Kapazitätsabgleich

Wenn Projektmanager ein oder mehrere Projekte planen, sollten sie zunächst überprüfen, wo die zugeteilten Ressourcen zugewiesen wurden. Wenn Ressourcen überlastet sind, sollten Projektmanager diese Überlastungen auflösen. Dieser Prozess ist als Kapazitätsabgleich bekannt.

Ressourcenüberlastungen können entweder zwischen Vorgängen oder innerhalb von Vorgängen auftreten. Ressourcenkonflikte treten zwischen Vorgängen auf, weil eine Ressource gleichzeitigen Vorgängen zugeteilt ist. In diesem Fall können Ressourcen mit Verzögerungen abgeglichen werden, weil ein Vorgang in Bezug auf einen anderen Vorgang verschoben werden kann, um Überschneidungen zu eliminieren. Ressourcenüberlastungen innerhalb eines Vorgangs treten auf, wenn eine Ressource einem einzelnen Vorgang zu viele Stunden zugeteilt ist. In diesem Fall kann die Überlastung nicht durch eine Vorgangsverschiebung entfernt werden, da die Überlastung unabhängig davon wo der Vorgang platziert wird, vorhanden ist.

Überlastungen automatisch auflösen

Sciforma gleicht Ressourcenüberlastungen, die zwischen mehreren Vorgängen auftreten aus, indem der Anfang von Vorgängen, die noch nicht begonnen haben verschoben oder laufende Vorgänge geteilt werden (der noch nicht fertiggestellte Teil eines Vorgangs wird auf einen späteren Zeitraum verschoben). Das ändert nicht die Ressourcenzuteilungen. Die Vorgänge werden einfach in Zeiträume verschoben, in denen die Ressourcenzuteilungen von mehreren Vorgängen keine Überlastungen mehr verursachen. Wenn die Ressourcenüberlastungen zwischen Vorgängen mit mehreren Ressourcen auftreten, bietet Sciforma die Option nur die im Konflikt stehende Zuteilung oder alle Zuteilungen des Vorgangs zu verschieben. Sciforma erlaubt Projektmanagern einen stündlichen, täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Abgleich von Ressourcen. Am wirksamsten ist jedoch ein wöchentlich durchgeführter Kapazitätsabgleich.

Überlastungen manuell auflösen

Obwohl Sciforma einen automatischen Kapazitätsabgleich bietet, gibt es Fälle, in denen der Projektmanager einen manuellen Abgleich der Ressourcen wählt. Eine der vielen Verantwortlichkeiten eines Projektmanagers besteht darin, die Gesamtnutzung der Ressourcen im Projekt zu analysieren und zu optimieren.

Nicht alle Überlastungen müssen abgeglichen werden. Abhängig von der Situtation kann es effizienter sein, eine Ressource für kurze Zeit leicht überlastet zu lassen. Was ist das Beste für das Projekt, den Terminplan, die Kosten, die Ressourcen und die Ziele aller Beteiligten? Das sind die Entscheidungen, denen sich ein Projektmanager gegenüber sieht, wenn er versucht Ressourcen abzugleichen.

Zusätzlich zu den Überlastungen muss der Projektmanager auch unterlastete Ressourcen beachten. Unterlastete Ressourcen sind diese Ressourcen, die nicht voll ausgelastet oder untätig, dem Projekt aber noch zugeteilt sind. Eine unterlastete Ressourcen kann möglicherweise an anderen Projektvorgängen mitarbeiten oder vom Projekt befreit und in anderen Projekten beschäftigt werden. Das Ziel ist, alle Projektressourcen jede Woche möglichst nah an ihre volle Kapazität zuzuteilen. Das ist eine schwierige Herausforderung für den Projektmanager.

In der folgenden Tabelle werden verschiedene Methoden aufgeführt, die Projektmanager beim Kapazitätsabgleich in Betracht ziehen können. Mit Ausnahme des Verschiebens oder Teilen von Vorgängen, müssen alle Abgleichsmethoden manuell vorgenommen werden. Sciforma bietet Projektmanagern Werkzeuge, um die resultierenden Änderungen und ihre Auswirkungen auf Kosten und Terminplan zu analysieren.

