Die Funktion Notizen soll die Zusammenarbeit zwischen Benutzern verbessern und ermöglicht es Benutzern miteinander zu kommunizieren. Sie ist für verschiedene Funktionen in Sciforma verfügbar, dazu gehören Ressourcenanforderung, Arbeitspakete oder Ideen. Der Vorteil dieses Kommunikationswerkzeugs (im Vergleich zu E-Mails) liegt darin, dass alles zentral gespeichert wird und einfach zu durchsuchen ist
Die Schaltfläche Notizen zeigt, ob es neue Notizen gibt:
 | Blaues Piktogramm mit einem roten Punkt | Enthält eine neue Notiz. |
 | Blaues Piktogramm | Enthält mindestens eine Notiz (bereits gelesen). |
 | Grau | Enthält keine Notizen. |
Jeder Benutzer, der mindestens ein Token besitzt kann eine Notiz schreiben, wenn er über Lesezugriff auf das entsprechende Objekt verfügt.
Das System verfolgt Notizen und kennzeichnet, ob Notizen erstellt wurden, nachdem ein einzelner Benutzer mit Schreibberechtigung auf das Objekt auf die Schaltfläche Notizen geklickt hat.
Jede Notiz wird mit Autor, Datum und einem Status (gelesen oder ungelesen) angezeigt. Wenn der eingeloggte Benutzer der Autor der Notiz ist, wird eine Weiter (
) Schaltfläche angezeigt, die den Zugriff auf die folgenden Befehle ermöglicht:
Bearbeiten - Öffnet das Popup Notiz bearbeiten und gibt dem Benutzer die Möglichkeit, die Notiz zu ändern.
Löschen - Der Benutzer kann die entsprechende Notiz löschen.
Die Optionen Bearbeiten und Löschen sind nur verfügbar, wenn die entsprechenden Einstellungen vom Administrator im Arbeitsbereich Systemeinstellungen, Allgemein, Register Allgemeine Optionen aktiviert wurden.
Standardmäßig gilt eine Notiz als ungelesen, bis ein eingeloggter Benutzer mit Schreibberechtigung auf die Notiz klickt. Der Status einer Notiz ist benutzerspezifisch. Die Notizen können einfach als gelesen (oder ungelesen) markiert werden, entweder einzeln indem der Benutzer in den entsprechenden Zeilen auf den Status klicken oder alle, indem der Benutzer auf den Befehl Alle als gelesen markieren unterhalb der Schaltfläche Senden klickt.
Wenn in Sciforma die Funktion Anfragen und Zusagen verwendet wird, enthält das Dialogfenster Notizen eine Historie. Neben den bereitgestellten Notizen stehen auch Daten zu Statusänderungen zur Verfügung.
Jeder Historieeintrag zeigt die folgenden Informationen:
Name des Benutzers, der die Aktion durchgeführt hat
Die durchgeführte Aktion (Statusänderung)
Das Datum, an dem die Aktion durchgeführt wurde
Die angezeigten Historieneinträge sind gemäß der Aktion farbcodiert - genauer gesagt gemäß des resultierenden Anfragestatus. Für die Anfragen gilt beispielsweise die folgende Farblegende:
Rote Nachricht: PM Arbeitet oder PM Überarbeitet
Blaue Nachricht: PM Gesendet
Orange Nachricht: RM Arbeitet
Grüne Nachricht: RM Gesendet
Graue Nachricht: PM Akzeptiert, PM Zurückgewiesen oder RM Zurückgewiesen
Wenn viele Notizen eingegeben wurden, ist es manchmal schwierig eine bestimmte Information zu finden. Mit der Filterfunktion ist es möglich nach einer bestimmten Notiz zu suchen.
Aktivieren Sie in der oberen rechten Ecke des Dialogfensters Notizen den Schalter Filter.
In diesem Filterabschnitt können Sie einen Zeitraum (mit den Feldern Von und Bis) und ein Schlüsselword angeben.
Drücken Sie die „Eingabetaste“, um die eingegebenen Informationen zu bestätigen. Die Notizen werden dann entsprechend gefiltert.
Der Benutzer kann auf die Bezeichnung Filter entfernen klicken, um die Filterfelder zu leeren.
Je mehr Notizen es gibt, desto schwieriger ist es für den Benutzer zu erkennen, welche er bereits gelesen hat und welche noch nicht.
Klicken Sie im Textfeld, das die Notiz enthält auf die Bezeichnung Als gelesen kennzeichnen. Diese Bezeichnung wird dann durch die grüne Bezeichung Als ungelesen kennzeichnen ersetzt und zeigt dem eingeloggten Benutzer, dass die Notiz gelesen wurde.
Durch Klicken auf den Befehl Alle als gelesen markieren kann der Benutzer alle Notizen als gelesen markieren.
Klicken Sie im Textfeld, das die Notiz enthält auf die grüne Bezeichnung Als ungelesen kennzeichnen. Diese Bezeichnung wird dann durch die Bezeichung Als gelesen kennzeichnen ersetzt und zeigt dem eingeloggten Benutzer, dass die Notiz noch nicht gelesen wurde.
Durch Klicken auf den Befehl Alle als ungelesen markieren kann der Benutzer alle Notizen als ungelesen markieren.