Ressourcenplanung

Nachdem die Projektvorgänge identifiziert und gegliedert wurden, verlagert sich der Schwerpunkt auf die Umsetzung der Vorgänge. Dazu müssen die Ressourcen identifiziert werden, die für die Fertigstellung der einzelnen Vorgänge notwendig sind und die Zuordnung dieser Ressourcen zu dem jeweiligen Vorgang. Projektressourcen können als für die Durchführung der Projektvorgänge erforderliche Materialausrüstung oder Personal definiert werden. Das Identifizieren und Zuteilen von Ressourcen zu Projektvorgängen besteht aus zwei Schritten:

  • Den speziellen Typ oder die spezielle "Qualität" der benötigten Ressource identifizieren.

  • Die Quantität der Ressourcen bestimmen, die erforderlich ist, um einen Vorgang in der ihm zugeteilten Zeit fertigzustellen.

Ressourcen definieren

In Sciforma werden die Ressourcen Personal und Verbrauchsmittel mit verschiedenen Namen unterschieden:

  • Ressourcen sind Personal – Es gibt zwei Kategorien: Ressourcenprofile und namentliche Ressourcen.

  • Sachkosten sind Verbrauchsmittel – Material, Maschinen, etc.

Ressourcenprofile haben die folgenden Attribute: Organisation (optional), Stelle (optional) und Qualifikationen (optional) sowie ein Name.

Namentliche Ressourcen haben die folgenden Attribute: Organisation (obligatorisch), Stellen (optional) und Qualifikationen (optional) sowie Vorname, Nachname, ID, Kalender, Kapazität und Standardintensität.

Sachkosten haben die folgenden Attribute: Organisation (obligatorisch), Kategorie (optional) und eine Einheit (obligatorisch).

Beim Planen eines Projekts können Projektmanager Ressourcen in zwei Stufen zuweisen:

  1. Generische Zuteilungen erstellen: Projektmanager kennen die Stellen oder Qualifikationen, die sie für ihre Projekte benötigen, aber sie können keine einzelnen Ressourcen zuteilen, da dies die Rolle des Ressourcenmanagers ist. Projektmanager müssen den Gesamtaufwand aller Projektvorgänge schätzen, während Ressourcenmanager die Prioritäten ihrer Teams definieren müssen.

  2. Namentliche Zuteilungen erstellen: Wenn die Auswahl der Ressourcen verhandelt wurde, können die Projektmanager generische Zuteilungen mit namentlichen Ressourcen erfüllen.

Warum ist Ressourcenplanung für Projekte vorteilhaft?

Die Ressourcenplanung verdeutlicht die Verfügbarkeit der Ressourcen und kann das Misslingen von Projektvorgängen verhindern. Die Anzahl der Ressourcen, die für die Fertigstellung des Projekts erforderlich sind, wird bestimmt.

Das Erstellen eines Ressourcenplans unterstützt Projektmanager bei der Kostenkontrolle. Wenn ein Manager für die einzelnen Phasen eines Projekts über ein begrenztes Budget verfügt, kann ein fertiger Ressourcenplan dabei helfen, Möglichkeiten zur Kostenreduzierung zu erkennen. Wenn Kosteneinsparungen keine Option sind, kann der Projektmanager möglicherweise Vorgänge von einer Phase des Projekts in die nächste verschieben, um die Ausgaben unter Kontrolle zu halten.

Grundkonzepte der Ressourcenplanung

Bei den meisten Vorgängen hängen Dauer (vergangene Zeit) und Ressourcenzuteilungen voneinander ab. Projektmanager können Prognosen bezüglich der Dauer des Vorgangs machen, indem sie die Informationen über den Vorgang und die Ressourcen, die dem Vorgang zugeteilt werden, nutzen. Zu diesen Informationen gehören mindestens die Qualifikationsebene der Ressource, die Kapazität und der Aufwand, der zur Fertigstellung des Vorgangs benötigt wird und die Ressourcenempfindlichkeit des Vorgangs.

