Nivelación de recursos

Lo primero que deberían hacer los jefes de proyecto, independientemente de si están planificando uno o varios proyectos, es revisar dónde están los recursos que tienen asignados. Si existe un conflicto en la atribución de recursos (sobreatribución), deben resolverlo. Este proceso se conoce como nivelación de recursos.

Los conflictos de atribución de recursos pueden darse entre distintas tareas o dentro de la misma. Los conflictos entre distintas tareas aparecen cuando un recurso está asignado a varias tareas simultáneas. En este caso, se pueden usar retrasos para nivelar el recurso, ya que esto cambia la relación que tienen las tareas y elimina la superposición. Los conflictos de atribución dentro de la misma tarea se producen cuando un recurso tiene demasiadas horas asignadas a dicha tarea. En este caso, retrasar la tarea no elimina la sobreatribución, que existe independientemente de dónde se sitúe la tarea.

Resolución automática de conflictos de atribución

Para nivelar los conflictos de atribución de recursos que se dan entre varias tareas, Sciforma introduce un retraso de inicio en las tareas que aún no han empezado o divide las tareas en curso (moviendo la porción incompleta de una tarea a un periodo posterior). Esto no cambia las asignaciones de recursos, simplemente mueve las tareas a un periodo en el que asignar el recurso a varias tareas deja de crear una sobreatribución. Si la sobreatribución del recurso se produce en una tarea con varios recursos, Sciforma ofrece la posibilidad de retrasar solo la asignación conflictiva o todas las asignaciones de la tarea. La nivelación de recursos es más eficaz cuando se hace de forma semanal, aunque Sciforma permite que los jefes de proyecto nivelen recursos de forma horaria, diaria, semanal o mensual.

Resolución manual de conflictos de atribución

Aunque Sciforma ofrece la posibilidad de nivelar recursos automáticamente, en ocasiones, es posible que los jefes de proyecto prefieran hacer la nivelación manualmente. Una de las responsabilidades principales de los jefes de proyecto es analizar y optimizar el uso general de los recursos durante todo el proyecto.

No es necesario nivelar todos los conflictos de atribución. En algunas situaciones, dejar un recurso ligeramente sobreatribuido durante un corto periodo de tiempo puede ser más eficaz. El jefe de proyecto debe decidir qué es lo mejor para el proyecto, el programa, el costo, los recursos y los objetivos de todos los interesados a la hora de nivelar los recursos.

Además de las sobreatribuciones, el jefe de proyecto debe tener en cuenta los déficits de atribución (subatribuciones) de los recursos. Un recurso en déficit de atribución es aquel que no se explota plenamente o que está desocupado pese a estar asignado a un proyecto. Un recurso en déficit de atribución puede ayudar en las tareas de otros proyectos o liberarse del proyecto para participar en otros. El objetivo es que todos los recursos de un proyecto estén asignados lo más cerca posible de su capacidad máxima todas las semanas. Es todo un reto para el jefe de proyecto.

La siguiente tabla presenta varios métodos que puede usar el jefe de proyecto para nivelar recursos. Todos deben realizarse manualmente, excepto el retraso y la división de tareas. Sciforma ofrece a los jefes de proyecto las herramientas necesarias para analizar los cambios derivados y cómo afectan al costo y el programa.

Método

Impacto en el programa

Impacto en el costo

Impacto en el alcance

Retrasar la tarea

Puede tener un impacto si la tarea retrasada se encuentra en la ruta crítica o es una tarea no crítica que no tiene margen

Debido a la extensión del proyecto, si una tarea crítica se retrasa

Extender la duración de la tarea

Puede tener un impacto si se extiende la duración de una tarea crítica o de una no crítica que no tiene margen

Debido a la extensión del proyecto, si la duración de una tarea crítica aumenta

Añadir o reemplazar recursos

Puede ser necesario considerar la curva de aprendizaje de los nuevos recursos

Puede tener un impacto si los recursos sustitutos tienen un costo mayor

Aumentar la disponibilidad de un recurso

Puede acortar el programa

Debido a un costo superior del recurso

Dividir una tarea

Puede tener un impacto si la tarea es crítica o si se extiende fuera de su margen

Debido a una posible extensión del proyecto y a una división ineficaz de la tarea

Modificar el alcance

Puede acortar el programa debido a una cantidad de trabajo inferior o la realización de un trabajo de menor calidad

Puede costar menos debido a una cantidad de trabajo inferior, aunque a la larga los costos podrían ser mayores

La calidad bajará

Modificar las relaciones entre tareas

Puede acortar el programa

Subcontratar el trabajo

Puede aumentar el costo

¿Cuál es el mejor método?

Para nivelar recursos de forma eficaz y significativa, un jefe debe tener en cuenta lo siguiente:

  • La nivelación de recursos no es solo un problema matemático. Un jefe de proyecto debe considerar mucho más que el esfuerzo necesario mientras dura la tarea. También debe tener en cuenta lo que mejor se adapta al tipo de trabajo realizado. Ciertas tareas se pueden completar en menos tiempo si se añade más gente, pero a veces dividir el trabajo aumenta el tiempo necesario para completarlo, ya que un esfuerzo múltiple necesita coordinarse e integrarse.

  • Hay que ser abierto. Cuando se aborda la nivelación de recursos, se deben considerar muchas alternativas diferentes.

  • A veces tiene sentido trabajar en varias tareas al mismo tiempo, pero en otras ocasiones es más práctico tener un esfuerzo dedicado.

  • Se pueden considerar formas alternativas de completar el trabajo.

  • También se debe considerar la carga de trabajo general. Pedir a la gente que se encargue de varias tareas al mismo tiempo no es muy eficaz.

  • No se debe ser demasiado preciso. En general, el plan que se nivela se basa en estimaciones. El cronograma puede cambiar durante el proyecto. Una buena nivelación de recursos debe centrarse en el panorama general de lo que depara el futuro en lugar de entrar en detalles y/o microgestionar. Además, no es necesario que la nivelación de recursos avance demasiado en el futuro. No hace falta detallar de forma horaria lo que sucederá dentro de seis meses. La nivelación de recursos se basa en la creación de un programa razonable, no uno perfectamente preciso. Cuantos más detalles se den, más ajustes habrá que hacer cuando se produzcan cambios.

  • La nivelación de recursos es una parte importante del proceso de gestión de proyectos, pero no siempre se puede hacer de forma automática. Si bien es cierto que una herramienta automática puede ser útil, no puede sustituir el sentido común de toda la vida. Los recursos deben gestionarlos humanos, no máquinas.