Los proyectos tienen una naturaleza única. Aunque el contexto de varios proyectos, productos o incluso clientes puede ser idéntico, la incertidumbre y los objetivos variables que definen el entorno de los proyectos les dan una singularidad característica. Como resultado, las organizaciones pueden aprender de experiencias previas y enfrentarse a los proyectos futuros con las lecciones aprendidas durante el ciclo de vida del proyecto.
Cuando se descubre que cierta técnica es más eficaz que otra, se halla que una determinada herramienta está obsoleta o se cae en la cuenta de que hay que cambiar ciertos miembros del equipo porque no tienen las habilidades necesarias, es importante registrar la información, analizarla y hacer un informe que pueda ayudar a planear los proyectos futuros de forma más eficaz. Por ejemplo, si un determinado proveedor de catering y servicios de hostelería no es de fiar, sería buena idea registrar la información y evaluar el problema para evitarlo en el futuro y encontrar a otro que sea mejor.
El PMI define las lecciones aprendidas como el aprendizaje obtenido durante el proceso de desarrollo de un proyecto.
Una lección aprendida digna de registrarse debe ser:
Importante, ya que tiene un impacto real o supuesto en las operaciones
Válida, ya que es fáctica y técnicamente correcta
Aplicable, ya que identifica un diseño, un proceso o una decisión específicos para reducir o eliminar fallos potenciales o reforzar un resultado positivo.
A menudo, las lecciones aprendidas se organizan al final del proyecto, durante su clausura. Aunque su memoria sea buena, ¡también es corta! Así que suele ser buena idea registrar las lecciones aprendidas mientras se llevan a cabo las acciones relacionadas con ellas.
Las lecciones aprendidas se pueden plasmar y compartir de muchas maneras. Sin embargo, lo más importante es tomar las medidas adecuadas la próxima vez.
Sciforma permite gestionar las lecciones aprendidas:
Al nivel del proyecto
Al nivel de la cartera
Al nivel del paquete de trabajo