Stundenzettel

In einer perfekten Welt bleibt alles statisch und der Projektplan ändert sich nie. Leider ist die Welt nicht perfekt.

Der Terminplan, Ressourcenanforderungen und Kosten werden sich während der Projektdurchführung ändern. Aufgrund von technischen Schwierigkeiten, verspäteter Lieferung von Ausrüstung oder Material, dem Ausfall von Schlüsselressourcen, Missverständnissen oder Änderungen des Umfangs und zahlreichen anderen Gründen können Probleme auftreten. Deshalb ist Projektverfolgung ein wichtiger Prozess, wenn Sie wollen, dass Ihr Projekt erfolgreich ist.

Im Stundenzettel-Prozess treten drei Rollen auf:

  • Teammitglieder melden die Zeit zurück, die sie tatsächlich an den Vorgängen, denen sie zugeteilt waren, gearbeitet haben (oder an Vorgängen, denen sie ursprünglich nicht zugeteilt waren).

  • Ressourcenmanager überprüfen und genehmigen die Informationen, die von Teammitgliedern gesendet wurden oder sie weisen sie zur Überarbeitung zurück.

  • Projektmanager verwalten die Auswirkungen der Stundenzettel von Teammitgliedern auf ihre Projekte.

Timesheet_process.png
Anmerkung

Wichtige Informationen

  • Projekt müssen veröffentlicht werden, um Stundenzettel für Teammitglieder verfügbar zu machen.

  • Ressourcenmanager müssen Manager der Organisationseinheit sein, der das Teammitglied (alias Ressource) angehört, um Stundenzettel zu validieren.

  • Die Überprüfung von Stundenzetteln kann optional sein. Sie können auch vom Projektmanager direkt genehmigt werden, ohne dass der Ressourcenmanager sie überprüft.

Als Teammitglied

Teammitglieder geben den Istaufwand direkt in die zeitverteilten Zellen der Tabelle ein. Im Arbeitsbereich Stundenzettel werden die Istaufwandwerte entsprechend ihres Status in unterschiedlichen Farben angezeigt. Es gilt folgende Legende:

  • Arbeitet - Graue Schrift. Es wurden Iststunden eingegeben und der Vorgang wird aus der arbeitsfreien (inaktiven) in eine Arbeitsphase (aktiv) verschoben.

  • Gesendet - Dunkelgraue Schrift auf hellgrauem Hintergrund. Der Befehl Senden wurde ausgeführt und die Istwerte werden zu Genehmigung an den Projektmanager gesendet.

    Gesendete Istdaten im Stundenzettel können nicht geändert werden.

  • Überprüft – Blaue Schrift. Die gesendeten Istdaten wurden überprüft. Dieser Status ist nur verfügbar, wenn ein Stundenzettel vom Ressourcenmanager überprüft wurde.

  • Genehmigt – Grüne Schrift. Die gesendeten Istdaten wurden akzeptiert und genehmigt. Dieser Status ist nur verfügbar, wenn ein Stundenzettel vom Projektmanager genehmigt wurde.

  • Überarbeiten – Rote Schrift. Gesendete Istdaten wurden nicht akzeptiert, sondern zur Überarbeitung an das Teammitglied zurückgesendet.

Teammitglieder haben außerdem die Möglichkeit:

  • Restaufwand einzugeben, wenn erforderlich.

  • Sich selbst Vorgängen eines veröffentlichten Projekts zuzuteilen, auch wenn nicht Teil des Projektteams sind.

Nachdem Ist- und Restaufwand eingegeben wurden, senden Teammitglieder ihre Stundenzettel.

Warnung

Nach dem Senden können Stundenzettel nur geändert werden, wenn der Ressourcenmanager oder der Projektmanager eine Überarbeitung anfordern.

Teammitglieder haben auch die Möglichkeit, ihre Stundenzettel zurückzurufen, wenn sie sie ändern möchten. Die Anzeige des Befehls Rückruf hängt von einer vom Administrator festgelegten Systemeinstellung ab.

