Aufwandsverfolgung

Verschiedene Verfolgungstypen

Zum Verwalten eines Plans muss der Projektmanager wissen, wie die Arbeit im Vergleich zum Masterplan fortschreitet und er muss ggf. Änderungen vornehmen, damit das Projekt die zeitlichen Vorgaben einhält.

Zum Verfolgen des Planfortschritts gehört das Vergleichen der ausgeführten Arbeit mit der erwarteten ausgeführten Arbeit und einem vorgegebenen Ressourcenaufwand. Durch regelmäßige Meldung des Projektfortschritts erhält das Projektmanagementteam die Informationen, wie das Projekt hinsichtlich der Erwartungen verläuft und es kann Entscheidungen treffen und Korrekturmaßnahmen einleiten. Für eine genaue Messung der Planperformance ist eine Planung im Anfangsstadium des Projekts erforderlich, um die Maßeinheit und das Verfahren für die Verfolgung festzulegen.

Um die prozentuale Fertigstellung eines Projekts zu bestimmen, muss der Projektmanager festlegen, was gemessen wird: Zeit, Aufwand, Kosten, etc.

Verfolgung des Terminplans

Das stellt die Roadmap für das Projekt dar. Die Verfolgung kann erfolgen durch: Durchführen von regelmäßigen Projektstatusmeetings, Auswertung der Ergebnisse von Überprüfungen, Ermitteln, ob Meilensteine zu den vorgegebenen Terminen erreicht wurden, Vergleichen von Istanfangswerten und geplantem Anfang, etc.

Aufwand verfolgen

Der Istaufwand wird nachverfolgt, um den Istaufwand während der abgeschlossenen Teile von Vorgängen und den geplanten Restaufwand für die verbleibenden Teile der Vorgänge anzuzeigen.

Earned Value verfolgen

Earned Value ist das genehmigten Budget für die Arbeit, die bis zum angegebenen Datum tatsächlich abgeschlossen wurde. Earned Value wird auch als BCWP (Budgeted Cost of Work Performed) bezeichnet.

Anmerkung

Bedenken Sie, das Wichtigste ist nicht welchen Verfolgungstyp Sie verwenden, sondern vielmehr die Genauigkeit der eingegebenen Werte.

Das Stand-vom-Datum definieren

Unabhängig davon, welche Methode zur Vorbereitung und Anzeige des Balkenplans verwendet wird, ist die Bewertung des Fortschritts einfach die Überprüfung, ob alle Vorgänge (oder Teile von Vorgängen), die sich auf der linken Seite des Datums befinden, fertiggestellt wurden. Dadurch werden alle Vorgänge, die sich verspäten hervorgehoben. Zur Darstellung des Fortschritts können Balken verwendet werden. Zu diesem Zweck wird ein Datumscursor hinzugefügt, der als vertikale Linie im Balkenplan das Überprüfungsdatum kennzeichnet.

As_of_date.png

In Sciforma wird das Überprüfungsdatum als Stand-vom-Datum bezeichnet.

Als Basisdatum zur Berechnung des Plans können Sie ein anderes Datum als „Heute“ wählen. Es kann zum Beispiel vorteilerhafter sein, die Berechnungen auf nächsten Montag oder übermorgen zu basieren. Es wäre ungewöhnlich, wenn dieses Basisdatum mehr als ein paar Tage in der Zukunft liegt, weil sich zwischen jetzt und dann viele Dinge ändern können.

Warnung

Das Stand-vom-Datum entspricht nicht der Fertigstellung, die das Datum darstellt, bis zu dem Vorgänge fertiggestellt wurden.

Aufwand verfolgen

Wenn Sie Vergleiche zwischen dem erbrachten Arbeitsaufwand und dem für ein Projekt geplanten Arbeitsaufwand erstellen wollen, kann es hilfreich sein zu erkennen, wenn Personen:

  • den Umfang eines Vorgangs fälschlicherweise erweitert oder reduziert haben

  • mehr oder weniger qualifiziert sind als erwartet

  • bei der Durchführung der Arbeit auf unerwartete Schwierigkeiten treffen

  • oder Gefahr laufen, vor Projektende den zugeordneten Arbeitsaufwand zu verbrauchen

Zur Überwachung des Arbeitsaufwands müssen Sie die Daten sammeln, die sich auf den Istaufwand beziehen, der für die einzelnen Vorgänge erbracht wurde.

Beginnen Sie, indem Sie den erbrachten Arbeitsaufwand analysieren. Sie bewerten den erbrachten Arbeitsaufwand Ihres Projekts, indem Sie die tatsächlichen Istausgaben mit denen in Ihrem Plan vergleichen.

Sie erhalten die folgenden Informationen:

  • Die Anzahl der Stunden, die jedes Teammitglied für jeden einzelnen Vorgang aufgewendet hat

  • Die Anzahl der Stunden, die jedes Teammitglied noch für jeden einzelnen Vorgang aufwenden kann

  • Die Differenz zwischen den Stunden im Plan und den Stunden, die die einzelnen Teammitglieder tatsächlich für die Vorgänge erbracht haben

Bitten Sie Teammitglieder Ihnen Daten zu geben oder Stundenzettel auszufüllen, um Arbeitsaufwandsdaten zu sammeln.

