Projektbudget

Jedes Projekt ist mit Kosten verbunden. Je größer und komplexer das Projekt, desto kosten- und zeitaufwändiger ist die Durchführung. Da kein Unternehmen über unbegrenzte Ressourcen verfügt, benötigt jedes Projekt ein Projektbudget.

Ein Projektbudget ist die Gesamtsumme der prognostizierten Kosten, die benötigt werden, um ein Projekt über einen definierten Zeitraum abzuschließen.

Das Ziel des Budgetmanagements besteht darin, die Projektkosten innerhalb des genehmigten Budgets zu kontrollieren und die erwarteten Projektziele zu erreichen.

Ein Projektbudgetplan ist aus drei Gründen wichtig:

  • Es ist ein wesentlicher Bestandteil der Sicherung der Projektfinanzierung.

  • Es bildet die Grundlage für die Projektkostenkontrolle.

  • Sie hat direkte Auswirkungen auf die finanzielle Rentabilität des Unternehmens.

Kostenstellen sind das wichtigsten Werkzeug, das in Sciforma für die Verwaltung des Budgets und Abstimmung der Kosten verwendet wird.

Kostenstellen geben Ihnen die Möglichkeit das Budget des Unternehmens zu definieren. Dieses Budget wird in Kostenstellen untergliedert und hierarchisiert, was es Benutzern ermöglicht, das Budget im System auf Portfolio- und Projektebene zuzuweisen.

Eine Kostenstelle kann ein Budget in Form von Geld (Kosten) oder Aufwand enthalten.

Einstellungen

Der Budgettyp (Kosten und/oder Aufwand) wird vom Administrator im Arbeitsbereichs Systemeinstellungen, Budget/Finanzen eingestellt.

Kostenstellen können zwei Status haben: „Aktiv“ und „Inaktiv“. Wenn eine Kostenstelle Inaktiv ist, können Benutzer sie nicht zuweisen. Kostenstellen, die nach Zuweisung zu einem Projekt Inaktiv werden, werden so behandelt, als wäre der Status Aktiv.

Projektbudgetdefinition

Der Projektmanager ist dafür verantwortlich, das für die Durchführung der Projektvorgänge erforderliche Budget zu schätzen. Der Projektmanager sollte alle Kosten den Projektvorgängen zuordnen und alle Aspekte des Projekts, einschließlich der Kosten für interne und externe Personalressourcen, Ausrüstung, Reisen, Hilfs- und Betriebsstoffe, sollten berücksichtigt werden.

In Sciforma kann das Projektbudget mit drei verschiedenen Methoden definiert werden.

Bottom-up Ansatz

Beim Bottom-up-Ansatz werden die einzelnen Vorgänge und die Kosten jeder Eingabe geschätzt und addiert, um die Projektgesamtkosten zu erhalten. Dazu wird ein detaillierter PSP (Projektstrukturplan) benötigt, um alle Vorgänge im Projekt zu ermitteln und alle benötigten Ressourcen wie Personal, Ausrüstung und Materialien zu ermitteln.

Die Bottom-up-Schätzung ist eine der besten und sichersten Methoden, ein Projektbudget zu erstellen, kann jedoch zeitaufwändig sein.

Top-down Ansatz

Der Top-Down-Ansatz ist eine Budgetschätzung, wenn das Gesamtprojektbudget bekannt ist und das Projekt die Kosten jedes einzelnen Vorgangs kennen muss. In diesem Szenario bestimmt das Projekt die Anzahl der Vorgänge oder Ergebnisse, die das Projekt mit einem bestimmten Budget produzieren kann. Über den PSP (Projektstrukturplan) wird dann ein festes Budget aufgeschlüsselt, um die Anzahl bzw. Menge der Vorgänge zu ermitteln, die mit dem Budget erreicht werden können.

Prognoseansatz

Dieser Ansatz verwendet standardisierte Werte, die die Kosten eines Vorgangs durch die Wahl eines Pivots definieren.

Anmerkung

Weitere Informationen finden Sie im Thema Prognose.

Projektbudget Durchführung

Nachdem das Projektbudget überprüft und genehmigt wurde, besteht der nächste Schritt darin, einen Budget-Basisplan zu erstellen.

Der Basisplan ist ein zeitlich abgestuftes Budget, das Projektmanager verwenden, um die Budgetleistung zu messen und zu überwachen.