Anmerkung

Abhängig von den Optionen, die vom Administrator im Bereich Stundenzettel des Designers vorgegeben wurden (Arbeitszeitregeln) erhalten Teammitglieder Warnhinweise, wenn beim Senden der Stundenzettel gegen Regeln verstoßen wurde.

Beispiel: Wenn ein Teammitglied 42 Stunden Istaufwand für eine Woche eingibt und die Arbeitszeitregel besagt, dass nicht mehr und nicht weniger als 40 Stunden eingegeben werden dürfen. Wenn es ein Ratschlag ist, kann das Teammitglied weiterhin seinen Stundenzettel senden. Wenn es eine Aufforderung ist, kann das Teammitglied seinen Stundenzettel erst senden, wenn die Probleme behoben wurden.

Als Ressourcenmanager

Die Überprüfung von Stundenzetteln ist nicht immer erforderlich. In den meisten Systemen können Stundenzettel vom Projektmanager direkt genehmigt werden, ohne dass der Ressourcenmanager sie überprüft.

Der Ressourcenmanager kann zwei Aktionen ausführen:

  • Stundenzettel überprüfen - Der für einen Vorgang gesendete Istaufwand wird vom Ressourcenmanager akzeptiert. Die Überprüfung ist nur möglich, wenn der Status des Stundenzettels Gesendet ist.

  • Stundenzettel überarbeiten - Der gesendete Istaufwand für einen Vorgang wurde vom Ressourcenmanager nicht akzeptiert und wird zur Überarbeitung an das Teammitglied zurückgesendet. Die Überarbeitung ist nur verfügbar, wenn der Status des Stundenzettels Gesendet, Geprüft oder Genehmigt ist.

Als Projektmanager

Wenn die Überprüfung durch den Ressourcenmanager (optional) abgeschlossen wurde, besteht der nächste Schritt für den Projektmanager darin, die von den Teammitgliedern im Projekt rückgemeldeten Iststunden zu genehmigen und zu übernehmen.

Projektmanager können die folgenden Aktionen durchführen:

  • Genehmigen - Die gesendeten Iststunden für diesen Vorgang werden vom Projektmanager akzeptiert.

  • Überarbeiten - Die gesendeten Iststunden für diesen Vorgang werden vom Projektmanager nicht akzeptiert und zur Überarbeitung an das Teammitglied zurückgesendet. Das Teammitglied muss dann den Stundenzettel erneut Senden, damit die Iststunden vom Projektmanager übernommen werden.

  • Iststunden übernehmen - Die gesendeten Iststunden des ausgewählten Teammitglieds werden für die Vorgänge im Projekt übernommen. Wenn Iststunden übernommen werden, werden die Teile der entsprechenden Vorgänge, die diese Iststunden enthalten fertiggestellt und die Balken für diese neu fertiggestellten Teile werden grün dargestellt, um zu kennzeichnen, dass sie fertiggestellt wurden.

  • Rest übernehmen - Der Projektmanager kann die Restaufwandschätzung übernehmen, die die Ressource beim Senden der Iststunden gesendet hat. Durch Übernahme der Restaufwandschätzung wird sich die Zeit, die zur Fertigstellung des Vorgangs benötigt wird, verkürzen oder verlängern.

  • Beides übernehmen - Diese Option gibt dem Projektmanager die Möglichkeit, beides, d.h. Iststunden und Restaufwandschätzung zu übernehmen.

Nachdem Stundenzettel übernommen wurden, können Projektmanager die möglichen Auswirkungen überprüfen und verwalten, um ihr Projekte neu zu planen, wenn erforderlich.

Anmerkung

Es ist ratsam das Projekt nach der Übernahme von Ist- und Reststunden Neu zu veröffentlichen, damit die Änderungen für die Teammitglieder sichtbar werden.

Algorithmus

Bei der Überwachung des Terminplans verwendet Sciforma die folgenden Begriffe:

Felder

Definition

Istaufwand

Der Istaufwand sind die Stunden, die tatsächlich für den fertiggestellten Teil des Vorgangs erbracht wurden.

