Portfoliobudget

Es kommt selten vor, dass eine Organisation nur ein Projekt gleichzeitig bearbeitet. Um die besten Entscheidungen in Bezug auf Budget und Kosten zu treffen, fügen Manager Projekte häufig in Portfolioordner ein.

In Sciforma werden diese Budgets in Kostenstellen ausgedrückt, und jede von ihnen kann als Kosten und / oder als Aufwand definiert werden.

Auch wenn der Definitionsgrad von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein kann, verfolgen alle Portfoliomanager das gleiche Ziel bei der Definition ihres Budgets für die kommenden Jahre: die beste Balance/Aufteilung zwischen Projekten und Portfolios zu finden, um die Budgetauslastung zu optimieren. In der Regel wird dieser Überprüfungsprozess ein- bis zweimal im Jahr durchgeführt.

Portfoliomanager können auf folgende Situationen stoßen:

  • Definition des Portfoliobudgets aktualisieren - Stakeholder könnten beispielsweise beschließen, dass die Investitionsausgaben (bekannt als Capex) in den nächsten zwei Jahren reduziert werden sollen. Daher müssen Portfoliomanager bestimmen, welche der geplanten Investitionen sie stornieren oder verschieben müssen.

  • Definition des Projektbudgets aktualisieren – Portfoliomanager müssen beispielsweise die von den Projektmanagern angeforderten Budgetänderungen berücksichtigen. Daher müssen sie sicherstellen, dass diese Änderungen noch in das Gesamtportfoliobudget passen.

  • Kostenstelle zum Portfolio oder einem Projekt hinzufügen – Ein Unternehmen möchte beispielsweise sein Geschäft diversifizieren und in F&E-Aktivitäten investieren. Daher sollte auf Unternehmensebene eine neue Kostenstelle definiert und einem Portfolio Ordner, der von einem Portfoliomanager verwaltet wird, ein Budget zugewiesen werden. In diesem Fall muss er diese neue Kostenstelle auf Portfolioebene hinzufügen und diese Budgets auf die Projekte verteilen.

  • Einen Teil des Budgets für zukünftige Projekte reservieren - Ein Portfoliomanager möchte beispielsweise einen Budgetrahmen festlegen, der für zukünftige Initiativen bereitgestellt werden kann, die über die laufenden Projekte hinausgehen.

Alle diese oben beschriebenen Situationen haben mindestens einen gemeinsamen Punkt. In jedem Fall muss der Portfoliomanager Änderungen vornehmen, um die richtige Balance zwischen Projekten und Portfoliobudgets zu finden.

Damit er mehrere Situationen und mögliche Lösungen berücksichtigen kann, bietet Sciforma die folgenden Funktionen:

  • Zugriff auf eine Sandbox, in der der Portfoliomanager mit den Budgets spielen und die Eingaben aktualisieren kann, ohne die Live-Daten zu beeinträchtigen.

  • Die Möglichkeit, mehrere Szenarien zu erstellen, in denen der Portfoliomanager in der Lage ist, alle potenziellen Lösungen zum Ausgleich von Portfolio- und Projektbudgets in Betracht zu ziehen, mit dem Ziel, die optimale zu finden.

  • Erstellung eines Budgetrahmens, um die Definition des Budgets für zukünftige Projekte zu unterstützen, die noch nicht gestartet wurden, für die jedoch Budget eingespart werden muss.