Notificaciones de chat

En la mayoría de las empresas, la comunicación interna se basa cada vez más en herramientas de chat (como Google Chat o Microsoft Teams) que permiten gestionar los cambios del día a día y colaborar rápidamente.

Aunque esta forma de comunicación es más bien informal, tiene sentido contar con herramientas de chat para gestionar un proyecto. El envío de notificaciones sobre las operaciones cotidianas de gestión de proyectos directamente a una herramienta de chat es una manera muy eficaz de mantenerse al día de los proyectos en curso.

¿Qué es la nueva función de Notificaciones de chat de Sciforma?

Sciforma utiliza tecnología de webhooks para enviar notificaciones a una determinada herramienta de chat. Los webhooks (también conocidos como «retrollamadas web» o «API de envío HTTP») se basan en una API (interfaz de programación de aplicaciones, por sus siglas en inglés) y permiten que una aplicación envíe información en tiempo real a otras interfaces.

Hoy en día, nuestro sistema es compatible con Google Chat, Slack y Microsoft Teams.

¿Qué tipo de información debe compartirse?

Hay que elegir cuidadosamente el tipo de información que se envía mediante las notificaciones y asegurarse de que los colaboradores no se ven inundados por una multitud de mensajes, la mayoría de los cuales son indeseados e irrelevantes para sus menesteres. Cuando esto se produce, la gente tiende a desactivar o ignorar las notificaciones, lo que va en contra del objetivo inicial de esta función.

En función del tipo de proyecto, la metodología utilizada y los permisos específicos del usuario, el jefe de proyecto puede querer enviar notificaciones a distintos salones de chat. Por eso, la función Notificaciones de chat de Sciforma permite crear varios vínculos Webhook por proyecto, que se vinculan a eventos específicos para lanzar la notificación.

¿Con quién compartir la información?

Para no perder la relevancia de la comunicación, hay que tener en cuenta lo siguiente a la hora de decidir quién debe recibir una notificación:

  • Acceso relevante a Sciforma: A un usuario puede resultarle muy frustrante recibir una notificación sobre un determinado objeto (como un elemento del backlog de Agile, por ejemplo) cuando no tiene acceso a la vista correspondiente de Sciforma.

  • Nivel de información relevante: La gente no tiene que estar directamente implicada en un proyecto para interesarse a cierta información específica. Por ejemplo, la OGP (oficina de gestión de proyectos) puede querer concentrarse solo en las solicitudes de cambio y los riesgos, debido a sus posibles impactos.

  • Colaboradores cercanos: Tanto si son del mismo equipo como si no, solo la gente que trabaja junta en un determinado tema debería recibir las mismas notificaciones en el mismo salón de chat. El jefe de proyecto, por ejemplo, puede crear un salón de chat para cada equipo de Agile para que los usuarios no reciban notificaciones de una iteración en la que no trabajan. ¡Además, la gente que trabaja junta puede interactuar en el hilo creado por las notificaciones!

  • Gente que se conecta en el mismo idioma: Las notificaciones se envían en el idioma que utiliza el usuario cuando se conecta. ¡Es importante recordar esto para que la comunicación fluya adecuadamente!

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