Ressourcenzuweisungen

Die Zuweisung von Ressourcen ist der Prozess der Sicherung von Teammitgliedern oder anderen Ressourcen, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sind.

Der Schlüssel zur Ressourcenzuweisung ist der Projektplan. Er beschreibt, welche Ressourcen wahrscheinlich benötigt werden, um die Lieferung von Produkten zu erfüllen oder allgemeiner um das Management des Projekts durchzuführen. Der Projektplan sollte nicht nur eine vernünftige Schätzung der für das Projekt benötigten Ressourcen enthalten, sondern auch einen Zeitplan dafür enthalten, wann und wie lange die Ressourcen benötigt werden.

Der Ressourcenzuweisungsprozess wird bei Bedarf in mehreren Phasen während des gesamten Projekts wiederholt. In den frühen Phasen des Projekts wird ein hoher Ressourcenbedarf benötigt, aber mit der Verfeinerung des Plans werden weitere Details hinzugefügt, die zu genaueren Anforderungen an die Ressourcen führen.

Nachdem die Ressourcen zugewiesen wurden, müssen sie den entsprechenden Projektvorgängen zugeteilt werden.

Ressourcenzuweisungsprozess

Welcher Prozess sollte für die Ressourcenplanung durchgeführt werden?

Einerseits neigen Projektmanager dazu, die Ressourcenzuweisungen von den Ressourcenmanagern so schnell wie möglich zu wollen. Tatsächlich ermöglichen ihnen die Zuweisungen, ihre Projekte zu planen. Andererseits sollten diese Zuweisungen wirklich zuverlässig sein. Darüber hinaus stehen Ressourcenmanager vor mehreren Schwierigkeiten:

  • Mehrere Projektmanager senden zu unterschiedlichen Zeiten wiederholte Anfragen an dieselben Ressourcenmanager.

  • Der gestrige Plan kann aufgrund einer neuen eingehenden Anfrage veraltet sein.

  • Teammitgliedern werden oft Aufgaben außerhalb von Projekten übertragen. Dies wirkt sich auf die Produktivität in den Projekten aus.

Um erfolgreich zu sein, muss der Ressourcenzuweisungsprozess über einen geeigneten Planungszyklus verfügen. Länge und Dauer des Zyklus sind entsprechend der Projektlaufzeit festzulegen.

Der Ressourcenzuweisungsprozess sollte daher weder zu komplex noch zu detailliert sein.

Ablauf der Ressourcenzuweisung

Der Ablauf der Ressourcenzuweisung stellt die Beziehung zwischen Projektmanagern (PM) und Ressourcenmanagern (RM) in Bezug auf die Beschaffung von Ressourcen und die Bestimmung der projektspezifischen Ressourcenkapazität von Teammitgliedern dar.

Resource_Allocation_Flow.png

Um die verschiedenen Arten der Arbeit mit Ressourcenzuweisungen zu unterstützen, bietet Sciforma in der Standardkonfiguration zwei Arten von Zuweisungen an, die sich durch ihre Erstellung unterscheiden:

  • Direkte Zuweisungen für Zuweisungen, die vom Ressourcenmanager erstellt wurden, ohne mit einer Anfrage verknüpft zu sein. Bei dieser Art der Zuweisung ist nur eine Zuweisung pro Ressource und pro Projekt möglich.

  • Zuweisungen, die mit einer Anfrage verknüpft sind, wobei der Projektmanager mehrere Anfragen pro Projekt erstellen kann (auf Projekt- oder Vorgangsebene) und der Ressourcenmanager diese mit der Ressource erfüllt (namentliche Zuweisung oder generische Zuweisung).

Einstellungen

Die globale Einstellung Zuweisungstyp aktivieren bestimmt, welche Zuweisungstypen verwendet werden können. Darüber hinaus ist die Projekt-Setupoption Zuweisungstyp (Auswahlliste mit Werten: Nur direkte Zuweisungen, Mit Anfragen verknüpfte Zuweisungen, Beide - standardmäßig) nur verfügbar, wenn die Einstellung Zuweisungstyp auf Beide gestellt ist.

Wichtig

In den verschiedenen unten dargestellten Situationen werden Abkürzungen bereitgestellt, um eine Situation zu adressieren, in der der Projektmanager auch der Ressourcenmanager einer Organisation ist. Das bedeutet, dass der Projektmanager für Ressourcen, die er verwaltet, die Möglichkeit hat, Zuweisungen ausschließlich aus seiner Sicht zu erstellen.

Direkte Zuweisungen

Direkte Zuweisungen sind in Unternehmen anzutreffen, in denen der Ressourcenbedarf während eines wöchentlichen Meetings zwischen dem Projektmanager und dem Ressourcenmanager besprochen wird, oder wenn der Projektmanager auch der Ressourcenmanager der Organisation ist. In diesen Fällen fungieren die Zuweisungen als Vereinbarungen.

