo, deben ser lo bastante fiables. Además, los responsables de recursos se enfrentan a muchas dificultades:
Varios jefes de proyecto enviarán múltiples solicitudes al mismo responsable de recursos en distintos momentos.
El plan de ayer puede volverse obsoleto debido a la aparición de una nueva solicitud.
Los miembros del equipo suelen tener responsabilidades fuera de los proyectos, lo que afecta a la productividad.
Para que el proceso de atribución de recursos tenga éxito, tiene que tener un ciclo de planificación adecuado. La duración o longitud del ciclo debe definirse en función de la duración del proyecto.
Por ello, el proceso de atribución de recursos no debe ser ni demasiado complejo ni demasiado detallado.
El flujo de atribución de recursos representa la relación entre los jefes de proyecto (JP) y los responsables de recursos (RR) a la hora de adquirir recursos y tomar decisiones sobre la capacidad de dichos recursos y miembros del equipo para un determinado proyecto.
Para adaptarse a las distintas maneras de trabajar con la atribución de recursos, la configuración por defecto de Sciforma presenta dos tipos de atribuciones. Estas se diferencian en cómo se crean:
Atribuciones directas: El responsable de recursos crea una atribución que no está vinculada a ni ninguna solicitud. Cuando se usa este tipo de atribución, solo se puede realizar una atribución por recursos y por proyecto.
Atribuciones vinculadas con una solicitud: El jefe de proyecto puede crear varias solicitudes para cada proyecto (al nivel del proyecto o de la tarea) y el responsable de recursos las completa con un recurso (mediante una atribución nominativa o genérica).
El administrador puede gestionar el tipo de atribuciones disponibles gracias al ajuste global Habilitar Tipo de atribución. Además, la opción de configuración de proyecto Tipo de atribución, que presenta una lista desplegable con los valores Solo atribuciones directas, Atribuciones vinculadas a solicitudes o Ambos (por defecto), solo está disponible cuando el ajuste Tipo de atribución se ha establecido en Ambos.
En las distintas situaciones expuestas a continuación, presentamos atajos para gestionar los casos en los que el jefe de proyecto también es el responsable de recursos de una organización. Esto significa que, para los recursos que gestiona, el jefe de proyecto puede crear atribuciones directamente desde sus vistas.
Las atribuciones directas se pueden encontrar en aquellas empresas que realizan reuniones semanales, en las que el jefe de proyecto y el responsable de recursos tratan las necesidades de recursos, o en aquellos casos donde el jefe de proyecto también es el responsable de recursos de la organización. En estas situaciones, las atribuciones actúan como acuerdos.
En este caso práctico, el responsable de recursos crea la atribución directamente sin recibir solicitudes.
En esta situación, solo se puede realizar una atribución por recurso y por proyecto.
Para que este caso práctico sea lo más simple posible, la comunicación entre el jefe de proyecto y el responsable de recursos se realizará mediante la función Notas o fuera de esta herramienta. No usaremos ningún proceso o validación.
Para gestionar necesidades a largo plazo, el jefe de proyecto puede crear solicitudes de atribución. Estas solicitudes representan una «previsión» y pueden respaldar la estimación de costo del proyecto.
Tal y como sucede en el primer caso práctico, el responsable de recursos puede crear las atribuciones sin vincularlas a ninguna solicitud. Estas atribuciones representan la validación por parte del responsable de recursos de la capacidad del recurso que puede utilizar el jefe de proyecto para sus proyectos.
Los dos objetos están desconectados. En consecuencia, las solicitudes creadas por el jefe de proyecto no se usan para crear las atribuciones.
En esta situación, se tiene en cuenta el ciclo de vida completo de la función Atribución de recursos, representando los contratos «formales» entre el jefe de proyecto y el responsable de recursos.
El jefe de proyecto debe crear una solicitud, que el responsable de recursos revisa y completa.
Esto sigue un proceso que permite que el jefe de proyecto acepte o rechace la atribución o incluso vuelva a abrir la solicitud, si el plan de proyecto cambia.
Las solicitudes de atribución (cuando están activadas) vienen con el siguiente proceso por defecto. Si quieren, los clientes pueden sobrescribirlo:
El objetivo del proceso es diseñar el esquema de comunicación entre el jefe de proyecto y el responsable de recursos. El jefe de proyecto crea una solicitud, el responsable de recursos la revisa y la completa y, para terminar, el jefe de proyecto la aprueba.
En este proceso, alcanzar el estado final de la solicitud equivale a cerrar la solicitud.
Cuando se pasa al estado final «Aprobado», sucede lo siguiente:
El esfuerzo atribuido del recurso se añade al esfuerzo utilizable del recurso para un determinado proyecto.
Si aún no ha sucedido, el recurso se añade al equipo del proyecto.
Hasta que la solicitud de atribución alcanza el estado final, el esfuerzo atribuido no se tiene en cuenta dentro del esfuerzo utilizable.
El jefe de proyecto y el responsable de recursos solo pueden editar los objetos que gestionan (solicitudes o atribuciones) cuando su estado deja la acción en sus manos:
El jefe de proyecto solo puede editar la solicitud cuando esta tiene uno de los estados Por hacer del jefe de proyecto. No puede editar las atribuciones, a menos que también ejerza de responsable de recursos de la organización.
El responsable de recursos solo puede editar las atribuciones cuando la solicitud tiene uno de los estados Por hacer del responsable de recursos. No puede editar la solicitud, excepto para modificar su estado, el campo Marcado (la bandera) o las notas.
Los estados «Rechazado» y «Recuperado» permiten que el jefe de proyecto y el responsable de recursos cambien la solicitud a un estado editable.
Ciertos clientes pueden ser más estrictos y necesitar un proceso que no deje la oportunidad de recuperar las solicitudes. Otros pueden querer «acelerar» el proceso, saltándose la aprobación final del jefe de proyecto (es decir, una vez que el responsable de recursos envía las atribuciones, las solicitudes se consideran aprobadas).
Hay que tener en cuenta que el estado final se encuentra entre las manos del responsable de recursos, así que este debería tener derechos de escritura en el proyecto, para poder realizar las acciones necesarias.