Gesamtaufwand vs. verstrichene Zeit

In einer idealen Umgebung benötigt ein Vorgang für den acht (8) Stunden Aufwand von einer einzelnen Ressource erforderlich sind, einen Tag (1 Tag = 8 Stunden) zur Fertigstellung. Beim Schätzen der Dauer unterscheiden wir üblicherweise zwischen Dauer (Ausführungszeit) und Aufwand. Dauer (Ausführungszeit) ist die tatsächliche Zeitspanne zwischen Anfang und Ende eines Vorgangs. Aufwand ist die tatsächliche Zeit, die eine Ressourcen an dem Vorgang arbeitet. Aufgrund von Unterbrechungen erfordert der Vorgang, der 8 Stunden Aufwand erfordert möglicherweise eine Dauer von 1,5 Tagen bis er fertiggestellt ist. Die Beziehung zwischen Dauer (Ausführungszeit) und Aufwand hängt von der Art des Vorgangs, der Anzahl der Ressourcen, die an dem Vorgang arbeiten und externen Faktoren ab, die die Performance beeinflussen. Ziehen Sie beim Schätzen des Aufwands die Komplexität des Vorgangs und die Kenntnisse Ihrer Ressourcen in Betracht. Projektmanager müssen außerdem beachten, dass eine Ressource nicht acht Stunden pro Tag eine optimale Leistung erbringt oder nicht acht Stunden pro Tag verfügbar ist. Um die Dauer zu schätzen, muss der Aufwand, den die Ressourcen dem Vorgang zugeteilt sind, berücksichtigt werden. Außerdem spielt die Zeit eine Rolle, die jede Ressource pro Tag am Vorgang arbeiten kann.

Effort_vs_Duration.png

Der Gesamtaufwand ist der Aufwand, den eine Ressource für einen Vorgang aufbringen muss und wird normalerweise in Stunden angegeben. Die gesamte Arbeit für einen Vorgang ist die Summe aller Aufwandseinheiten, unabhängig davon, wie viele Ressourcen dem Vorgang zugeteilt sind.

Die Dauer ist die Länge eines Vorgangs vom Anfang bis zum Ende und sie wird normalerweise in Kalendertagen angegeben.

Aufwandbasierte Vorgänge vs. dauerbasierte Vorgänge

Wichtige Punkte in der Beziehung zwischen Zeitnutzung und Ressourcennutzung sind:

  • Zeitlich begrenzt: Das Projekt muss in einer bestimmten Zeit mit möglichst wenigen Ressourcen fertiggestellt werden. Es ist jedoch die Zeit und nicht die Ressourcennutzung, die kritisch ist.

  • Ressourcenbeschränkt: Das Projekt muss so schnell wie möglich fertiggestellt werden, jedoch ohne ein bestimmtes Maß von Ressourcennutzung oder eine allgemeine Ressourcenbeschränkung zu übersteigen.

Das Ressourcenzuweisungsproblem besteht darin, dass das System „überbestimmt“ ist, wenn alle Variablen (Zeit, Kosten und Umfang) fest sind. In diesem Fall hat der Projektmanager die Flexibilität verloren, die für eine erfolgreiche Fertigstellung der Projekt erforderlichen Kompromisse durchzuführen.

Aufwandbasierte Vorgänge haben definierte Anfangstermine. Ihr Ende basiert auf der Anzahl der Personen, die ihnen zugeteilt sind und der zugewiesenen Intensität. Das bedeutet, je mehr Personen einem Vorgang zuteilt sind, desto schneller wird der Vorgang geliefert, abhängig von dem Aufwand, den jeder Einzelne aufbringt.

Der erste Schritt der aufwandbasierten Planung besteht darin, festzustellen, ob ein Vorgang tatsächlich aufwandgetrieben ist. Schließlich gibt es in Projekten auch Vorgänge, die nicht aufwandgetrieben sind. Während beispielsweise das Packen aufwandgetrieben ist, ist es das Fahren des Umzugswagens nicht. Ganz gleich, wie viele Personen am Fahren arbeiten, der Umzugswagen kann nur mit einer bestimmten Geschwindigkeit fahren.

Eine gute Methode, um festzustellen, ob ein Vorgang aufwandgetrieben ist, ist die Beantwortung der Frage „Wenn eine Person diese Vorgang in x Tagen fertigstellen kann, können zwei Personen ihn in (½)x Tagen und drei Personen in (⅓)x Tagen fertigstellen?” Wenn eine Person ein Zimmer in zwölf Stunden streichen kann, können zwei Personen das Zimmer in sechs und drei Personen in vier Stunden streichen. Das ist ein Beispiel für einen aufwandgetriebenen Vorgang.