Der Budget-Basisplan wird verwendet, um das Budget anhand der Berechnungen des Earned Value zu kontrollieren, um zu bestimmen, wie das Projekt gemäß dem erzielten Fortschritt abschneidet.

Projektbudget Controlling

Budget Controlling ist die Aktivität, um zu erkennen, ob die Projektausgaben gemäß dem Budgetplan ausgeführt werden, und es hilft dabei, Abweichungen zu erkennen und Korrekturmaßnahmen zu entwickeln.

Dies geschieht häufig durch die Earned Value Analysis.

Die Earned Value Analysis (EVA) ist eine Methode, die es Projektmanagern ermöglicht, die tatsächlich an einem Projekt geleistete Arbeit zu messen, die über die grundlegende Überprüfung von Kosten- und Terminplänen hinausgeht.

S_Curve.png

Mit dieser Analyse können Sie Folgendes analysieren:

Budget und Kosten im Zusammenhang mit Vereinbarungen

Im Rahmen der Unternehmungsführung ist es in einem Unternehmen offensichtlich, dass viele Projekte in gegenseitiger Beziehung zueinander stehen. Verbundene Projekte können ein gemeinsames Ziel haben, aber auch einige gemeinsame finanzielle Aspekte wie das Budget.

In Sciforma kann das Projektbudget kann auch über Vereinbarungen (nur für Hierarchische Verbindungen) verwaltet werden.

Eine Vereinbarung stellt die Bedingungen dar, die zwischen dem Manager des Ursprungsobjekts und der Person, die für das verbundene Objekt (Zielobjekte) verantwortlich ist, in Bezug auf Zeitrahmen, Budget und Lieferobjekten vereinbart wurden.

Benutzer können Teile des Budgets von einem Ursprungsobjekt an Unterprojekte und Arbeitspakete delegieren. Auch hier wieder stehen nur Kostenstellen zur Verfügung, die auf der Ebene des Ursprungobjekts definiert wurden, um ein delegiertes Budget zu definieren.

Wenn das Projektbudget mit Vereinbarungen verbunden ist, wird es wie folgt berechnet:

Gesamtbudget = Direktes Budget + Indirektes Budget - Delegiertes Budget

wobei:

  • Direktes Budget - Summe des zeitverteilten Budgets in Verbindung mit Kostenstellen

  • Indirektes Budget - Summe des zeitverteilten Budgets, das aus Vereinbarungen mit anderen Programmen/Produkten stammt (jedes Element ist mit dem Programm/Budget gekennzeichnet, das das Budget bereitstellt)

  • Delegiertes Budget - Summe des zeitverteilten Budgets, das über Vereinbarungen an andere Projekte weitergegeben wird (jedes Element wird mit einer Kostenstelle oder einem Programm/Produkt gekennzeichnet, abhängig davon, wofür Budget verwendet wird, um das andere Projekt zu finanzieren)

Die Projektgesamtkosten werden wie folgt bereinigt und berechnet:

Bereinigte Gesamtkosten = Gesamtkosten + Eingehende Kosten - Ausgehende Kosten

wobei:

  • Gesamtkosten - Summe der zeitverteilten Personal-, Sach- und Transaktionskosten

  • Eingehende Kosten - Summe der zeitverteilten Kosten aus Projekten, die Kosten neu zugewiesen haben (jedes Element wird mit dem Projekt gekennzeichnet, das die Kosten bereitstellt)

  • Ausgehende Kosten - Summe der zeitverteilten Kosten, die für andere Projekte bereitgestellt wurden (jedes Element wird mit einem Programm/Produkt und einem zeitverteilten % Wert gekennzeichnet, der für Kosten verwendet wird, die nicht mit einer Kostenstelle verbunden sind)

Anwendungsfall

Betrachten wir das folgende Beispiel, wo ein Produkt, ein Programm und ein Projekt verbunden sind:

Wir wollen das Budget und die Kosten auf Produktebene verfolgen.

Budget_Contract.png

Produkt Gesamtbudget = Direktes Budget + Indirektes Budget - Delegiertes Budget = 14.500 + 1.000 - 500 = € 15.000

Cost_Contract.png

Produkt Bereinigte Gesamtkosten = Gesamtkosten + Eingehende Kosten - Ausgehende Kosten = 4.800 + 600 - 960 = €4.400