Anwendungsfall #1 – Keine Anfrage, nur Zuweisung

In diesem Anwendungsfall erstellt der Ressourcenmanager die Zuweisungen direkt, ohne Anfragen zu erhalten.

No_Request_Allocation_Only.png

In diesem Fall ist nur eine Zuweisung pro Ressource und pro Projekt möglich.

Um diesen Anwendungsfall so einfach wie möglich zu halten, erfolgt die Kommunikation zwischen dem Projektmanager und dem Ressourcenmanager über die Funktion Notizen oder außerhalb dieses Tools. Es wird kein Workflow oder keine Validierung genutzt.

Anwendungsfall #2 – Anfragen und Zuweisungen separat

Um langfristigen Bedarf zu decken, kann der Projektmanager Zuweisungsanfragen erstellen. Diese Anfragen stellen eine „Prognose“ dar und können die Projektkostenschätzung unterstützen.

Requests_and_Allocations_separately.png

Wie beim ersten Anwendungsfall kann der Ressourcenmanager Zuweisungen ohne Verknüpfungen zu Anfragen erstellen. Diese Zuweisungen dienen als Bestätigung der Ressourcenkapazität durch den Ressourcenmanager, die der Projektmanager für seine Projekte verwenden kann.

Die beiden Objekte werden getrennt. Daher werden die vom Projektmanager gestellten Anfragen nicht für die Zuweisungserstellung verwendet.

No_Request_Allocation_Only.png

Zuweisungen, die mit einer Anfrage verknüpft sind

In diesem Fall wird der gesamte Lebenszyklus der Ressourcenzuweisungsfunktion betrachtet, die die formellen „Vereinbarungen“ zwischen dem Projektmanager und dem Ressourcenmanager symbolisiert.

Der Projektmanager muss eine Anfrage erstellen, die vom Ressourcenmanager überprüft und erfüllt wird.

Allocations_linked_to_a_request.png

Dieser Prozess wird durch einen Workflow gesteuert, der es dem Projektmanager ermöglicht, die Zuweisung anzunehmen oder abzulehnen oder die Anfrage sogar erneut zu öffnen, wenn der Projektplan geändert wird.

Workflow

Die Zuweisungsanfragen (sofern aktiviert) werden mit dem folgenden Standardworkflow geliefert, den ein Kunde überschreiben kann:

Workflow.png

Der Workflow soll die Kommunikation zwischen dem Projektmanager und dem Ressourcenmanager strukturieren. Der Projektmanager muss eine Anfrage erstellen, die vom Ressourcenmanager überprüft und erfüllt wird, um schließlich vom Projektmanager genehmigt zu werden.

Bei diesem Workflow entspricht das Erreichen des finalen Status der Anfrage dem Schließen der Anfrage.

Der Übergang in den finalen Status „Genehmigt“ hat folgende Konsequenzen:

  • Der zugewiesene Ressourcenaufwand wird dem nutzbaren Aufwand einer Ressource für ein bestimmtes Projekt hinzugefügt.

  • Falls noch nicht geschehen wird die Ressource dem Projektteam hinzugefügt.

Anmerkung

Bis die Zuweisungsanfrage den finalen Status erreicht, wird der zugewiesene Aufwand nicht im nutzbaren Aufwand berücksichtigt.

Berechtigungen

Der Projektmanager und der Ressourcenmanager können das von ihnen verwaltete Objekt (Anfrage oder Zuweisung) nur bearbeiten, wenn der Anfragestatus impliziert, dass die Aktion auf ihrer Seite wäre:

  • Der Projektmanager kann die Anfrage nur bearbeiten, wenn sich die Anfrage in einem der Zu-erledigen-Status des Projektmanagers befindet. Er kann die Zuweisungen nur bearbeiten, wenn der Projektmanager auch der Ressourcenmanager einer Organisation ist.

  • Der Ressourcenmanager kann die Zuweisungen nur bearbeiten, wenn sich die Anfrage in einem der Zu-erledigen-Status des Ressourcenmanagers befindet. Er kann die Anfrage nur bearbeiten, wenn er den Workflowstatus, das Feld Flagge und die Notizen ändern will.

  • Die Status Überarbeitet und Zurückgerufen ermöglichen es dem Projektmanager und dem Ressourcenmanager, die Anfrage wieder in einen editierbaren Status zu versetzen.

Mögliche Variationen

Einige Kunden möchten möglicherweise strikter vorgehen und einen Workflow ohne die Möglichkeit, die Anfragen zurückzurufen, verwenden. Sie möchten möglicherweise auch einen „schnelleren“ Workflow verwenden, indem sie die finale Genehmigung durch den Projektmanager überspringen (d. h., sobald der Ressourcenmanager die Zuweisungen gesendet hat, gelten die Anfragen als genehmigt).

Wenn sich der finale Status auf der Seite des Ressourcenmanagers befindet, beachten Sie, dass der Ressourcenmanager Schreibzugriff auf das Projekt haben sollte, um diese Aktionen ausführen zu können.