Informes de estado

Reseñar regularmente el estado de un proyecto es una práctica clave para el control y el seguimiento de dicho proyecto. Los informes de estado suelen ser documentos que incluyen datos sobre el estado del proyecto en un momento determinado.

Los informes de estado sirven para:

  • Facilitar una comunicación eficaz entre los distintos interesados

  • Producir un historial del proyecto

  • Identificar cualquier riesgo o problema antes de que surja

  • Facilitar la toma de decisiones cuando sea necesaria

  • Facilitar la identificación de las lecciones aprendidas

Un informe de estado de proyecto puede incluir muchos elementos distintos, todos de interés. Sin embargo, como uno de los objetivos principales de estos informes es comunicarse eficazmente con los interesados, el jefe de proyecto debe asegurarse de que la sinopsis del informe contiene la información adecuada para su audiencia.

Cuando se crea el informe, la audiencia meta es lo primero que hay que tener en cuenta. Por ejemplo, normalmente un informe creado para un cliente no contendrá información presupuestaria ni sobre los costos del proyecto.

Las descripciones también deben ajustarse a las necesidades de la audiencia meta. Por ejemplo, los miembros del equipo tienen una buena idea del estado de la situación actual; en consecuencia, les convendría tener datos concisos sobre el estado actual e información más detallada sobre los siguientes pasos.

La frecuencia de las reseñas también afecta al contenido de los informes de estado. Cuanto más frecuente sea un informe, más corto debería ser. Normalmente, se pueden enviar informes semanales, mensuales o trimestrales.

El reto a la hora de escribir un buen informe de estado es ofrecer el nivel de detalle adecuado sin perder la brevedad del análisis. A continuación presentamos una lista de puntos que conviene recordar a la hora de escribir un informe:

  • Debe adaptarse a las necesidades de la audiencia meta.

  • Debe ser corto y fácil de leer.

  • Debe estar estructurado en secciones relevantes.

  • Debe ser coherente con la frecuencia de informe.

Indicadores

Los indicadores de los informes de estado, que suelen tener colores, son lo primero que llama la atención del lector. Se centran en la información clave del desempeño y se basan en el análisis del jefe de proyecto.

Aunque los indicadores son una estimación subjetiva de la evolución de ciertos aspectos del proyecto, no deben tomarse a la ligera. Es recomendable definir los criterios que corresponden con los distintos colores para comunicar de forma precisa la urgencia de cada indicador. Esto permite evitar prisas innecesarias o que, por el contrario, no se vea claramente lo crítica que es una situación.

Los indicadores más utilizados son los indicadores de semáforo (rojo, amarillo, verde). Estos ofrecen una estimación general de los aspectos clave del estado del proyecto, como el costo, el tiempo y el alcance.

De forma general, los indicadores de semáforo se pueden definir de la siguiente manera:

Thumbs___Positive.png

Verde

Todo va bien.

Thumbs___Neutral.png

Amarillo

El proyecto debe avanzar con cuidado.

Thumbs___Negative.png

Rojo

La situación es crítica y debe manejarse adecuadamente.

El indicador de tendencia, que también se suele utilizar en los informes de estado, se diferencia de los de semáforo en que no se centra en el estado actual del proyecto, sino en la evolución esperada entre un informe de estado y el siguiente. El indicador de tendencia presenta las siguientes opciones:

TrendGreen.png

Al alza

Se espera que los indicadores del proyecto mejoren en el siguiente periodo.

TrendGrey.png

Constante

Se espera que los indicadores del proyecto se mantengan estables durante el siguiente periodo.

TrendDown.png

A la baja

Se espera que los indicadores de proyecto empeoren durante el siguiente periodo; deberían tomarse medidas correctivas.

Descripciones

Un informe de estado no se compone solo con indicadores. También es importante que incluya comentarios del jefe de proyecto, que ilustran de forma más descriptiva la información importante (como los próximos pasos y explicaciones sobre ciertos indicadores o eventos importantes —pasados o futuros—).

Las partes descriptivas deben ser breves (redactadas de forma eficaz) y estar bien estructuradas para que la audiencia meta pueda leer el informe fácilmente.

Datos reales

Para respaldar los indicadores y las descripciones, el jefe de proyecto debe introducir en el informe datos relevantes sacados directamente del proyecto. Esta información puede variar en función de la audiencia meta, la metodología utilizada y la frecuencia de los informes.

Habitualmente, se considera relevante la siguiente información:

  • Información general del proyecto, como el nombre y las fechas clave

  • Macroplanificación e hitos importantes

  • Problemas y riesgos

  • Lecciones aprendidas

La lista previa dista de ser exclusiva. El jefe de proyecto también puede incluir información presupuestaria (si el informe va dirigido a la dirección de la organización), o un cronograma de Agile si se utiliza la metodología Agile.

Historial del proyecto

Los informes de estado del proyecto son instantáneas que se toman en un momento determinado, a lo largo de todas las fases de ejecución del proyecto. Los informes sirven para que el equipo se mantenga al día y siga el programa; son la herramienta perfecta para realizar el seguimiento del historial del proyecto. Ofrecen un resumen general de los elementos clave y su evolución y son ideales para archivar las lecciones aprendidas, que permiten que los jefes de proyecto se enfrenten más eficazmente a proyectos similares en el futuro.