Restaufwand

Der Restaufwand sind die Stunden, die für die Fertigstellung des Vorgangs verbleiben.

Gesamtaufwand

Gesamtaufwand = Istaufwand + Restaufwand

Anmerkung

Die Verfolgungsoptionen hinischtlich des Algorithmus werden vom Administrator im Bereich Zuteilungsoptionen des Designers eingestellt. Projektmanager können sie nicht ändern.

Schritt 1 - Istaufwand eingeben

Enter_Actual_Effort.png

Es wurden 32 Stunden Istaufwand eingegeben, wobei für die erste Woche 40 Stunden geplant waren. Daraus ergibt sich eine Differenz von acht Stunden.

Wie kann der Projektmanager diese Abweichung analysieren?

  • Vielleicht hat die Ressource effizienter gearbeitet als erwartet. Die Differenz von 8 Stunden muss nicht neu geplant werden. Der Restaufwand bleibt gleich und der Gesamtaufwand muss neu berechnet werden.

  • Die Ressource kann externen Beschränkungen unterliegen und die Differenz von 8 Stunden muss für einen späteren Zeitpunkt neu geplant werden. Der Gesamtaufwand bleibt gleich und der Restaufwand muss neu berechnet werden.

Schritt 2 - Projektmanager überprüfen und passen den Restaufwand an

Für den Projektmanager ist es meisten wichtiger, den Restaufwand zu kennen als zu wissen welcher Istaufwand vorliegt.

OPTION 1 - DER RESTAUFWAND BLEIBT GLEICH

Remaining_Effort_same.png

Der Restaufwand ist fest und der Gesamtaufwand muss mit der folgenden Formel neu berechnet werden: Gesamtaufwand = Istaufwand + Restaufwand

Der Projektmanager muss nichts tun.

Das bedeutet, dass der Gesamtaufwand neu berechnet wird und der Restaufwand unabhängig vom Verteilungstyp der Zuteilung gleich bleibt.

In unserem Beispiel beträgt der neue Gesamtaufwand 72h (32h Istaufwand + 40h Restaufwand).

Warnung

Um diesen Algorithmus verwenden zu können, muss der Administrator die Option „Restmengen anpassen, um Gesamtaufwand einzuhalten“ im Bereich Zuteilungsoptionen des Designers deaktivieren.

Warnung

Wenn ein Teammitglied den Restaufwand des Vorgangs überarbeitet hat, wie die Intensität der Zuteilung oder die Dauer des Vorgangs abhängig vom Verteilungstyp aktualisiert.

OPTION 2 - DER RESTAUFWAND BLEIBT GLEICH

Diese Option bedeutet, dass der Restaufwand neu berechnet werden muss.

Total_Effort_same.png

Der Gesamtaufwand wird beibehalten und der Restaufwand muss neu berechnet werden.

Das Anpassen des Restaufwands unterscheidet sich nicht von der Planung. Es wird der gleiche Algorithmus verwendet.

Remaining_alg.png
Anmerkung

Wie der Restaufwand geplant wird, hängt vom Verteilungstyp der Zuteilung ab.

  • Mit dem Verteilungstyp Fester Aufwand-Dauer oder Fester Aufwand-Intensität wird die Intensität neu berechnet und die Dauer bleibt gleich.

  • Mit dem Verteilungstyp Feste Dauer-Intensität oder Feste Dauer-Aufwand wird die Intensität neu berechnet und die Dauer bleibt gleich.

  • Mit dem Verteilungstyp Feste Intensität-Dauer oder Feste Intensität-Aufwand wird die Dauer neu berechnet und die Intensität bleibt gleich.

Warnung

Um diesen Algorithmus verwenden zu können, muss der Administrator die Option „Restmengen anpassen, um Gesamtaufwand einzuhalten“ im Bereich Zuteilungsoptionen des Designers aktivieren.