Costos del proyecto

Cualquier proyecto, independientemente de su tamaño o su industria, debe realizarse y entregarse dentro de ciertas restricciones. El costo es una de las restricciones que los jefes de proyecto deben controlar eficazmente. Puede ser un factor motor o un impedimento a la hora de determinar el futuro de un proyecto. En consecuencia tener técnicas y procesos de estimación de costos rigurosos es una de las mejores maneras de asegurar la viabilidad de un proyecto.

Estimar los costos de un proyecto es indispensable por varias razones:

  • Permite que los jefes de proyecto y los interesados ponderen adecuadamente los beneficios y los costos esperados para ver si el proyecto tiene sentido.

  • Permite que los jefes de proyecto y los interesados consideren si disponen de los fondos necesarios para desarrollar el proyecto.

  • Sirve de guía para controlar si el proyecto tiene los fondos necesarios para completarse.

Los costos del proyecto incluyen tanto costos directos como indirectos.

Entre los costos directos de un proyecto se encuentran los siguientes:

  • Salarios de los miembros del equipo

  • Materiales específicos, suministros y equipamiento

  • Viajes para llevar a cabo el trabajo

  • Subcontratación de servicios exclusivos para apoyar su proyecto

Entre los costos indirectos se encuentran las siguientes categorías:

  • Gastos generales: Costros de productos y servicios necesarios para el proyecto que son difíciles de subdividir y atribuir directamente. Por ejemplo, los beneficios de los empleados, el alquiler de las oficinas, los suministros generales y el coste de los muebles, instalaciones u otro equipamiento.

  • Costos generales y administrativos: Gastos necesarios para mantener una organización operacional.

Sciforma permite realizar la estimación de costos mediante las siguientes funciones:

  • Macroplanificación: Los costos se estiman al realizar el primer borrador del programa (cronograma), calculando los costos de las asignaciones y transacciones antes de lanzar el proyecto.

  • Proyección: Los costos de recursos, medios y transacciones se estiman directamente en el espacio de trabajo Finanzas. Esta opción se basa en el uso de centros de costo.

Cuál es el mejor método de estimación de costo para un proyecto depende de su alcance, el nivel de precisión necesario y las prácticas de la organización.

Nota

Para obtener más información sobre la Proyección de costos, véase el tema Proyección.

Durante la fase de macroplanificación de un proyecto o un caso de negocios, el jefe de proyecto tiene la oportunidad de planear la asignación de recursos (genéricos o nominativos), la asignación de medios y las transacciones de costo.

Costos de asignación de recursos (Asignaciones genéricas)

La Organización y la Ocupación son dos de las propiedades de los recursos. Si el administrador fija una tarifa para cada organización/ocupación (en el espacio de trabajo Datos del sistema), las tarifas se tienen en cuenta de la siguiente manera a la hora de realizar una asignación genérica en una tarea:

Costo de asignación = Esfuerzo total de la asignación x Tarifa de la asignación

Por ejemplo: Imaginemos una tarea «Electricidad» que dura 5 días. El jefe de proyecto le asigna un electricista (Ocupación) que trabaja 8h/d con una tarifa de 100 $ la hora. El esfuerzo total para esta asignación será de 40 horas. En consecuencia, el costo de la asignación sería de 4000 $.

Configuración

Los jefes de proyecto tienen que establecer la Fuente de costo de la asignación genérica (Organización u Ocupación) en el campo Fuente de costo de asignación genérica, que aparece en el espacio de trabajo Administración, pestaña Configuración, Propiedades avanzadas de Finanzas (GearBlue.png).

Nota

Para obtener más información sobre los costos de asignación de recursos, véase el tema Programación de recursos.

Costos de asignación de recursos (Asignaciones nominativas)

Cuando el administrador crea recursos nominativos, puede definir la tarifa que les corresponde (en el espacio de trabajo Datos de la empresa, pestaña Recursos). De esta manera, cuando el jefe de proyecto asigne un determinado recurso nominativo a una tarea, Sciforma podrá calcular su costo mediante la siguiente ecuación:

Costo de asignación = Esfuerzo total de la asignación x Tarifa de la asignación

Por ejemplo: Imaginemos una tarea «Electricidad» que dura 5 días. El jefe de proyecto asigna a John Doe, para que trabaje en ella 8h/d con una tarifa de 100 $ la hora. El esfuerzo total para esta asignación será de 40 horas. En consecuencia, el costo de la asignación sería de 4000 $.