Wenn Sie einen Vorgang auf diese Weise planen, ist es wichtig daran zu denken, dass Ressourcen unterschiedlich effizient an dem Vorgang arbeiten. Darum müssen Sie berücksichtigen, wie Sie Vorgänge zuteilen und planen. Fragen Sie sich beispielsweise, ob Connie mit der halben Intensität von Thomas arbeitet - und wenn ja, müssen Sie entsprechende Anpassungen vornehmen.

Zeitbasierte Vorgänge haben einen definierten Anfang und ein definiertes Ende. Die Dauer ist fest. Ungeachtet der Anzahl der Personen, die dem Vorgang zugeteilt sind und der Intensität, die sie aufbringen können, bleibt die Dauer immer gleich. Der Aufwand wird von der Anzahl der zugeteilten Personen und dem Aufwand bestimmt, den sie für den Vorgang aufbringen können.

Das Berechnen eines Vorgangendes nach Dauer bedeutet, dass der Vorgang nicht länger dauern darf als anfangs festgelegt, unabhängig von der Anzahl der Personen, die daran arbeiten.

Ein einstündiges Teammeeting hat eine feste Dauer von einer Stunden, unabhängig von der Anzahl der teilnehmenden Ressourcen. Die Arbeitsmenge schwankt abhängig von der Anzahl der Teilnehmer.

Sciforma Verteilungstypen

Der Verteilungstyp bestimmt, wie die Ressource über die Länge eines Vorgangs zugewiesen wird. Die folgende Gleichung wird verwendet, um eine Beziehung zwischen Dauer, Intensität und Gesamtaufwand innerhalb einer Ressourcenzuteilung herzustellen.

DAUER x INTENSITÄT = GESAMTAUFWAND

Anmerkung

Die Gleichung hat drei Variablen. Damit Sciforma diese Gleichung verwendet, müssen Sie eine der Variablen einstellen (Dauer, Intensität oder Gesamtaufwand).

Diese Formel funktioniert nur, wenn

  • Die Arbeit zwischen mehreren Ressourcen aufgeteilt werden kann.

  • Es zwischen Ressourcen keine Abhängigkeiten gibt.

  • Die Produktivität aller Ressourcen als gleich betrachtet wird.

Feste Intensität-Dauer, Fester Aufwand-Dauer und Feste Dauer-Intensität

Bei diesen drei Verteilungstpyen, erhalten die drei Variablen in der Gleichung die Prioritäten wie folgt:

Priority.png

Der Verteilungstyp Feste Intensität-Dauer behält eine konstante Intensität bei, Änderungen, die an der Dauer des Vorgangs vorgenommen werden, werden nicht berücksichtigt. Wenn sich die Dauer des Vorgangs ändert, wird der Gesamtaufwand automatisch angepasst, um die Intensität beizubehalten. Wenn Sie die Intensität der Zuteilung manuell anpassen, passt Sciforma den Gesamtaufwand an, während die Dauer konstant bleibt.

Der Verteilungstyp Fester Aufwand-Dauer behält einen konstanten Gesamtaufwand bei, Änderungen, die an der Dauer des Vorgangs vorgenommen werden, werden nicht berücksichtigt. Wenn sich die Dauer ändert, wird die Intensität neu berechnet. Erhöht sich die Dauer eines Vorgangs, verringert sich die Intensität. Verringert sich die Dauer, erhöht sich die Intensität. Der Gesamtaufwand bleibt in allen diesen Fällen konstant.

Wenn Sie den Gesamtaufwand einer Zuteilung mit dem Verteilungstyp Fester Aufwand-Dauer ändern, ändert Sciforma die Intensität, während die Dauer konstant bleibt.

Beim Verteilungstyp Feste Dauer-Intensität bleibt die Dauer des Vorgangs unverändert und die Intensität wird an die Anforderungen der Zuteilung angepasst. Unabhängig davon, wie sich die Intensität ändert, bleibt die Dauer konstant. Der Gesamtaufwand berechnet sich aus der Dauer des Vorgangs multipliziert mit der Intensität. Wenn die Dauer verlängert wird, wird mehr von der Ressource verbraucht. Wenn sich die Dauer verkürzt, wird weniger von der Ressource verbraucht.

Jede Zelle der Tabelle unten enthält einen Parameter, der von Sciforma neu berechnet wird, wenn der Benutzer einen Parameter (in Zeilen aufgelistet) mit einem vorgegebenen Verteilungstyp (in den Spalten aufgelistet) ändert.