Methode

Auswirkung Terminplan

Ausw. Kosten

Auswirkung auf Umfang

Vorgänge verschieben

Kann eine Auswirkung haben, wenn der verschobene Vorgang auf dem kritischen Pfad liegt oder ein nichtkritischer Vorgang keinen Puffer mehr hat

Aufgrund von Projektverlängerung, wenn ein kritischer Vorgang verschoben wird

Vorgangsdauer verlängern

Kann eine Auswirkung haben, wenn die Dauer eines Vorgangs verlängert wird, der auf dem kritischen Pfad liegt oder ein nichtkritischer Vorgang keinen Puffer mehr hat

Aufgrund von Projektverlängerung, wenn die Dauer eines kritischen Vorgang verlängert wird

Ressourcen hinzufügen oder ersetzen

Lernkurve von neuen Ressourcen berücksichtigen

Kann sich auswirken, wenn Ersatzressourcen höhere Kosten haben

Verfügbarkeit einer Ressource verringern

Kann den Plan verkürzen

Aufgrund höherer Ressourcenkosten

Einen Vorgang teilen

Kann eine Auswirkung haben, wenn der Vorgang kritisch ist oder über seinen Puffer hinaus verlängert wird

Aufgrund möglicher Projektverlängerung und Unwirtschaftlichkeit durch Teilen des Vorgangs

Umfang ändern

Kann den Plan aufgrund von weniger Arbeit oder Qualität der zu erledigenden Arbeit verkürzen

Kann aufgrund von weniger Arbeit weniger kosten. Die Kosten können sich längerfristig erhöhen

Qualität verringert sich

Anordnungsbeziehung (AOB) ändern

Kann den Plan verkürzen

Den Job auslagern

Kann die Kosten erhöhen

Welches ist die beste Methode?

Um Ressourcen auf eine effektive, sinnvolle Weise abzugleichen muss ein Manager Folgendes beachten:

  • Kapazitätsabgleich ist nicht einfach ein Mathematikproblem. Ein Projektmanager muss mehr berücksichtigen als den Aufwand, der für die Dauer eines Vorgangs benötigt wird. Er muss auch daran denken, was für die auszuführende Arbeit sinnvoll ist. Manche Vorgänge können in kürzerer Zeit fertiggestellt werden, indem ihnen mehr Personen zugeteilt werden, manchmal kann das Aufteilen der Arbeit die Zeit bis zur Fertigstellung verlängern, da mehrere Aufwände koordiniert und integriert werden müssen und das zieht einen höheren Zeitaufwand nach sich.

  • Bleiben Sie unvoreingenommen. Es gibt viele verschiedene Alternativen, die beim Kapazitätsagbleich in Betracht gezogen werden können.

  • Manchmal macht es Sinn an mehreren Vorgängen gleichzeitig zu arbeiten, während zu anderen Zeiten fest zugeordneter Aufwand praktischer ist.

  • Es können alternative Vorgehensweisen zum Ausführen der Arbeit berücksichtigt werden.

  • Es muss auch die allgemeine Auslastung berücksichtigt werden. Leute zu bitten, auf vielen Hochzeiten zu tanzen, ist nicht besonders effizient.

  • Versuchen Sie nicht zu genau zu sein. Im Wesentlichen basiert der Plan, der abgeglichen wird, auf Schätzungen. Zeitliche Abläufe ändern sich im Verlauf des Projekts. Guter Kapazitätsabgleich ist ein grober Überblick über das, was in der Zukunft passiert und kein Micromanaging oder Fokussieren auf Granularitäten. Über dies muss der Kapazitätsabgleich nicht weit in die Zukunft gehen. Es ist nicht nötig mit einer stündlichen Granularität sechs Monate in die Zukunft abzugleichen. Der Kapazitätsplan soll einen angemessenen Plan und keinen perfekt präzisen Plan ergeben. Je detaillierter Sie sind, desto mehr müssen Sie anpassen, wenn sich Dinge ändern.

  • Kapazitätsabgleich ist ein wichtiger Teil des Projektmanagementprozesses, er kann jedoch nicht immer automatisch erfolgen. Ein automatisches Werkzeug ist zwar durchaus hilfreich, es kann jedoch den guten alten Menschenverstand nicht ersetzen. Ressourcen müssen von Menschen und nicht von Maschinen geführt werden.