Nota

Para obtener más información sobre los costos de asignación de recursos, véase el tema Programación de recursos.

Costos de asignación de medios

Cuando el administrador crea medios, puede definir la tarifa y/o un Costo fijo para cada uno. De esta manera, cuando el jefe de proyecto asigne un determinado medio a una tarea, Sciforma podrá calcular su costo mediante la siguiente ecuación:

Costo de asignación = (Unidad total de asignación x Tarifa de asignación) + Costo fijo

Por ejemplo: Imaginemos una tarea «Pruebas de unidades» que dura 5 días. El jefe de proyecto le asigna un servidor específico con un ritmo de unidad de 8h/d, una tarifa de 100 $ la hora y un costo fijo de 200 $. El costo de esta asignación será de (40 x 100) + 200 = 4200 $.

Nota

Para obtener más información sobre la asignación de medios, véase el tema Medios.

Transacciones de costo

Las transacciones sirven para estimar y programar los fondos necesarios para un proyecto y los ingresos que puede generar. Esto no es lo mismo que planificar el uso de los recursos y los medios, ya que las transacciones representan el costo real de los recursos.

Por ejemplo, las transacciones se pueden usar para costos indirectos, como los gastos generales y los costos administrativos.

Nota

Para obtener más información, véase el tema Transacciones de costo.

Presupuesto y costos relacionados con contratos

Todos sabemos que, en el contexto de la gestión de negocios, la misma empresa puede tener gran cantidad de proyectos interrelacionados. Los proyectos interrelacionados pueden tener un objetivo común y también pueden compartir aspectos financieros como un presupuesto.

En Sciforma, el presupuesto de un proyecto se puede gestionar mediante contratos (solo para las conexiones jerárquicas).

Un contrato representa los términos del acuerdo establecido entre el responsable de un objeto fuente y el responsable de los objetos conectados con él (objetos meta), en lo que respecta al marco temporal, el presupuesto y los entregables.

Así, los usuarios pueden transferir parte del presupuesto del objeto fuente a subproyectos y paquetes de trabajo. A la hora de definir un presupuesto transferido, solo los centros de costo que se han definido al nivel del objeto fuente están disponibles.

Cuando el presupuesto del proyecto está relacionado con un contrato, se calcula de la siguiente manera:

Presupuesto total = Presupuesto directo + Presupuesto indirecto – Presupuesto transferido

donde:

  • Presupuesto directo: La suma del presupuesto distribuido en el tiempo asociado a los centros de costo

  • Presupuesto indirecto: La suma del presupuesto distribuido en el tiempo que viene de los contratos con otros programas/productos (cada elemento se identifica con el programa/producto que propone el presupuesto)

  • Presupuesto transferido: La suma del presupuesto distribuido en el tiempo que se delega a otros proyectos a través de contratos (cada elemento se identifica con un centro de costo o un programa/producto en función del presupuesto que se utiliza para financiar el otro proyecto)

El costo total del proyecto se ajusta y calcula de la siguiente manera:

Costo total ajustado = Costo total + Costo entrante – Costo saliente

donde:

  • Costo total: La suma del costo distribuido en el tiempo de los recursos, medios y transacciones

  • Costo entrante: La suma del costo distribuido en el tiempo que viene de los proyectos con costos redistribuidos (cada elemento se identifica con el proyecto que delega el presupuesto)

  • Costo saliente: La suma del costo distribuido en el tiempo que se delega a otros proyectos (cada elemento se identifica con un programa/producto y el % distribuido en el tiempo se aplica a cualquier costo no asociado con el centro de costo)

Caso práctico

A continuación presentamos un ejemplo en el que se conectan un producto, un programa y un proyecto.

Queremos seguir el presupuesto y el costo al nivel del producto.

Budget_Contract.png

Presupuesto total del producto = Presupuesto directo + Presupuesto indirecto – Presupuesto transferido = 14 500 + 1000 – 500 = 15 000 $

Cost_Contract.png

Costo total ajustado del producto = Costo total + Costo entrante – Costo saliente = 4800 + 600 – 960 = 4440 $