Feste Intensität-Dauer

Fester Aufwand-Dauer

Feste Dauer-Intensität

Intensität

Aufwand *

Dauer

Aufwand

Aufwand

Dauer

Intensität *

Intensität

Dauer

Aufwand

Intensität

Aufwand *

Die mit Stern gekennzeichneten Zellen enthalten Variablen, die Sciforma anhand der in der Gleichung Dauer x Intensität = Gesamtaufwand verwendeten Priorität berechnet hat. Diese Zellen entsprechen dem Ergebnis der Änderung, die an der Variable vorgenommen wurde.

Feste Dauer-Aufwand, Feste Intensität-Aufwand, Fester Aufwand-Intensität

Um der Dauer eine niedrigere Priorität zu geben, wurden drei weitere Verteilungstypen hinzugefügt: Feste Intensität-Aufwand, Fester Aufwand-Intensität, Feste Dauer-Aufwand.

Bei diesen drei Verteilungstypen verwendet Sciforma weiterhin die Gleichung, aber die Prioritäten der Variablen werden nicht berücksichtigt.

No_priority.png

Prioritäten werden gemäß folgender Tabelle definiert:

Höchste Priorität

Mittlere Priorität

Niedrigste Priorität

Feste Dauer - Aufwand

Dauer

Aufwand

Intensität

Feste Intensität - Aufwand

Intensität

Aufwand

Dauer

Fester Aufwand - Intensität

Aufwand

Intensität

Dauer

Der Verteilungstyp Feste Dauer-Aufwand entspricht dem Verteilungstyp Feste Dauer-Intensität, wenn Änderungen an der Intensität vorgenommen werden. Die Dauer bleibt konstant und außerdem bleibt auch der Gesamtaufwand unverändert. Diese Option behält auch dann einen festen Gesamtaufwand bei und ändert die Intensität, wenn die Dauer geändert wird (wenn der Projektmanager stattdessen Feste Dauer-Intensität gewählt hätte werden bei Änderungen der Dauer die Intensität beibehalten und der Gesamtaufwand geändert.)

Der Verteilungstyp Feste Intensität-Aufwand entspricht dem Verteilungstyp Feste Intensität-Dauer, wenn Änderungen an der Dauer vorgenommen werden. Die Intensität bleibt konstant und außerdem bleibt auch der Gesamtaufwand unverändert. Diese Option behält auch dann einen festen Gesamtaufwand bei und ändert die Dauer, wenn die Intensität geändert wird (wenn der Projektmanager stattdessen Feste Intensität-Dauer gewählt hätte werden bei Änderungen der Intensität die Dauer beibehalten und der Gesamtaufwand geändert.)

Der Verteilungstyp Fester Aufwand-Intensität entspricht dem Verteilungstyp Fester Aufwand-Dauer, wenn Änderungen an der Dauer vorgenommen werden. Die Gesamtaufwand bleibt konstant und außerdem bleibt auch der Intensität unverändert, wenn Änderungen an der Dauer vorgenommen werden. Diese Option behält auch dann eine feste Intensität bei und ändert die Dauer, wenn der Gesamtaufwand geändert wird (wenn der Projektmanager stattdessen Fester Aufwand-Dauer gewählt hätte werden bei Änderungen des Gesamtaufwands die Dauer beibehalten und der Intensität geändert.)

Jede Zelle der Tabelle unten enthält einen Parameter, der von Sciforma neu berechnet wird, wenn der Benutzer einen Parameter (in Zeilen aufgelistet) mit einem vorgegebenen Verteilungstyp (in den Spalten aufgelistet) ändert.

Feste Intensität-Aufwand

Fester Aufwand-Intensität

Feste Dauer-Aufwand

Intensität

Dauer

Dauer

Aufwand

Aufwand

Dauer

Dauer

Intensität

Dauer

Aufwand

Intensität

Intensität

Empfehlungen

  • Auch wenn es technisch möglich ist sollten Sie immer einen Verteilungstyp für einen Projekttyp wählen und dabei bleiben (ausgenommen sind Hammock Vorgänge).

  • Ein Hammock Vorgang muss immer den Verteilungstyp Feste Intensität haben.

  • Teilen Sie während der Terminplanphase die Ressource immer mit einer gleichförmigen Verteilung zu. Beschäftigen Sie sich nicht mit dem Zuteilen eines variablen Verteilungstyps. Das ist Zeitverschwendung!

Warnung

Eine gleichförmige Planung bedeutet nicht, dass auch die Verfolgung gleichförmig ist.