Statusberichte

Die iterative Berichterstattung über den Status eines Projekts ist ein Schwerpunkt bei der Steuerung und Überwachung eines Projekts. Die Statusberichterstattung erfolgt normalerweise in Form eines Dokuments, das Informationen enthält, die den Status des Projekts zu einem bestimmten Zeitpunkt übermitteln.

Die Statusberichterstattung dient folgenden Zwecken

  • Ermöglicht eine effektive Kommunikation mit den verschiedenen Beteiligten

  • Erstellt eine Historie des Projekts

  • Erkennt Probleme und Risiken frühzeitig, bevor sie auftreten

  • Erleichtert die Entscheidungsfindung, wenn notwendig

  • Ermöglicht die Identifikation von Lessons Learned

Ein Projektstatusbericht kann aus vielen verschiedenen Elementen bestehen, die alle von Interesse sind. Da eine der Hauptaufgaben dieser Berichte darin besteht, effektiv mit den Beteiligten zu kommunizieren, muss der Projektmanager sicherstellen, dass der Bericht kurz gehalten wird und die richtigen Informationen dem richtigen Publikum zur Verfügung gestellt werden.

Bei der Zusammenstellung des Berichts ist das Zielpublikum das erste Element, das berücksichtigt wird. Ein für einen Kunden erstellter Bericht würde im Allgemeinen beispielsweise Informationen zu Kosten und Budget des Projekts ausschließen.

Auch Beschreibungen sollten an die Bedürfnisse der Zielgruppe angepasst werden. Die Teammitglieder wissen beispielsweise bereits viel über die aktuelle Situation und sollten daher präzise Informationen zum aktuellen Status haben, möchten jedoch möglicherweise mehr über die nächsten Schritte erfahren.

Die Häufigkeit der Berichterstattung wirkt sich auch auf den Inhalt des Statusberichts aus. Je häufiger ein Bericht erstellt wird, desto kürzer sollte er sein. Normalerweise können Berichte wöchentlich, monatlich oder vierteljährlich gesendet werden.

Die Herausforderung beim Schreiben eines guten Statusberichts besteht darin, den richtigen Detaillierungsgrad bereitzustellen und gleichzeitig die Analyse kurz zu halten. Hier sind einige Punkte, die Sie beim Schreiben eines Berichts beachten sollten:

  • Passen Sie den Bericht an die Bedürfnisse der Zielgruppe an.

  • Halten Sie den Bericht kurz und leicht lesbar.

  • Gliedern Sie den Bericht in relevante Abschnitte.

  • Senden Sie den Bericht regelmäßig.

Indikatoren

Statusberichtsindikatoren, die oft farbig sind, ziehen die Aufmerksamkeit des Lesers auf sich. Sie konzentrieren sich auf wichtige Leistungsinformationen und basieren auf der Analyse des Projektmanagers.

Indikatoren sind zwar eine subjektive Einschätzung der Leistung einiger Aspekte des Projekts, sie sollten jedoch nicht leichtfertig definiert werden. In der Regel wird empfohlen, die Kriterien für jede Farbe zu definieren, um die Dringlichkeit des Indikators genau zu kommunizieren. Es gilt zu vermeiden eine falscher Dringlichkeit zu vermitteln oder im Gegenteil zu versäumen eine kritische Situation zu übermitteln.

Am häufigsten wird die Ampelfunktion (Rot, Gelb, Grün) verwendet. Sie stellt eine allgemeine Statuseinschätzung der wichtigsten Aspekte des Projekts wie Kosten, Zeit und Umfang bereit.

Allgemeiner kann die Ampelfunktion wie folgt definiert werden:

Thumbs___Positive.png

Grün

Alles ist gut.

Thumbs___Neutral.png

Gelb

Das Projekt sollte mit Vorsicht fortgesetzt werden.

Thumbs___Negative.png

Rot

Die Situation ist kritisch und sollte angemessen behandelt werden.

Der Trendindikator, der häufig in Statusberichten verwendet wird, konzentriert sich im Gegensatz zur Ampelfunktion nicht auf den aktuellen Status des Projekts, sondern auf die erwartete Entwicklung zwischen einem Statusbericht und dem nächsten. Der Trendindikator kennzeichnet Folgendes:

TrendGreen.png

Nach oben

Die Projektindikatoren werden sich voraussichtlich im nächsten Zeitraum verbessern.

TrendGrey.png

Konstant

Die Projektindikatoren werden voraussichtlich im nächsten Zeitraum gleich bleiben.

TrendDown.png

Nach unten

Die Projektindikatoren werden sich voraussichtlich im nächsten Zeitraum verschlechtern. Es sollten Korrekturmaßnahmen ergriffen werden.

Beschreibungen

Indikatoren alleine machen keinen Statusbericht. Es ist auch wichtig, dass der Bericht Kommentare des Projektmanagers enthält, die wichtige Informationen anschaulicher darstellen (z. B. einige Indikatoren oder wichtige Ereignisse (Vergangenheit oder Zukunft) und bevorstehende Schritte erläutern).

Diese beschreibenden Teile müssen kurz (klar formuliert) und gut gegliedert sein, damit der Bericht von der Zielgruppe leicht gelesen werden kann.

Istdaten

Zur Unterstützung der Indikatoren und Beschreibungen sollte der Projektmanager relevante Daten direkt aus dem Projekt in den Bericht einfügen. Diese Informationen können je nach Zielgruppe, verwendeter Methode und Taktung des Berichts variieren.

Meistens sind die folgenden Informationen relevant:

  • Allgemeine Projektinformationen wie Name und wichtige Termine

  • Makroplanung und wichtige Meilensteine

  • Probleme und Risiken

  • Lessons Learned

Die Liste oben ist alles andere als vollständig. Der Projektmanager möchte beispielsweise die Agile-Zeitachse bereitstellen, wenn er mit der Agile-Methode arbeitet, oder budgetbezogene Informationen, wenn der Bericht an die obere Führungsebene seiner Organisation gerichtet ist.

Historie des Projekts

Der Projektstatusbericht ist eine Momentaufnahme, die zu einem bestimmten Zeitpunkt erstellt wurde. Diese Momentaufnahme wird wiederholt in jeder Phase der Projektdurchführung erstellt. Die Berichte dienen zur Einhaltung des Terminplans und sollen alle auf dem gleichen Informationsstand halten. Sie sind das perfekte Werkzeug, um die Projekthistorie zu verfolgen. Sie bieten nicht nur einen Überblick über Schlüsselelemente und ihre Entwicklung, sondern sind auch eine hervorragende Möglichkeit, die gewonnenen Erkenntnisse zu archivieren, sodass Projektmanager sicherstellen können, dass sie ähnliche Projekte mit wachsender Effizienz bearbeiten.