Halten Sie die folgenden Schritte ein, um die Genauigkeit der Rückmeldungsdaten zu erhöhen:

  • Erklären Sie den Projektmitarbeitern, dass Sie ihren erbrachten Arbeitsaufwand dazu verwenden wollen, um erkennen zu können, wann der Plan angepasst werden muss.

  • Bestärken Sie die Projektmitarbeiter darin, die tatsächlich erbrachten Stunden zu erfassen und nicht die gesamten Arbeitszeiten, wie 40 Stunden pro Woche.

  • Schließen Sie Kategorien für Zeiten ein, die für projektunabhängige Vorgänge (d.h. „Nicht zugeteilt”, „administrative Aufwände”, „Schulung“ und so weiter) aufgewendet wurden.

  • Reden Sie Ihren Mitarbeitern zu, ihre eigenen Stundenzettel auszufüllen.

  • Fordern Sie die Stundenzettel, wenn möglich, wöchentlich ein.

  • Bitten Sie Ihre Mitarbeiter nicht ihre Stundenzettel vor Ablauf des Zeitraums zu senden.

Algorithmus

Bei der Überwachung des Terminplans verwendet Sciforma die folgenden Begriffe:

Felder

Definition

Istaufwand

Der Istaufwand sind die Stunden, die tatsächlich für den fertiggestellten Teil des Vorgangs erbracht wurden.

Restaufwand

Der Restaufwand sind die Stunden, die für die Fertigstellung des Vorgangs verbleiben.

Gesamtaufwand

Gesamtaufwand = Istaufwand + Restaufwand

Anmerkung

Die Verfolgungsoptionen hinischtlich des Algorithmus werden vom Administrator im Bereich Zuteilungsoptionen des Designers eingestellt. Projektmanager können sie nicht ändern.

Schritt 1 - Istaufwand eingeben

Enter_Actual_Effort.png

Es wurden 32 Stunden Istaufwand eingegeben, wobei für die erste Woche 40 Stunden geplant waren. Daraus ergibt sich eine Differenz von acht Stunden.

Wie kann der Projektmanager diese Abweichung analysieren?

  • Vielleicht hat die Ressource effizienter gearbeitet als erwartet. Die Differenz von 8 Stunden muss nicht neu geplant werden. Der Restaufwand bleibt gleich und der Gesamtaufwand muss neu berechnet werden.

  • Die Ressource kann externen Beschränkungen unterliegen und die Differenz von 8 Stunden muss für einen späteren Zeitpunkt neu geplant werden. Der Gesamtaufwand bleibt gleich und der Restaufwand muss neu berechnet werden.

Schritt 2 - Projektmanager überprüfen und passen den Restaufwand an

Für den Projektmanager ist es meisten wichtiger, den Restaufwand zu kennen als zu wissen welcher Istaufwand vorliegt.

OPTION 1 - DER RESTAUFWAND BLEIBT GLEICH

Remaining_Effort_same.png

Der Restaufwand ist fest und der Gesamtaufwand muss mit der folgenden Formel neu berechnet werden: Gesamtaufwand = Istaufwand + Restaufwand

Der Projektmanager muss nichts tun.

Das bedeutet, dass der Gesamtaufwand neu berechnet wird und der Restaufwand unabhängig vom Verteilungstyp der Zuteilung gleich bleibt.

In unserem Beispiel beträgt der neue Gesamtaufwand 72h (32h Istaufwand + 40h Restaufwand).

Warnung

Um diesen Algorithmus verwenden zu können, muss der Administrator die Option „Restmengen anpassen, um Gesamtaufwand einzuhalten“ im Bereich Zuteilungsoptionen des Designers deaktivieren.

Warnung

Wenn ein Teammitglied den Restaufwand des Vorgangs überarbeitet hat, wie die Intensität der Zuteilung oder die Dauer des Vorgangs abhängig vom Verteilungstyp aktualisiert.

OPTION 2 - DER RESTAUFWAND BLEIBT GLEICH

Diese Option bedeutet, dass der Restaufwand neu berechnet werden muss.

Total_Effort_same.png

Der Gesamtaufwand wird beibehalten und der Restaufwand muss neu berechnet werden.

Das Anpassen des Restaufwands unterscheidet sich nicht von der Planung. Es wird der gleiche Algorithmus verwendet.

Remaining_alg.png
Anmerkung

Wie der Restaufwand geplant wird, hängt vom Verteilungstyp der Zuteilung ab.

  • Mit dem Verteilungstyp Fester Aufwand-Dauer oder Fester Aufwand-Intensität wird die Intensität neu berechnet und die Dauer bleibt gleich.

  • Mit dem Verteilungstyp Feste Dauer-Intensität oder Feste Dauer-Aufwand wird die Intensität neu berechnet und die Dauer bleibt gleich.

  • Mit dem Verteilungstyp Feste Intensität-Dauer oder Feste Intensität-Aufwand wird die Dauer neu berechnet und die Intensität bleibt gleich.

Warnung

Um diesen Algorithmus verwenden zu können, muss der Administrator die Option „Restmengen anpassen, um Gesamtaufwand einzuhalten“ im Bereich Zuteilungsoptionen des Designers aktivieren.