Projektkosten

Jedes Projekt, ob groß oder klein, unabhängig von der Branche, muss unter bestimmten Bedingungen durchgeführt und geliefert werden. Kosten sind eine der Beschränkungen, die das Projektmanagement effektiv kontrollieren muss. Kosten können die treibende Kraft oder ein hinderlicher Faktor bei der Bestimmung der Zukunft eines Projekts sein. Daher kann man leicht erkennen, dass sorgfältige Kostenschätzungsverfahren und -techniken angewendet werden müssen, um sicherzustellen, dass ein Projekt umsetzbar ist.

Das Schätzen der Kosten eines Projekts ist aus verschiedenen Gründen wichtig:

  • Projektmanager und Beteiligte haben so die Möglichkeit, die erwarteten Vorteile gegen die voraussichtlichen Kosten abzuwägen, um zu sehen, ob das Projekt Sinn macht.

  • Projektmanager und Beteiligte können erkennen, ob die notwendigen Mittel für das Projekt zur Verfügung stehen.

  • Es ist eine Richtlinie, die dazu dient sicherzustellen, dass es ausreichende Mittel gibt, um das Projekt fertigzustellen.

Die Kosten des Projekts schließen direkte und indirekte Kosten ein.

Zu den direkten Kosten eines Projekts gehören:

  • Gehälter von Teammitgliedern

  • Spezielles Material, Zubehör und Ausrüstung

  • Reisen zu Durchführung der Arbeit

  • Unteraufträge, die exklusiv für Ihr Projekt gelten

Indirekte Kosten fallen in die beiden folgenden Kategorien:

  • Gemeinkosten: Kosten von Produkten und Dienstleistungen für Ihr Projekt, die schwierig zu unterteilen und direkt zuzuweisen sind. Dazu gehören beispielsweise Mitarbeitersozialleistungen, Büromiete, allgemeine Bedarfsartikel und Kosten für Möbel, festes Inventar und Ausrüstung.

  • Allgemein- und Verwaltungskosten: Ausgaben, die Ihre Organisation einsatzfähig machen.

In Sciforma können Kostenschätzungen mit einer der folgenden Funktionen vorgenommen werden:

  • Makroplanung - Kosten werden mit dem ersten Entwurf der Plan geschätzt, indem Zuteilungs- und Transaktionskosten vor Start des Projekts berechnet werden.

  • Prognose - Personal-, Sachkosten und Transaktionskosten werden direkt im Arbeitsbereich Finanzen geschätzt. Diese Option baut auf die Kostenstellen.

Die Methode, um Kosten für Ihr Projekt zu schätzen hängt vom Umfang Ihres Projekts, dem erforderlichen Genauigkeitsgrad und den in Ihrem Unternehmen verwendeten Verfahren ab.

Anmerkung

Weitere Informationen zu Kostenprognosen finden Sie im Thema Prognose.

Während der Makroplanungsphase eines Projekts oder Projektantrags hat der Projektmanager die Möglichkeit, Personalzuteilungen (generische und namentliche), Sachkostenzuteilungen und Kosten Transaktionen zu planen.

Ressourcenzuteilungskosten (Generische Zuteilungen)

Organisation und Stelle sind zwei Ressourcenattribute. Wenn vom Administrator für jede Organisation und/oder Stelle im Arbeitsbereich Systemdaten ein Kostensatz definiert wurde, werden diese Kostensätze wie folgt berücksichtigt, wenn eine generische Zuteilung für einen Vorgang vorgenommen wird:

Zuteilung Kosten = Zuteilung Gesamtaufwand x Zuteilung Kostensatz

Beispiel: Nehmen wir an, es gibt den Vorgang Elektrik mit einer Dauer von 5 Tagen, dem der Projektmanager einen Elektriker (Stelle) zuteilt, der 8h/t mit einem Kostensatz von €100/h arbeitet. Der Gesamtaufwand für diese Zuteilung ist 40 Stunden. Die Kosten für diese Zuteilung betragen also €4.000.

Einstellungen

Projektmanager müssen den verwendeten Kostensatz (Organisation oder Stelle) im Feld Verwendeter Kostensatz im Arbeitsbereich Administration, Register Setup, Erweiterte Attribute (Finanzen) (GearBlue.png) angeben.

Anmerkung

Weitere Informationen zu Ressourcenzuteilungskosten finden Sie im Thema Ressourcenplanung.

Ressourcenzuteilungskosten (Namentliche Zuteilungen)

Beim Definieren namentlicher Ressourcen haben Administratoren die Möglichkeit, für jede Ressource einen Kostensatz festzulegen (im Arbeitsbereich Stammdaten, Register Ressourcen) festzulegen. Wenn also Projektmanager einem Vorgang eine bestimmte namentliche Ressource zuteilen, kann Sciforma mit der folgenden Gleichung Kosten berechnen:

Zuteilung Kosten = Zuteilung Gesamtaufwand x Zuteilung Kostensatz

Beispiel: Nehmen wir an, es gibt den Vorgang Elektrik mit einer Dauer von 5 Tagen, dem der Projektmanager John Doe zuteilt, der 8h/t mit einem Kostensatz von €100/h arbeitet. Der Gesamtaufwand für diese Zuteilung ist 40 Stunden. Die Kosten für diese Zuteilung betragen also €4.000.

