Asuntos

Un asunto es un evento que puede impactar al proyecto. Puede tratarse de problemas con empleados o proveedores, fallos técnicos, faltas de material, etc. Estos eventos abordan obstáculos que pueden entorpecer el éxito del proyecto o impedir que el equipo alcance sus metas. Pueden ser el resultado de factores como situaciones que se deben investigar y responsabilidades emergentes o no anticipadas. Aunque suelen identificarse y crearse gracias a un punto de vista exterior (un cliente o un miembro del equipo), es responsabilidad del jefe de proyecto gestionarlos y seguirlos de forma eficaz y regular, para mantener la estabilidad y la eficacia del proyecto durante todo su ciclo de vida.

A veces, asuntos y riesgos se usan de forma intercambiable y se consideran prácticamente idénticos. Sin embargo, no son lo mismo. Tienen una diferencia fundamental.

Según PMBOK, un riesgo se puede definir como un evento o una condición incierta que, de producirse, tiene un efecto positivo o negativo en uno o más de los objetivos del proyecto. Mientras que un asunto puede definirse como un evento o una condición que ya se ha producido y ha afectado o afecta actualmente a los objetivos del proyecto.

Ejemplos de asuntos:

  • Problemas con empleados o proveedores

  • Fallos técnicos o de diseño

  • Escasez de recursos o retrasos

  • Resistencia al cambio

  • Retiro de apoyo de un patrocinador

Gestionar un asunto es una forma de crisis. El nivel de gravedad puede variar.

  • Un problema grave: puede impedir el avance o el cumplimiento correcto del proyecto y precisa atención inmediata.

  • Una preocupación: no es un problema grave, pero debe tenerse en cuenta, porque puede convertirse en algo que precise atención.

  • Una situación: es otro asunto que puede ser una preocupación o un problema grave pero se desarrolla de forma circunstancial.

Proceso de gestión de asuntos

El proceso de gestión de asuntos es muy similar al proceso de gestión de riesgos.

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  • Identificación del asunto: La identificación de asuntos es el proceso mediante el que se identifican los problemas. De hecho, las acciones pueden tener varias fuentes; por ejemplo, una pregunta interna que llega por correo o una reunión de proyecto habitual. En cuanto se identifica un asunto, hay que grabarlo.

  • Identificación del titular: Después de que se haya identificado el asunto, hay que asignarle un titular que estará a cargo de resolver y/o informar sobre el asunto.

  • Análisis del asunto: Los asuntos deberían analizarse para poder determinar su urgencia y gravedad. Un asunto con gran impacto pero poco urgente debe tratarse, pero el equipo del proyecto tiene tiempo para planear cómo gestionarlo; por su parte, un asunto urgente y con un impacto alto debe tratarse inmediatamente o perjudicará al proyecto de forma grave y rápida.

  • Evaluación del asunto: Si surgen varios asuntos de forma simultánea, se deben comprar y priorizar.

  • Definición de pasos de acción: Representa el momento en que los titulares de los asuntos los resuelven.

  • Control y revisión: De forma periódica, el jefe de proyecto revisa y actualiza todos los asuntos para ver si se han resuelto y se pueden cerrar o si el impacto y la urgencia del asunto han cambiado.

Relaciones con otros objetos de Sciforma

Los asuntos pueden tener una de las siguientes relaciones:

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Transformado en

Esta relación tiene lugar cuando el asunto alcanza el estado «Cerrado». A partir de ahí, el asunto puede transformarse en otro objeto, permitiendo que el usuario siga controlando su evolución.

Los asuntos pueden transformarse en tareas (1-1).

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Adjunto a

El asunto puede adjuntarse a otro objeto, permitiendo que el usuario asocie algunos o todos los elementos que comparten. Esta conexión puede crearse y eliminarse sin ninguna consecuencia.

Las acciones (1-N), los adjuntos (1-N) y los elementos del backlog (N-N) pueden adjuntarse a los asuntos.

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Duplicar y Adjuntar a

Esta relación se crea cuando el asunto alcanza el estado «Duplicado». A partir de ahí, el asunto puede tener una relación de primario-secundario con otro asunto.

Un asunto puede adjuntarse a otro asunto (N-N) cuando se «conectan».