Anmerkung

Weitere Informationen zu Ressourcenzuteilungskosten finden Sie im Thema Ressourcenplanung.

Sachkostenzuteilungskosten

Bei der Definition von Sachkosten kann der Administrator einen Kostensatz und/oder feste Kosten für Sachkosten angeben. Wenn also Projektmanager einem Vorgang bestimmte namentliche Sachkosten zuteilen, kann Sciforma mit der folgenden Gleichung Kosten berechnen:

Zuteilung Kosten (Zuteilung Gesamtaufwand x Zuteilung Kostensatz) + Feste Kosten

Beispiel: Nehmen wir an, der Projektmanager hat dem 5-tägigen Vorgang Unit tests einen bestimmten Server mit 8h/t und einem Kostensatz von €100/h und festen Kosten von €200 zugeteilt. Die Kosten für diese Zuteilung betragen (40 x 100) + 200 = €4.200.

Anmerkung

Weitere Informationen zu Sachkostenzuteilungskosten finden Sie im Thema Sachkosten.

Kosten Transaktionen

Transaktionen werden für die Schätzung und Planung der Geldmittel verwendet, die für ein Projekt erforderlich sind und den Erträgen, die es erbringen kann. Das unterscheidet sich von der Planung der Verwendung von Ressourcen und Sachkosten, da Transaktionen die echten Kosten dieser Ressourcen abbilden.

Transaktionen können zum Beispiel für Indirekte Kosten wie Gemeinkosten und Administrative Kosten verwendet werden.

Anmerkung

Weitere Informationen finden Sie im Thema Kosten Transaktionen.

Budget und Kosten im Zusammenhang mit Vereinbarungen

Im Rahmen der Unternehmungsführung ist es in einem Unternehmen offensichtlich, dass viele Projekte in gegenseitiger Beziehung zueinander stehen. Verbundene Projekte können ein gemeinsames Ziel haben, aber auch einige gemeinsame finanzielle Aspekte wie das Budget.

In Sciforma kann das Projektbudget kann auch über Vereinbarungen (nur für Hierarchische Verbindungen) verwaltet werden.

Eine Vereinbarung stellt die Bedingungen dar, die zwischen dem Manager des Ursprungsobjekts und der Person, die für das verbundene Objekt (Zielobjekte) verantwortlich ist, in Bezug auf Zeitrahmen, Budget und Lieferobjekten vereinbart wurden.

Benutzer können Teile des Budgets von einem Ursprungsobjekt an Unterprojekte und Arbeitspakete delegieren. Auch hier wieder stehen nur Kostenstellen zur Verfügung, die auf der Ebene des Ursprungobjekts definiert wurden, um ein delegiertes Budget zu definieren.

Wenn das Projektbudget mit Vereinbarungen verbunden ist, wird es wie folgt berechnet:

Gesamtbudget = Direktes Budget + Indirektes Budget - Delegiertes Budget

wobei:

  • Direktes Budget - Summe des zeitverteilten Budgets in Verbindung mit Kostenstellen

  • Indirektes Budget - Summe des zeitverteilten Budgets, das aus Vereinbarungen mit anderen Programmen/Produkten stammt (jedes Element ist mit dem Programm/Budget gekennzeichnet, das das Budget bereitstellt)

  • Delegiertes Budget - Summe des zeitverteilten Budgets, das über Vereinbarungen an andere Projekte weitergegeben wird (jedes Element wird mit einer Kostenstelle oder einem Programm/Produkt gekennzeichnet, abhängig davon, wofür Budget verwendet wird, um das andere Projekt zu finanzieren)

Die Projektgesamtkosten werden wie folgt bereinigt und berechnet:

Bereinigte Gesamtkosten = Gesamtkosten + Eingehende Kosten - Ausgehende Kosten

wobei:

  • Gesamtkosten - Summe der zeitverteilten Personal-, Sach- und Transaktionskosten

  • Eingehende Kosten - Summe der zeitverteilten Kosten aus Projekten, die Kosten neu zugewiesen haben (jedes Element wird mit dem Projekt gekennzeichnet, das die Kosten bereitstellt)

  • Ausgehende Kosten - Summe der zeitverteilten Kosten, die für andere Projekte bereitgestellt wurden (jedes Element wird mit einem Programm/Produkt und einem zeitverteilten % Wert gekennzeichnet, der für Kosten verwendet wird, die nicht mit einer Kostenstelle verbunden sind)

Anwendungsfall

Betrachten wir das folgende Beispiel, wo ein Produkt, ein Programm und ein Projekt verbunden sind:

Wir wollen das Budget und die Kosten auf Produktebene verfolgen.

Budget_Contract.png

Produkt Gesamtbudget = Direktes Budget + Indirektes Budget - Delegiertes Budget = 14.500 + 1.000 - 500 = € 15.000

Cost_Contract.png

Produkt Bereinigte Gesamtkosten = Gesamtkosten + Eingehende Kosten - Ausgehende Kosten = 4.800 + 600 - 960 = €4.400